B&G Hekwerk fertigt seit 1963 Zäune und Tore in eigenen Produktionsstätten und automatisierte den Rechnungsprozess mit ISPnext als E-Invoicing-Partner. Mit einer Schnittstelle zum ERP-System SAP ruft B&G nun einfach Rechnungen ab und analysiert Kosten im Hauptbuch.
Bevor B&G Hekwerk den Rechnungsprozess automatisierte, lief ein Großteil noch über Papier, zeitaufwendig und schwer zu kontrollieren, mit großem Bedarf an verbesserter Kontrolle und Übersichtlichkeit.
B&G entschied sich für ISPnext als E-Invoicing-Partner mit ISP-Invoice inklusive integrierter automatischer Rechnungserkennung und integrierte die Lösung mit dem ERP-System SAP. Die Implementierung erfolgte über ein Kick-off, vier Schulungstage und das „Train-the-Trainer"-Prinzip, innerhalb von etwas mehr als drei Monaten.
Rechnungen werden nun vollständig digital verarbeitet und genehmigt, mit stets vollem Überblick darüber, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet, ein Effizienzgewinn für die Finanzabteilung, mit weniger Papier und mehr verarbeiteten Rechnungen bei geringerer Kapazität.
Von Papierrechnungen zu digitaler Kontrolle und Übersicht
Bevor B&G Hekwerk den Rechnungsprozess automatisierte, lief ein Großteil noch über Papier. Nicht nur zeitaufwendig, sondern auch schwer zu kontrollieren.
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Weitgehend papierbasierter Rechnungsprozess
Bevor B&G Hekwerk den Rechnungsprozess automatisierte, lief ein Großteil noch über Papier, zeitaufwendig und schwer zu kontrollieren.
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Bedarf an Kontrolle und Übersicht
Neben der angestrebten Zeiteffizienz bestand ein großer Bedarf an verbesserter Kontrolle und Übersichtlichkeit im Rechnungsprozess.
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Suche nach einer SAP-Integration
Nach der Entscheidung, den Rechnungsverarbeitungsprozess zu automatisieren, folgte die Suche nach einem Partner, der sich in das ERP-System SAP integrieren lässt.
„Seit der Inbetriebnahme arbeiten wir täglich mit digitaler Rechnungsverarbeitung, und das läuft hervorragend.“
Schnelle Implementierung über Kick-off, Schulung und „Train the Trainer"
B&G entschied sich für ISPnext als E-Invoicing-Partner. Willem Andree, Controller bei B&G Hekwerk, verwaltet als Admin die Einrichtung der Rechnungsverarbeitungslösung.
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Überzeugt nach Demo und Referenzbesuch
„Nach einer Demo und dem Referenzbesuch bei einem anderen ISPnext-Kunden waren wir überzeugt, ins Geschäft zu kommen", so Willem Andree, Controller bei B&G Hekwerk.
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Implementierung in etwas mehr als drei Monaten
„Wir starteten mit einem Kick-off, um alle auf denselben Kurs zu bringen. Anschließend haben wir intern mit vier Schulungstagen über einen Zeitraum von vier Wochen getestet. 'Bugs' wurden sofort behoben, bevor wir live gingen", erklärt Willem.
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„Train the Trainer" für selbstständiges Arbeiten
Ewoud Woudenberg, Sales Executive bei ISPnext: „Wir arbeiten nach dem Konzept 'Train the Trainer'. Durch die Übertragung des richtigen Wissens an Willem ist er in der Lage, so selbstständig wie möglich zu agieren."
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SAP-Schnittstelle für Rechnungen und Kostenanalyse
B&G ruft nun einfach Rechnungen über die Schnittstelle zu SAP ab und analysiert Kosten im Hauptbuch.
Vollständig digitale Rechnungsverarbeitung und mehr Effizienz
Die Bearbeitung von Rechnungen erfolgt jetzt vollständig digital, mit einem Genehmigungsprozess, der Rechnungen digital an die richtige Person weiterleitet und stets vollen Überblick über den Status im Prozess bietet.
Was es B&G Hekwerk bringt
- Vollständig digitale Bearbeitung von Rechnungen mit stets vollem Überblick über den Status im Prozess
- Schnittstelle zu SAP zum Abrufen von Rechnungen und zur Kostenanalyse im Hauptbuch
- Effizienzgewinn für die Finanzabteilung: mehr Rechnungen bei geringerer Kapazität verarbeitet
- Weniger Papier im Umlauf dank vollständig digitaler Verarbeitung
- Weitere Optimierung der automatischen Erkennung, auch für XML-Dateien kleinerer Lieferanten
Häufig gestellte Fragen zu AP Automation bei B&G Hekwerk
B&G Hekwerk fertigt seit 1963 Zäune und Tore in eigenen Produktionsstätten, in höchster Qualität. B&G bietet Kunden vollständige Sorgenfreiheit, von der Bestellung über die Installation bis zu Service und Wartung.
B&G Hekwerk arbeitet mit dem ERP-System SAP und ruft über die Schnittstelle zu ISPnext einfach Rechnungen ab und analysiert Kosten im Hauptbuch.
Die Implementierung dauerte etwas mehr als drei Monate, mit einem Kick-off und vier Schulungstagen über vier Wochen verteilt.
ISPnext überträgt das richtige Wissen an einen internen Administrator (bei B&G Hekwerk: Willem Andree), sodass diese Person so selbstständig wie möglich agieren und Kollegen intern schulen kann.
Der Großteil der Rechnungen wird automatisch gut erkannt. Nur XML-Dateien kleinerer Lieferanten werden noch nicht immer korrekt erkannt, hier wird für eine möglichst hohe Erkennungsrate weiter optimiert.
Weniger Papier im Umlauf und mehr verarbeitete Rechnungen bei geringerer Kapazität, ein klarer Effizienzgewinn für die Finanzabteilung, die sich nun auf andere Prozesse konzentrieren kann.
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