Rechnungsabgleich automatisieren in D365 F&O: wie Vitelia manuellen Aufwand reduziert

Viele Unternehmen investieren zunächst in die Digitalisierung von Rechnungen: Erfassen, Scannen und Archivieren. Anschließend bleiben Prozesse jedoch häufig in Ausnahmen, manuellen Prüfungen und interner Abstimmung stecken. Die Ursache liegt meist nicht in der Rechnung selbst, sondern im umgebenden Prozess: Matching‑Regeln, Workflow‑Struktur, Rollenverteilung zwischen Abteilungen und Kontrolle im Hinblick auf Audits.

In der Branche von Vitelia ist diese Komplexität besonders ausgeprägt. Der Abgleich bezieht sich nicht nur auf eine Bestellnummer, sondern auch auf Variablen wie Gewicht. Ohne Unterstützung für diese Realität entstehen schnell zusätzlicher manueller Aufwand und ein Verlust an Übersicht. Deshalb suchte Vitelia nicht nur nach Scan & Erkennung, sondern nach einer Lösung, die Rechnungen inhaltlich auf Basis von Lieferschein‑ und Liefergewicht im bestehenden ERP‑Umfeld abgleichen kann.

Durch die strukturierte Automatisierung des Abgleichs und die zentrale Sichtbarkeit von Abweichungen wird der Prozess besser beherrschbar und weniger abhängig von individuellen Kontrollen.

Vor der Zusammenarbeit mit ISPnext nutzte Vitelia noch keine Scan‑ und Erkennungslösung. Gesucht wurde eine Lösung, die sowohl technisch als auch funktional zur Praxis von Finance und Einkauf passt.

Funktionale und technische Anforderungen (H3)

Die Lösung musste:

• mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations integrierbar sein
• in Kombination mit einer Bestmix‑Schicht arbeiten
• Rechnungen auf Basis von Lieferschein‑ und Liefergewicht abgleichen

Diese Kombination von Anforderungen war ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten von ISPnext.

Der größte Gewinn für Vitelia liegt in den Tätigkeiten, die nicht mehr erforderlich sind. Viele Eingangsrechnungen werden heute bereits im Vorfeld vollständig mit der zugehörigen Bestellung abgeglichen. In der früheren Situation war dafür noch ein erheblicher manueller Aufwand notwendig.

Mit dem automatisierten Rechnungsabgleich verändert sich die Rolle von Einkauf und Finance grundlegend.

Operative Auswirkungen für Einkauf und Finance

• Deutliche Entlastung des Einkaufs, da vollständig korrekte Rechnungen nicht mehr manuell geprüft werden müssen
• Schnellere Durchlaufzeiten und jederzeit transparenter Workflow‑Status
• Deutlich weniger interne Abstimmung per E‑Mail dank der Hinweis‑ und Beratungsfunktion
• Vereinfachte Prüfung und Kontrolle durch einen vollständigen Audit‑Trail

Patricia Koppes beschreibt die Auswirkungen so:

„Viele Rechnungen werden nun bereits im Vorfeld direkt mit der Bestellung abgeglichen. Wo wir früher viel Zeit für manuelles Matching benötigten, sehen Kolleginnen und Kollegen diese Rechnungen heute gar nicht mehr, wenn alles zu 100 % korrekt ist.“

Automatisierung entfaltet ihren Nutzen nur, wenn die Lösung für alle Beteiligten verständlich bleibt. Patricia erklärt:

„Es ist eine übersichtliche und benutzerfreundliche Lösung – sowohl für Anwender als auch für Administratoren.“

Dadurch entsteht ein einheitliches Verständnis des Rechnungsprozesses innerhalb von Finance und Einkauf. Unterschiedliche Interpretationen werden reduziert und Arbeitsweisen bleiben konsistent, was stabile tägliche Abläufe und eine breite Akzeptanz unterstützt.

„Der Durchlauf der Rechnungen ist schneller geworden und es ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich eine Rechnung im Workflow befindet. Dank der Beratungsfunktion ist die interne Abstimmung per E‑Mail nahezu überflüssig geworden. Zusätzlich können wir über den Audit‑Trail direkt die vollständige Historie einer Rechnung einsehen.“

Die Implementierung von ISPnext verlief reibungslos und ohne Beeinträchtigung der laufenden Rechnungsverarbeitung. Nach der Inbetriebnahme erwies sich die Lösung als stabil, sodass keine umfangreiche Nachbetreuung erforderlich war. Patricia erläutert:

„Die Implementierung ist damals reibungslos verlaufen. Da es nur wenige Issues gibt, benötigen wir wenig Kontakt. Und wenn doch einmal ein Thema auftritt, wird es schnell über das ISPnext Helpcenter aufgegriffen.“

Dies hält den Prozess beherrschbar, ohne zusätzlichen Druck auf interne Teams.

Ein gut eingerichteter automatisierter Rechnungsabgleich führt zu drei klaren Effekten.

1. Effizienz ohne zusätzliche Komplexität
Korrekt abgeglichene Rechnungen werden automatisch verarbeitet. Dadurch lassen sich steigende Rechnungsvolumina bewältigen, ohne den administrativen Aufwand proportional zu erhöhen.

2. Mehr Kontrolle und weniger Statuskommunikation
Dank transparenter Workflow‑Sicht und der Beratungsfunktion entfällt ein Großteil der internen Statusabfragen.

3. Auditfähigkeit by design
Der Audit‑Trail macht die vollständige Historie jeder Rechnung direkt nachvollziehbar und unterstützt Governance, Kontrolle und Prüfungen.

Vitelia blickt aus Sicht von Finance und Einkauf mit einer klaren Zielsetzung in die Zukunft.

„In unserer Branche ist es entscheidend, kontinuierlich effizienter zu arbeiten, und wir hoffen, dass ISPnext uns auch künftig in der Weiterentwicklung der Lösung unterstützt.“