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Warum Vertragsmanagement unverzichtbar ist

16 Mai 2025

Dirk Jan Leppers, Solution Consultant | ISPnext

Kommunen, Bildungseinrichtungen und Organisationen des Gesundheitswesens haben häufig mit Fragen der Zuverlässigkeit, Transparenz und Regulierung zu tun. In der Praxis erweist sich die Verwaltung von Verträgen jedoch oft noch als chaotisch und fragmentiert. Dokumente wandern in Postfächern umher, Vereinbarungen verschwinden aus dem Blickfeld und niemand weiß, wer für was zuständig ist. Dabei spielt das Vertragsmanagement eine Schlüsselrolle für das reibungslose Funktionieren der öffentlichen Dienste.

Was verstehen wir unter Vertragsmanagement?

Beim Vertragsmanagement geht es um mehr als nur um die Aufbewahrung von Dokumenten. Es geht um den gesamten Prozess: von der Erfassung von Lieferantendaten und der Aufzeichnung von Vereinbarungen bis hin zur aktiven Überwachung von Verlängerungen und Leistungen. „Für staatliche Organisationen ist dies besonders wichtig. Denken Sie an Gesetze wie das Beschaffungsgesetz, interne Kontrollanforderungen und die Rechenschaftspflicht gegenüber Vorständen und Aufsichtsbehörden“, sagt Dirk Jan Leppers, Solution Consultant bei ISPnext.

Was läuft oft schief?

In vielen öffentlichen Organisationen fehlt ein zentrales und strukturiertes System für das Vertragsmanagement. Verträge sind über persönliche Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer oder sogar Papierarchive verstreut. Dies führt zu häufigen Problemen wie:

  • Ungeplante automatische Verlängerungen: Verträge werden automatisch verlängert, ohne dass Bedingungen oder Notwendigkeit neu bewertet werden.
  • Unvollständige finanzielle Dokumentation: Verpflichtungen werden nicht ordnungsgemäß erfasst, was Risiken bei Haushaltsplanung und Prüfungen verursacht.
  • Schwer auffindbare Rechenschaftsinformationen: Wichtige Informationen für Prüfungen oder Vorstandsberichte sind nicht ohne Weiteres verfügbar.
  • Wissensverlust: Beim Ausscheiden von Mitarbeitern geht wertvolles Wissen über laufende Verträge verloren.

Diese Fragmentierung erhöht die Gefahr von rechtlichen Problemen, finanziellen Verlusten und Reputationsschäden. Wie Dirk Jan Leppers betont: „Ohne zentrale Ablage fehlt der Überblick: Wer hat welche Vereinbarungen getroffen? Wann läuft ein Vertrag aus? Welche finanziellen Verpflichtungen bestehen?“

Auch das Zusammentragen von Vertragsinformationen für Prüfungen oder Förderanträge erfordert oft aufwendige manuelle Arbeit, was zu zusätzlicher Arbeitsbelastung und Ineffizienz führt. Ohne ein zentrales, digitalisiertes und gut kategorisiertes System besteht die Gefahr, wichtige Fristen, vertragliche Verpflichtungen oder politische Zielsetzungen zu verpassen.

Und wenn Sie es so lassen, wie es ist?

In vielen Organisationen bleibt das Vertragsmanagement jahrelang unterbelichtet, einfach weil es „schon immer so war“. Doch diese Haltung ist riskant. Vor allem in einem öffentlichen Kontext, in dem Rechenschaftspflicht und Transparenz von zentraler Bedeutung sind, kann das Fehlen eines guten Vertragsmanagements zu verpassten Zuschüssen, unangemessenen Ausgaben oder negativen Feststellungen in den Berichten der Rechnungsprüfer führen. Außerdem gehen wertvolle Stunden mit der Suche nach Dokumenten oder der Behebung von Fehlern verloren. „Ohne ein gutes Vertragsmanagement geraten Vereinbarungen in Vergessenheit und Risiken werden unsichtbar“, sagt Dirk Jan. Wenn Sie nicht in die Vertragsverwaltung investieren, investieren Sie ungewollt in Ineffizienz und Unsicherheit.

Collega - Dirk Jan Leppers - Foto rond
"Ohne ein gutes Vertragsmanagement geraten Vereinbarungen in Vergessenheit und Risiken werden unsichtbar."

- Dirk Jan Leppers, Solution Consultant | ISPnext

Was leistet ein gutes Vertragsmanagement?

Ein professionell aufgebautes Vertragsmanagement sorgt in öffentlichen Organisationen für Stabilität, Sicherheit und Kontrolle. Durch Zentralisierung und Digitalisierung der Verträge werden folgende Vorteile erzielt:

  • Volle Transparenz und Übersicht: Alle Beteiligten — von Einkaufsberatern und Fachbereichsleitern bis hin zu Controllern und Vorständen — arbeiten mit denselben aktuellen Daten.
  • Rechtssicherheit und Prüfbarkeit: Gut dokumentierte Verträge erleichtern die Rechenschaft gegenüber Vorständen, Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden.
  • Risikokontrolle: Keine Überraschungen mehr durch automatisch verlängerte Verträge oder verpasste Kündigungsfristen.
  • Bessere Zusammenarbeit: Gemeinsamer Zugriff auf alle Informationen stärkt die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Fachbereichen, Controlling und operativer Ebene.
  • Strategische Steuerung durch Kategorisierung: Durch Gruppierung der Verträge nach Beschaffungskategorien (z. B. IT, Sozialbereich, Facility Management) entsteht politisches Steuerungswissen und eine bessere Zielüberwachung.
  • Effizientere Verwaltung durch Automatisierung: Erinnerungen an Ablaufdaten, automatisierte Genehmigungsprozesse und Leistungsüberwachung per KPIs sorgen für pünktliche Fristenwahrung und permanente Leistungskontrolle.

Wie Dirk Jan betont: „Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist kein IT-Projekt, sondern eine Organisationsverbesserung. Man schafft Transparenz, stärkt die Zusammenarbeit und baut ein solides Fundament für Rechenschaft und Steuerung auf.“

Zeit, Dinge anders zu machen

Die Professionalisierung des Vertragsmanagements ist keine einmalige Aktion, sondern ein Prozess. „Der erste Schritt? Sicherstellen, dass man weiß, was man hat. Von da aus kann man das Management Schritt für Schritt aufbauen und an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen“, sagt Dirk Jan.

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