Beauftragung von Gesundheitsdienstleistern in Zeiten von COVID-19 

Da viele der Vereinbarungen mit Jugendhilfeanbietern 2020 ausliefen, musste Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden neue Vereinbarungen für die kommenden Jahre schließen. Aufgrund der enormen Arbeitsbelastung, die das mit sich bringt, und der Corona-Maßnahmen hat Servicebureau den Wunsch geäußert, dies so weit wie möglich digital abzuwickeln.   

Ed erzählt: „Jeder beauftragte Gesundheitsdienstleister würde 12 zu unterschreibende Verträge erhalten. Bei einer Registrierung von 200 Gesundheitsdienstleistern wären das am Ende 2400 Verträge, die unterzeichnet werden müssten. Eine enorme Aufgabe, die in der aktuellen Corona-Zeit eigentlich nur digital bewältigt werden kann. Dafür haben wir ISPnext mit ihrer E-Signatur-Anwendung um Hilfe gebeten. Ziel dieses Projekts war es daher, alle beauftragten Gesundheitsdienstleister die Verträge über eine E-Signatur digital unterzeichnen zu lassen.“ 

Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung registrierten sich etwa 185 Anbieter für die Vergabe. All diese Anbieter hat ISPnext über das Audit gebeten, ihre Daten zu überprüfen: korrekter Unternehmensname, Name der unterzeichnenden Person, einschließlich E-Mail-Adresse und Handelsregisternummer. Diese Informationen würde ISPnext dann in den Verträgen verarbeiten.  

Nachdem das Einkaufsteam von Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden entschieden hat, welche Gesundheitsdienstleister beauftragt werden sollten und welche nicht, hat ISPnext alle Verträge vorbereitet, einschließlich der richtigen unterzeichnenden Person mit Namen und Position. Nachdem die Stillhaltefrist vorbei war, wurden alle Verträge von ISPnext versandt.  

Durch die kontinuierliche Überwachung der zu unterzeichnenden Verträge durch Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden und ISPnext wurden alle 1850 Verträge innerhalb einer Woche digital unterzeichnet. 

Um das zu schaffen, hat ISPnext eine Menge Arbeit in die Kommunikation gesteckt, beispielsweise Erklärungsvideos, Handbücher und eine eigene Support-Seite mit Hilfestellungen und Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen.  

Wir freuen uns sehr, dass der Unterzeichnungsprozess mit ISPnext digital (E-Signatur) über die Bühne gegangen ist. Auch ohne Corona wäre es eine fast unlösbare Aufgabe gewesen, das Ganze in sieben Tagen auf die althergebrachte Art mit einer traditionellen (zweiseitigen) Unterschrift zu schaffen. Mit Hilfe von ISPnext ist dieser Prozess problemlos und ohne Komplikationen verlaufen. 

Nutzung von ISPnext-Lösungen 

Das Ziel von Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden besteht darin, so viele Informationen wie möglich zu sammeln und den Informationsfluss über Gesundheitsdienstleister und Verträge mit ISPnext zu gestalten. Die Kommunikation mit den Gesundheitsdienstleistern erfolgt daher über das Lieferantenportal. Das regelmäßige Anfragen von Informationen bei den Anbietern (wie Änderungen bei Kontakt- und Unternehmensdaten und finanziellen Dokumenten) erfolgt schnell und einfach über die Audit-Funktion. Der Gesundheitsdienstleister erhält die Anfrage direkt per E-Mail und kann die angeforderten Dokumente ganz einfach selbst hochladen. Für den Gesundheitsdienstleister ist das schnell, übersichtlich und einfach durchzuführen. Anschließend erhält der verantwortliche Mitarbeiter bei Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden eine Benachrichtigung und kann die Informationen direkt mit dem Gesundheitsdienstleister oder dem Vertrag verknüpfen. „Durch das regelmäßige und strukturelle Anfragen von Dokumenten und Informationen auf diese Weise arbeiten wir effizienter und unsere Informationen haben eine höhere Qualität. Darüber hinaus erspart es uns viel Zeit, der Prozess bleibt übersichtlich und wir haben unsere Dokumente zentral an einem Ort“, so Ed Bötticher. 

Ergebnisse 

Durch ein Vertrags- und Lieferantenmanagementsystem wie ISPnext hat Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden bei den Verträgen und Prozessen Fortschritte gemacht. Wie Ed uns sagte: „Wir haben in all unsere Verträge Einsicht, sodass wir bestimmen können, ob wir die richtigen Verträge haben und/oder noch zusätzliche Anforderungen notwendig sind. Die Vertragsmanager haben jetzt Einsicht in die Verträge, für die sie verantwortlich sind – so hat jeder Klarheit.“ 

Über Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden 

Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden ist ein Unternehmen im sozialen Bereich, das für 10 Gemeinden in der Region Haaglanden gegründet wurde. Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden kümmert sich um alles rund um den Bezug und die Beauftragung von Jugendhilfe in dieser Region. Diese 10 Gemeinden haben zusammen 1,1 Millionen Einwohner. Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden besteht u.a. aus den Abteilungen Einkaufs- und Vertragsmanagement, Kettenkoordination, Rechtsangelegenheiten, Kontrolle, I&A, Deklarationsleistungen und Büromanagement.