TANATEX Chemicals gewinnt Kontrolle über automatisierte Rechnungsverarbeitung mit SAP-Integration

Bei TANATEX Chemicals entstand der Bedarf, Kostenrechnungen zu optimieren und zu digitalisieren. Die bestehende Situation war geprägt von:

• Abhängigkeit von manueller Verarbeitung
Rechnungen wurden größtenteils manuell verarbeitet, was zu einem zeitintensiven Prozess und einem höheren Risiko für Fehler oder Verzögerungen führte.

• Begrenzte Konsistenz in den Arbeitsabläufen
Die Rechnungsverarbeitung folgte nicht immer einer einheitlichen Vorgehensweise, wodurch Unterschiede bei der Kodierung, Prüfung und Genehmigung von Rechnungen entstanden.

• Weniger Einblick in Status und Fortschritt
Es fehlte ein zentraler Überblick, wodurch nicht immer klar war, wo sich eine Rechnung im Prozess befand oder welche Schritte noch erforderlich waren.

Dies erschwerte es, effizient zu arbeiten und gleichzeitig die volle Kontrolle zu behalten. Für Finance-Teams bedeutet das oft ein Spannungsfeld zwischen Geschwindigkeit, Genauigkeit und Beherrschbarkeit, eine bekannte Herausforderung in vielen Unternehmen.

TANATEX Chemicals implementierte AP Automation als Lösung für den gesamten Rechnungsprozess, integriert mit SAP ECC. Der Ansatz konzentrierte sich auf:

• Automatische Erkennung von Rechnungen
Eingehende Rechnungen werden digital eingelesen und erkannt, wodurch die manuelle Eingabe minimiert wird und die Verarbeitung schneller starten kann.

• Digitale Kodierung und Verarbeitung
Rechnungen werden strukturiert kodiert und innerhalb eines zentralen Systems verarbeitet, wodurch Konsistenz in der Verwaltung entsteht und Fehler reduziert werden.

• Workflowgesteuerte Genehmigung
Rechnungen werden automatisch den richtigen Personen zur Prüfung und Genehmigung zugewiesen, basierend auf vorab festgelegten Regeln und Befugnissen.

• Strukturiertes Routing von Rechnungen
Der Prozess von Eingang bis Genehmigung läuft über einen festen, standardisierten Ablauf, wodurch Rechnungen den Prozess schneller und vorhersehbarer durchlaufen.

Damit wurde die Rechnungsverarbeitung nicht nur effizienter gestaltet, sondern vor allem besser beherrschbar. Der Prozess ist vorhersehbar, transparent und weniger von individuellen Handlungen abhängig, was direkt zu mehr Kontrolle im Finance-Bereich beiträgt.

Die größte Veränderung liegt nicht nur in der Digitalisierung, sondern darin, wie der Prozess gesteuert und verwaltet wird.

Konkrete Ergebnisse bei TANATEX Chemicals 

Die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit AP Automation führte zu:

• Weniger manuelle Verarbeitung von Kostenrechnungen durch automatische Erkennung und Workflow;
• Schnellere Verarbeitung dank strukturiertem Routing und Genehmigungsprozessen;
• Bessere Konsistenz bei Kodierung und Verarbeitung von Rechnungen;
• Mehr Einblick in Status und Fortschritt der Rechnungen im Prozess;
• Erfolgreiche Implementierung innerhalb von rund drei Monaten.

Diese Ergebnisse tragen direkt zu mehr Kontrolle, geringerer Fehleranfälligkeit und einem besser skalierbaren Finance-Prozess bei.

1. Weniger manuelle Arbeit

Rechnungen werden automatisch über Erkennung und Workflow verarbeitet, wodurch manuelle Schritte reduziert werden. Finance-Teams verbringen weniger Zeit mit operativer Verarbeitung und mehr mit Prüfung und Ausnahmen.

2. Mehr Kontrolle und Einblick

Der Workflow sorgt für Struktur und Klarheit im Prozess. Jederzeit Einblick in Status und Fortschritt der Rechnungen, wodurch bessere Entscheidungen möglich sind.

„Dank automatisierter Rechnungsverarbeitung mit AP Automation haben wir kontinuierlichen Einblick in den Status der Rechnungen, und die Verarbeitung verläuft konsistenter innerhalb unserer SAP-Umgebung.“
Eddy Schouten, Manager Finance EMEA bei TANATEX Chemicals

3. Bessere Skalierbarkeit

Der Prozess ist weniger von individuellen Handlungen abhängig. Ein Wachstum des Rechnungsvolumens kann ohne entsprechenden Kapazitätsaufbau bewältigt werden.

Die Implementierung wurde in kurzer Zeit realisiert und umfasste eine intensive Phase vor dem Go-live. Trotz Zeitdrucks wurde innerhalb weniger Monate eine funktionierende und stabile Lösung geliefert, ohne den täglichen Betrieb zu stören.

Während der Implementierung wurde bei Kommunikation und Ticketbearbeitung eng zusammengearbeitet. Dank der Flexibilität auf beiden Seiten führte dies zu einer reibungslosen Zusammenarbeit und einem fristgerechten, erfolgreichen Go-live.

Die Zusammenarbeit mit ISPnext wird als gut empfunden. Die Basis steht: eine funktionierende Lösung und ein stabiler Prozess. Gleichzeitig sieht TANATEX Chemicals Raum für Optimierung in der Zusammenarbeit, insbesondere bei Support und direkter Kommunikation neben dem Ticketsystem.

Dieser Fall zeigt, dass die Rechnungsverarbeitung kein unterstützender Prozess ist, sondern ein strategischer Bestandteil von Kontrolle und Effizienz. Unternehmen, die dies gut aufsetzen, erreichen:

• weniger operativen Druck auf Finance;
• mehr Kontrolle und Vorhersehbarkeit;
• bessere Beherrschung von Risiken.

Die AP-Automation-Lösung ist mit SAP ECC integriert, sodass Rechnungsdaten strukturiert innerhalb der bestehenden Finanzverwaltung verarbeitet werden. SAP bleibt dadurch führend im Finanzprozess, während AP Automation für Erkennung, Workflow, Kodierung und Genehmigung der Rechnungen sorgt.

Dank der nahtlosen Integration werden manuelle Handlungen reduziert, die Verarbeitungszeit sinkt und Nutzer behalten die volle Kontrolle über den Rechnungsprozess. So profitieren Unternehmen von mehr Effizienz, besserer Datenqualität und höherer Compliance.

TANATEX Chemicals ist ein international tätiges Unternehmen, das auf die Entwicklung und Herstellung von Textilchemikalien spezialisiert ist. Das Unternehmen unterstützt Kunden weltweit bei der Optimierung von Produktionsprozessen und der Verbesserung der Produktqualität. Mit Standorten und Kunden auf der ganzen Welt spielt eine effiziente und zuverlässige Finanzverwaltung eine wichtige Rolle im Tagesgeschäft. Deshalb investiert TANATEX Chemicals kontinuierlich in Lösungen, die Prozesse straffen und das Unternehmen bei weiterem Wachstum und der Digitalisierung unterstützen.