In vielen öffentlichen Organisationen fehlt ein zentrales und strukturiertes System für das Vertragsmanagement. Verträge sind über persönliche Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer oder sogar Papierarchive verstreut. Dies führt zu häufigen Problemen wie:
- Ungeplante automatische Verlängerungen: Verträge werden automatisch verlängert, ohne dass Bedingungen oder Notwendigkeit neu bewertet werden.
- Unvollständige finanzielle Dokumentation: Verpflichtungen werden nicht ordnungsgemäß erfasst, was Risiken bei Haushaltsplanung und Prüfungen verursacht.
- Schwer auffindbare Rechenschaftsinformationen: Wichtige Informationen für Prüfungen oder Vorstandsberichte sind nicht ohne Weiteres verfügbar.
- Wissensverlust: Beim Ausscheiden von Mitarbeitern geht wertvolles Wissen über laufende Verträge verloren.
Diese Fragmentierung erhöht die Gefahr von rechtlichen Problemen, finanziellen Verlusten und Reputationsschäden. Wie Dirk Jan Leppers betont: „Ohne zentrale Ablage fehlt der Überblick: Wer hat welche Vereinbarungen getroffen? Wann läuft ein Vertrag aus? Welche finanziellen Verpflichtungen bestehen?“
Auch das Zusammentragen von Vertragsinformationen für Prüfungen oder Förderanträge erfordert oft aufwendige manuelle Arbeit, was zu zusätzlicher Arbeitsbelastung und Ineffizienz führt. Ohne ein zentrales, digitalisiertes und gut kategorisiertes System besteht die Gefahr, wichtige Fristen, vertragliche Verpflichtungen oder politische Zielsetzungen zu verpassen.