Warum Vertragsmanagement unverzichtbar ist

Beim Vertragsmanagement geht es um mehr als nur um die Aufbewahrung von Dokumenten. Es geht um den gesamten Prozess: von der Erfassung von Lieferantendaten und der Aufzeichnung von Vereinbarungen bis hin zur aktiven Überwachung von Verlängerungen und Leistungen. „Für staatliche Organisationen ist dies besonders wichtig. Denken Sie an Gesetze wie das Beschaffungsgesetz, interne Kontrollanforderungen und die Rechenschaftspflicht gegenüber Vorständen und Aufsichtsbehörden“, sagt Dirk Jan Leppers, Solution Consultant bei ISPnext.

• Verträge werden stillschweigend verlängert, ohne dass sie neu überdacht werden; 
• Finanzielle Verpflichtungen werden nicht ordnungsgemäß aufgezeichnet; 
• Informationen zur Rechenschaftspflicht sind schwer zu finden; 
• Wissen geht verloren, wenn Mitarbeiter wechseln.

Neben diesen Situationen kann es auch rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben.

In vielen Organisationen bleibt das Vertragsmanagement jahrelang unterbelichtet, einfach weil es „schon immer so war“. Doch diese Haltung ist riskant. Vor allem in einem öffentlichen Kontext, in dem Rechenschaftspflicht und Transparenz von zentraler Bedeutung sind, kann das Fehlen eines guten Vertragsmanagements zu verpassten Zuschüssen, unangemessenen Ausgaben oder negativen Feststellungen in den Berichten der Rechnungsprüfer führen. Außerdem gehen wertvolle Stunden mit der Suche nach Dokumenten oder der Behebung von Fehlern verloren. „Ohne ein gutes Vertragsmanagement geraten Vereinbarungen in Vergessenheit und Risiken werden unsichtbar“, sagt Dirk Jan. Wenn Sie nicht in die Vertragsverwaltung investieren, investieren Sie ungewollt in Ineffizienz und Unsicherheit.

• Einsicht und Transparenz: Alle arbeiten mit denselben aktuellen Informationen. Egal ob Beschaffungsberater, Sachbearbeiter oder Controller. 
• Bessere Einhaltung der Vorschriften: Sie haben Einblick in Fristen, Beschaffungsschwellen und Verpflichtungen. 
• Geringere Risiken: Keine Überraschungen bei Audits oder Managementberichten. 
• Bessere Zusammenarbeit: Interne Abteilungen und externe Partner wissen, woran sie sind.

Die Professionalisierung des Vertragsmanagements ist keine einmalige Aktion, sondern ein Prozess. „Der erste Schritt? Sicherstellen, dass man weiß, was man hat. Von da aus kann man das Management Schritt für Schritt aufbauen und an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen“, sagt Dirk Jan.