Vitelia automatisiert den Rechnungsabgleich in D365 F&O mit gewichtsbasierter Abgleichlogik und Bestmix-Integration.
Rechnungen auf Liefergewicht und tatsächliches Gewicht abgleichen, manuell und fehleranfällig in einer Agri/Food-Umgebung.
ISPnext AP Automation verbunden mit D365 F&O und Bestmix, mit gewichtsbasierter Abgleichlogik.
Weniger Handarbeit, kürzere Durchlaufzeiten und ein vollständiger Audit-Trail für Finance und Einkauf.
Die Herausforderung: Rechnungsabgleich auf Liefergewicht
In Organisationen, in denen Lieferungen und Gewichte eine zentrale Rolle spielen, ist die Rechnungsverarbeitung selten standardisiert. Bei Coöperatie Vitelia U.A. mussten Rechnungen sowohl auf Liefergewicht als auch auf tatsächliches Gewicht abgeglichen werden, eine Kombination, die manuell zeitaufwändig und fehleranfällig war.
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Keine Scan- und Erkennungslösung
Rechnungen kamen unstrukturiert an und mussten vor der Verarbeitung manuell erfasst und geprüft werden.
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Komplexer gewichtsbasierter Abgleich
Der Abgleich erforderte nicht nur eine Bestellnummer, sondern auch Liefergewicht und tatsächliches Gewicht, in einer Standard-AP-Plattform nicht vorgesehen.
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D365 F&O + Bestmix-Integration erforderlich
Die Lösung musste nahtlos mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und einer Bestmix-Schicht gleichzeitig verbunden werden.
„Der Durchlauf von Rechnungen ist schneller geworden und es ist gut nachvollziehbar, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Dank der Beratungsfunktion ist internes E-Mailen über den Status praktisch überflüssig geworden.“
Schrittweise Vorgehensweise: AP Automation mit gewichtsbasiertem Abgleich
ISPnext lieferte eine Lösung, die auf die spezifischen Anforderungen von Vitelia zugeschnitten war: Scannen & Erkennen, Bestellabgleich auf Gewicht, Workflow mit Beratungsfunktion und vollständige Integration mit D365 F&O und Bestmix.
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Rechnungen scannen & erkennen
Digitaler, strukturierter Rechnungseingang, sodass Abgleich und Workflow sofort starten können, keine manuelle Dateneingabe mehr.
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Bestellabgleich auf Gewicht
Automatischer Abgleich auf Liefergewicht und tatsächliches Gewicht. Rechnungen, die 100% übereinstimmen, fließen ohne Einkaufsbeteiligung durch.
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Workflow mit Beratungsfunktion
Nur Abweichungen erreichen den Einkauf. Die Beratungsfunktion eliminiert interne Status-E-Mails zur Rechnungsfortschritt.
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Vollständige D365 F&O + Bestmix-Integration
Nahtlose Integration mit beiden Systemen für konsistente Daten und einen vollständig geschlossenen Audit-Trail.
Was die Automatisierung des Rechnungsabgleichs für Finance, Einkauf und Audit bringt
Wenn der Rechnungsabgleich gut implementiert wird, entstehen drei klare Effekte für die gesamte Organisation.
Was Vitelia davon hat
- Korrekt abgeglichene Rechnungen fließen automatisch durch ohne manuelle Prüfung
- Rechnungsstatus immer im Workflow sichtbar, keine Status-E-Mails mehr
- Vollständige Rechnungshistorie sofort verfügbar für tägliche Kontrollen und Audits
- Wachsendes Rechnungsvolumen bewältigen ohne proportional steigende administrative Arbeit
Häufig gestellte Fragen
Rechnungen werden automatisch mit der Bestellung abgeglichen. Korrekt abgeglichene Rechnungen durchlaufen den Workflow ohne manuelle Prüfung. Nur Abweichungen erreichen den Einkauf.
Scannen und Erkennen sorgt dafür, dass Rechnungen digital und strukturiert eingehen, sodass Abgleich und Workflow sofort starten können und manuelle Eingabe entfällt.
ISPnext verbindet sich nativ mit D365 F&O. Bei Vitelia funktioniert die Lösung auch in Kombination mit einer Bestmix-Schicht, einschließlich Abgleich auf Liefergewicht und tatsächliches Gewicht.
Der Einkauf muss nur noch Abweichungen beurteilen. Rechnungen, die vollständig übereinstimmen, werden automatisch verarbeitet, was die Arbeitsbelastung im Einkauf erheblich reduziert.
Die Beratungsfunktion schlägt automatisch die Buchung für eine Rechnung auf Basis historischer Daten und Abgleichregeln vor. Das eliminiert einen Großteil des internen E-Mail-Verkehrs zu Status und Genehmigung.
Der Audit-Trail erfasst jeden Schritt im Rechnungsprozess: wer was wann und auf Basis welcher Regel getan hat. Das macht interne Kontrollen und externe Prüfungen einfach und nachvollziehbar.
Die Implementierung verlief reibungslos ohne Unterbrechungen in der täglichen Rechnungsverarbeitung. Nach der Inbetriebnahme erwies sich die Plattform als stabil mit wenig Nachbetreuungsbedarf.
Ja. ISPnext unterstützt den Abgleich auf Liefergewicht und tatsächliches Gewicht, was für Agri/Food-Organisationen wie Vitelia für einen vollautomatisierten Rechnungsprozess unerlässlich ist.
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