SWVO (Samenwerkingsverband Welzijnsorganisatie Oosterschelderegio) automatisierte die Rechnungsverarbeitung in Dynamics AX2012 mit ISPnext. Das Ergebnis: ein deutlich schnellerer Prozess, erheblich weniger Fehler und mehr Zeit für das Finance-Team.
Alle Rechnungen manuell verarbeiten: arbeitsintensiv, fehleranfällig und unzureichend transparent für eine Organisation, die über öffentliche Mittel Rechenschaft ablegen muss.
ISPnext AP Automation mit Dynamics AX2012 verbunden, digitale Einreichung, Prüfung und Verarbeitung in einem einzigen Workflow.
Deutlich schnellere Rechnungsverarbeitung, erheblich weniger Fehler und besserer Finanzüberblick für die gesamte Organisation.
Vom Papierstapel zum optimierten Prozess
SWVO verarbeitete alle Rechnungen manuell, ein arbeitsintensiver Prozess mit umfangreichen Kontrollen und hohem Fehlerrisiko. Für eine Wohlfahrtsorganisation, die öffentliche Mittel verwaltet, waren mehr Transparenz und Effizienz in der Finanzverwaltung keine Luxus, sondern Notwendigkeit.
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Vollständig manuelle Verarbeitung
Jede eingehende Rechnung wurde manuell erfasst, geprüft und genehmigt. Dies kostete das Finance-Team unverhältnismäßig viel Zeit und erhöhte das Fehlerrisiko bei der Verarbeitung.
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Fehlende Prozesstransparenz
Ohne digitales System war es schwierig, den Rechnungsstatus in Echtzeit zu verfolgen. Genehmigungsprozesse liefen per E-Mail oder Papier, was Verzögerungen und Unklarheiten begünstigte.
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Risiko verspäteter Zahlungen
Manuelle Verarbeitung führte zu Verzögerungen im Zahlungszyklus. Für Lieferanten bedeutete das unnötige Wartezeiten; für SWVO ein Reputationsrisiko und potenzielle Mahnkosten.
„Durch die digitale Verarbeitung der Rechnungen läuft dieser Prozess viel schneller und es passieren viel weniger Fehler.“
Zuverlässige Unterstützung und reibungslose Zusammenarbeit
ISPnext ist direkt mit dem Dynamics AX2012-System von SWVO verbunden. Rechnungen werden digital eingereicht, geprüft und genehmigt, in einem einzigen optimierten Workflow, ohne Papier und ohne manuelle Übergabe.
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Digitaler Rechnungsempfang und -erkennung
Eingehende Rechnungen werden von ISPnext automatisch erkannt und ausgelesen. Manuelle Dateneingabe entfällt, Rechnungen fließen direkt in den Genehmigungsworkflow.
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Integration mit Dynamics AX2012
ISPnext integriert nahtlos in das bestehende Dynamics AX2012-System. Rechnungsdaten, Lieferanteninformationen und Buchungsregeln werden in Echtzeit ausgetauscht, ohne doppelte Eingabe.
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Strukturierter Genehmigungsworkflow
Rechnungen durchlaufen eine digitale Genehmigungsroute auf Basis von Betrag und Kostenstelle. Genehmigende erhalten eine Benachrichtigung und bearbeiten Rechnungen im System, schnell, transparent und nachvollziehbar.
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Direkter Helpdesk-Support
Der ISPnext-Helpdesk ist bei Fragen oder Problemen sofort verfügbar. Schnelle Problemlösung verhindert, dass der Rechnungsverarbeitungsprozess ins Stocken gerät, wichtig für eine Organisation wie SWVO mit festen Zahlungsfristen.
Vorteile, die sofort spürbar sind
Seit der Einführung im Jahr 2022 verläuft die Rechnungsverarbeitung bei SWVO deutlich schneller und zuverlässiger. Das Finance-Team hat mehr Zeit für inhaltliche Aufgaben und die Organisation hat einen besseren Überblick über ihre finanziellen Verpflichtungen.
Was SWVO davon hat
- Rechnungsverarbeitung läuft viel schneller, mehr Zeit für andere Aufgaben
- Erheblich weniger Fehler durch automatisierte Kontrollen
- Geringeres Risiko verspäteter Zahlungen und damit verbundener Mahnkosten
- Besserer Finanzüberblick über zentrale Rechnungsregistrierungsumgebung
- Nahtlose Integration mit Dynamics AX2012, keine doppelte Dateneingabe
Häufig gestellte Fragen zu AP Automation für Non-profit-Organisationen
SWVO steht für Samenwerkingsverband Welzijnsorganisatie Oosterschelderegio. Es ist eine Non-profit-Organisation mit Sitz in Goes, Niederlande, die Wohlfahrts- und Sozialdienste in der Region Oosterschelde erbringt.
ISPnext verfügt über eine native Verbindung mit Microsoft Dynamics AX2012. Rechnungsdaten, Lieferanteninformationen und Buchungsregeln werden in Echtzeit zwischen ISPnext und Dynamics ausgetauscht, ohne manuelle Eingriffe oder doppelte Eingabe.
Ja. ISPnext unterstützt mehrere Non-profit- und Behördenorganisationen in den Niederlanden. Die Lösung bietet einen vollständigen digitalen Prüfpfad, Transparenz in Genehmigungsprozessen und Unterstützung für interne Kontrollen, unverzichtbar für Organisationen, die über öffentliche Mittel Rechenschaft ablegen.
Rechnungen durchlaufen eine digitale Genehmigungsroute auf Basis vorkonfigurierter Regeln, Betrag, Kostenstelle, Lieferant. Genehmigende erhalten eine Benachrichtigung und bearbeiten Rechnungen im System. Alles ist nachvollziehbar und in Echtzeit sichtbar.
ISPnext führt automatisierte Kontrollen für jede Rechnung durch: Drei-Wege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Betragsvalidierung und Duplikatserkennung. Dies eliminiert die häufigsten Fehler, die bei manueller Verarbeitung auftreten.
Die Implementierungszeit hängt von der Komplexität der Umgebung und der Integrationen ab. Für eine Organisation wie SWVO mit einer klaren ERP-Landschaft verläuft die Implementierung schnell und gut begleitet, mit ISPnext-Helpdesk-Support direkt nach dem Go-live.
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