Effizientes Vertragsmanagement in der öffentlichen Hand

Vertragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung umfasst weit mehr als das Ablegen von Dokumenten. Es bildet den gesamten Prozess des Contract Lifecycle Managements, von der Erfassung von Vereinbarungen und Lieferanteninformationen bis zur Überwachung von Leistungen, Verlängerungen und Kündigungsfristen.

Behörden müssen zusätzlich gesetzliche Vorgaben erfüllen, etwa Vergaberecht, interne Kontrollrahmen, Haushaltsvorgaben und Berichtspflichten gegenüber Politik und Aufsichtsbehörden. Ohne strukturierte Vertragsgovernance in der öffentlichen Verwaltung ist dies kaum umsetzbar.

Dirk Jan beschreibt die zentrale Herausforderung: „Ohne zentrale Ablage fehlt der Überblick, wer welche Vereinbarungen getroffen hat, wann ein Vertrag ausläuft und welche finanziellen Verpflichtungen bestehen.“ Professionelle Vertragsverwaltung in der öffentlichen Hand sorgt dafür, dass Organisationen jederzeit wissen, was vereinbart wurde, mit wem und zu welchen Bedingungen.

Für Kommunen dreht sich vieles um rechtmäßige und wirtschaftliche Verwendung öffentlicher Mittel. Fehlt ein einheitliches Vertragsmanagement in der Kommune, entstehen schnell Probleme wie:

• stillschweigende Vertragsverlängerungen, obwohl die Leistung nicht mehr benötigt wird;
• fehlende oder fehlerhafte Erfassung finanzieller Verpflichtungen;
• unzureichende Unterlagen für Prüfungen durch Rechnungsprüfung oder externe Auditoren.

Diese Schwächen berühren direkt das Vertragscontrolling in Kommunen und erhöhen das Risiko von Unwirtschaftlichkeit oder Rechtsverstößen. Professionelles Vertragsmanagement in Behörden ermöglicht dagegen fundierte Steuerung: Welche Verträge sind strategisch wichtig, wo bestehen Einsparpotenziale, welche Risiken haben Priorität.

Sowohl die Erfahrungen aus Gooise Meren als auch die Einblicke von ISPnext zeigen, dass Digitalisierung der Vertragsverwaltung unverzichtbar ist. Moderne Vertragsmanagement-Software für die Verwaltung ermöglicht:

• zentrale Ablage und Klassifizierung aller Verträge;
• automatische Benachrichtigungen zu Kündigungs- und Verlängerungsfristen;
• Verknüpfung von Verträgen mit Ausgaben, Rechnungen und Lieferantenleistungen;
• Berichte für Führung, Prüfung und Aufsichtsbehörden.

Ein digitales Vertragsregister für Behörden schafft Transparenz und unterstützt Compliance im gesamten Vertragslebenszyklus. Dirk Jan betont: „Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist kein IT-Projekt, sondern eine Organisationsverbesserung. Sie schafft Transparenz, stärkt Zusammenarbeit und bildet die Grundlage für verlässliche Steuerung.“

Durch die Digitalisierung der Vertragsverwaltung entsteht eine gemeinsame Datenbasis zwischen Einkauf, Finanzen, Fachbereichen und Controlling.

In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Probleme im Vertragsmanagement der öffentlichen Hand:

• stillschweigende Verlängerungen nicht benötigter Verträge;
• fehlende Dokumentation von Laufzeiten und finanziellen Verpflichtungen;
• fehlende Verknüpfung zwischen Verträgen und tatsächlichen Ausgaben;
• unklare Verantwortlichkeiten ohne klare Ansprechpersonen.

Diese Muster führen zu erheblichen Risiken in der Vertragsgovernance der öffentlichen Verwaltung, etwa unrechtmäßige Ausgaben, verpasste Einsparungen, verlorene Synergieeffekte oder nicht erreichte Nachhaltigkeits- oder Qualitätsziele.

Ein Beispiel aus Gooise Meren: Ein Wartungsvertrag für Gasflaschen lief über Jahre weiter, obwohl diese gar nicht mehr genutzt wurden, die Rechnungen wurden dennoch stets beglichen.

Kommunen, die Vertragsmanagement einführen oder professionalisieren möchten, profitieren von einer klaren Roadmap:

1. Bestandsaufnahme aller bestehenden Verträge
   Ohne vollständiges Bild lässt sich kein verlässliches Vertragsmanagement aufbauen.
2. Zentralisierung des Vertragsregisters
   Eine strukturierte digitale Vertragsverwaltung mit klaren Kategorien und Verantwortlichkeiten ist essenziell.
3. Klare Verantwortlichkeiten pro Vertrag
   Eine feste Ansprechperson überwacht Nutzung, Qualität und jährliche Lieferantengespräche – Kern eines stabilen Lieferantenmanagements in der öffentlichen Verwaltung.
4. Fokus auf risikoreiche oder volumenstarke Verträge
   So lassen sich schnelle Effizienzgewinne erzielen.
5. Verzahnung mit Beschaffungsstrategie und politischen Zielen
   Etwa Nachhaltigkeit, soziale Kriterien oder Facility Management.

Mit diesen Schritten wird die digitale Vertragsverwaltung zu einem strategischen Steuerungsinstrument statt einer administrativen Pflicht.