Vorschriftsmäßige elektronische Rechnungsstellung und automatisierte Rechnungsbearbeitung in SAP bei Jaga

Mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Belgien benötigte Jaga eine zuverlässige und gesetzeskonforme Lösung, um Rechnungen elektronisch über das Peppol-Netzwerk auszutauschen. Gleichzeitig wollte das Unternehmen die Effizienz der Rechnungsverarbeitung innerhalb von SAP verbessern.

Durch die Implementierung von Routty Cloud und ISPnext hat Jaga eine Lösung geschaffen, die sowohl die gesetzeskonforme E-Rechnungsverarbeitung als auch effizientere Finanzprozesse unterstützt.

Die Lösung reduziert manuelle Verarbeitungsschritte, führt strukturierte Freigabeworkflows ein und schafft eine skalierbare Grundlage für die weitere Digitalisierung im Finanzbereich.

Vor der Einführung der Lösung war Jaga stark auf manuelle Rechnungsverarbeitung und klassische Dokumentenaustauschprozesse angewiesen. Mit steigenden Rechnungsvolumina wurde dieser Ansatz zunehmend zeitaufwendig und schwer zu verwalten.

Lieferantenrechnungen erforderten häufig manuelle Dateneingabe, Validierung und Freigabe, was die Arbeitsbelastung des Finanzteams deutlich erhöhte. Gleichzeitig wurde es schwieriger, Transparenz und Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess hinweg sicherzustellen.

Darüber hinaus benötigte das Unternehmen eine zuverlässige Möglichkeit, Rechnungen direkt aus der SAP-Umgebung elektronisch über das Peppol-Netzwerk auszutauschen. Die Lösung musste einen gesetzeskonformen Rechnungsaustausch ermöglichen und sich gleichzeitig nahtlos in die bestehende ERP-Landschaft integrieren.

Zusätzlich wollte Jaga sicherstellen, dass die gewählte Lösung auch langfristig flexibel bleibt. Da ein möglicher ERP-Wechsel in Betracht gezogen wurde, war die Integrationsfähigkeit mit unterschiedlichen ERP-Systemen eine wichtige Voraussetzung.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte Jaga eine Kombination aus Routty Cloud und ISPnext.

Routty Cloud ermöglicht den Zugang zum Peppol-Netzwerk und unterstützt die gesetzeskonforme elektronische Rechnungsstellung sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen. Die Lösung verbindet die SAP-Umgebung des Unternehmens mit dem Peppol-Netzwerk und stellt sicher, dass Rechnungen in den vorgeschriebenen elektronischen Formaten ausgetauscht werden.

ISPnext wurde implementiert, um die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren. Die Lösung führt strukturierte Workflows für Rechnungsvalidierung und Freigaben ein, während AI Capture Rechnungsdaten automatisch extrahiert und dadurch den manuellen Erfassungsaufwand reduziert.

Durch strukturierte Rechnungsdaten und automatisierte Validierungsprozesse entwickelt sich die Kreditorenbuchhaltung in Richtung einer weitgehend automatisierten Verarbeitung. Rechnungen können automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen werden, sodass nur noch Ausnahmen manuell geprüft werden müssen. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert, die Kontrolle verbessert und ein skalierbarer Rechnungsprozess geschaffen.

Gemeinsam bieten die Lösungen einen integrierten Ansatz für gesetzeskonforme elektronische Rechnungsstellung und automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb von SAP.

Die Implementierung wurde in enger Zusammenarbeit zwischen den internen Teams von Jaga und den Consultants von Dynatos durchgeführt.

Das Projekt konzentrierte sich auf drei zentrale Bereiche:

✓ Aktivierung eingehender Peppol-Rechnungen über Routty Cloud
✓ Implementierung von ISPnext für automatisierte Kreditoren-Workflows
✓ Aktivierung ausgehender Peppol-E-Rechnungen direkt aus SAP über den SAP-Connector

Das Projekt folgte einem strukturierten Ansatz mit Lösungsdesign, Systemkonfiguration, SAP-Integration, Tests sowie einer End-to-End-Validierung der Rechnungsprozesse.

Während der Implementierung ergaben sich vereinzelt Herausforderungen durch die bestehende SAP-Landschaft und Abweichungen von Standardszenarien. Durch die enge Zusammenarbeit der Teams sowie regelmäßige Projektabstimmungen konnten diese Herausforderungen erfolgreich gelöst und die Stabilität der Lösung vor dem Go-live sichergestellt werden.

Seit dem Go-live hat Jaga seine Rechnungsprozesse erfolgreich modernisiert.

Die Einführung von KI-basierter Rechnungserfassung und automatisierten Workflows reduzierte den Bedarf an manueller Dateneingabe und verbesserte die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung. Freigabeworkflows sind nun strukturiert und transparent, wodurch eine bessere Übersicht über den gesamten Rechnungsprozess geschaffen wurde.

Im Bereich der Debitorenbuchhaltung ermöglicht die Peppol-Anbindung die gesetzeskonforme elektronische Rechnungsübermittlung direkt aus SAP. Dies verbessert Zuverlässigkeit und Nachvollziehbarkeit und unterstützt gleichzeitig die Anpassung an die sich weiterentwickelnden Anforderungen der digitalen Rechnungsstellung.

Jaga betrachtet die aktuelle Implementierung als wichtigen Schritt innerhalb der umfassenderen Digitalisierungsstrategie im Finanzbereich.

Mit der geschaffenen Grundlage für Peppol-basierte E-Rechnungsverarbeitung und automatisierte Kreditorenprozesse erwartet das Unternehmen, seine Rechnungsabläufe weiter zu optimieren und den Automatisierungsgrad künftig weiter zu erhöhen.

Da die Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung in Europa kontinuierlich zunehmen, wird die Routty-Cloud-Plattform auch zukünftige regulatorische Entwicklungen und mögliche Rollouts in weitere Länder unterstützen.

Für Unternehmen, die gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllen und gleichzeitig ihre Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten möchten, bietet die Kombination aus Peppol-Anbindung und AP Automation einen praxisnahen und skalierbaren Ansatz.

Durch die Implementierung von Routty Cloud und ISPnext innerhalb der SAP-Umgebung hat Jaga eine gesetzeskonforme Rechnungsplattform geschaffen, die sowohl operative Effizienz als auch regulatorische Sicherheit unterstützt.