Wat is contractmanagement?

Het doel van contractmanagement is het creëren van meerwaarde uit contractuele afspraken. Organisaties die contractmanagement goed toepassen, halen niet alleen juridisch voordeel, maar benutten contracten ook als sturingsinstrument.

Contractmanagement draait om overzicht houden over de inhoud en looptijd van contracten, om risico’s te beperken en kansen optimaal te benutten. Daarbij worden contracten niet als losse documenten gezien, maar als strategische bronnen van informatie.

Belangrijke doelen van contractmanagement zijn onder andere:

• Transparantie en grip: altijd weten welke contracten actief zijn en welke verplichtingen gelden
• efficiëntie: handmatige processen vervangen door gestructureerde digitale workflows;
• risicobeheersing: tijdige signalen voorkomen onverwachte verlengingen of juridische complicaties;
• kostenbeheersing: dubbele uitgaven en onnodige verlengingen worden vermeden;
• compliance: automatische rapportages zorgen voor naleving van interne en externe regels.

Binnen leveranciersrelaties vervult contractmanagement een sleutelrol. Het ondersteunt bedrijven in hun streven naar langdurige samenwerking en maakt het mogelijk om afspraken gericht bij te sturen op basis van data en prestaties.

Volgens Dirk Jan, Solution Consultant bij ISPnext: “Veel organisaties realiseren zich pas hoe inefficiënt hun contractbeheer is wanneer er iets misgaat. Met contractmanagement software kun je proactief werken in plaats van reactief, wat tijd en geld bespaart.”

Effectief contractmanagement biedt voordelen op alle niveaus van de organisatie. Het zorgt voor centraal beheer van contracten, betere besluitvorming en betere naleving van afspraken.

Een goed ingericht contractmanagementproces leidt tot tijdswinst, minder fouten en meer grip op juridische en financiële verplichtingen.

De voordelen van contractmanagement zijn onder meer:

• Volledig overzicht van alle contractdocumenten en bijlagen;
• snelle toegang tot relevante informatie voor alle betrokken teams;
• duidelijke signalen voor vervaldatums, verlengingen of verplichtingen;
• verbeterde relaties met leveranciers door heldere naleving van afspraken;
• beter voldoen aan compliance-eisen dankzij automatische audits en rapportages.

“Door contractmanagement software te gebruiken, kunnen organisaties contracten niet alleen efficiënter beheren, maar ook strategisch inzetten om kosten te verlagen en risico’s te minimaliseren,” aldus Dirk Jan.

Veel organisaties vragen zich af hoe ze contracten beter kunnen beheren. Het antwoord is: door te investeren in digitalisering, standaardisatie en structurele monitoring.

Contractmanagement software automatiseert belangrijke processen zoals verlengingsherinneringen, goedkeuringsflows en compliancecontroles. Daarnaast helpt het centraliseren van contractdata bij het voorkomen van fouten, dubbele opslag en gemiste signalen.

Met uniforme sjablonen, vaste formats en vaste rollen binnen het contractmanagementproces zorg je voor duidelijkheid en consistentie. Bovendien kunnen prestaties worden gemeten en gerapporteerd, wat leidt tot gerichte verbeteracties.

Zoals Dirk Jan aangeeft: “Contractmanagement software biedt efficiëntie en controle, essentieel voor naleving en compliance.”

Contractmanagement bestaat uit verschillende fasen die samen de levenscyclus van een contract vormen. Elke fase speelt een cruciale rol in het borgen van controle en naleving gedurende de gehele looptijd.

De eerste fase is contractcreatie. In deze fase worden contracten opgesteld op basis van duidelijke doelstellingen, voorwaarden en verantwoordelijkheden. Goed contractmanagement begint hier met duidelijke en juridisch sluitende afspraken.

Daarna volgt de onderhandelingsfase. Contractmanagement biedt hier ondersteuning bij het vastleggen van wijzigingsvoorstellen, versies en terugkoppeling tussen partijen. Hierdoor blijft het onderhandelingsproces overzichtelijk en gestructureerd.

De derde fase is de goedkeuring en ondertekening. Contractmanagement software ondersteunt bij het digitaal goedkeuren van contracten, inclusief audittrail en elektronische handtekeningen. Dit versnelt de doorlooptijd en verhoogt de betrouwbaarheid.

De langste fase binnen contractmanagement is de uitvoering en monitoring. In deze periode worden contractuele verplichtingen bewaakt en gecontroleerd. Door gebruik te maken van signaleringen en dashboards wordt inzicht verkregen in prestaties, afwijkingen en naleving.

Tot slot volgt de fase van evaluatie en verlenging. Hierin wordt bekeken of het contract nog aansluit bij de behoeften van de organisatie. Contractmanagement biedt hierbij hulpmiddelen om contracten tijdig te beoordelen en strategische beslissingen te nemen over verlenging, wijziging of beëindiging.

Een goed ingericht contractmanagementproces zorgt ervoor dat bedrijven op elk moment weten waar ze staan, welke verplichtingen gelden en waar kansen liggen voor verbetering of besparing.

Dirk Jan vat het krachtig samen: “Een gestructureerd contractbeheerproces zorgt ervoor dat bedrijven niet voor verrassingen komen te staan en tijdig kunnen bijsturen wanneer nodig.”

Hoewel contractmanagement en contractbeheer vaak door elkaar worden gebruikt, zit er een belangrijk verschil tussen beide begrippen.

Contractbeheer richt zich op de operationele en administratieve kant: het vastleggen, opslaan en volgen van contracten. Hier ligt de nadruk op toegankelijkheid van documenten en het bewaken van basale deadlines.

Contractmanagement daarentegen gaat veel verder. Het is strategisch van aard en richt zich op het continu bewaken, analyseren en verbeteren van contractuele relaties. Met contractmanagement worden prestaties gemonitord, risico’s in kaart gebracht en beslissingen genomen op basis van data en contractuele KPI’s.

In de praktijk betekent dit dat contractbeheer vaak draait om de vraag waar een contract is en wat erin staat, terwijl contractmanagement beantwoordt hoe een contract wordt nageleefd en waarom het mogelijk moet worden aangepast.

Organisaties die overstappen van contractbeheer naar contractmanagement ontwikkelen zich richting strategische sturing. Zij benutten contracten actief om bedrijfsdoelen te ondersteunen en risico’s te beheersen. Volgens Dirk Jan: “Waar contractbeheer vooral draait om het bijhouden van afspraken, zorgt contractmanagement ervoor dat deze afspraken bijdragen aan de bedrijfsstrategie en financiële doelen.”

Benieuwd hoe Louwman Group contractmanagement inzet om meer grip te krijgen op hun processen? Lees de volledige customer case voor hun ervaringen en inzichten.

Veel organisaties worstelen met handmatig contractbeheer. De gevolgen zijn gemiste termijnen, onvolledige informatie en risico op niet-naleving. Met contractmanagement software kunnen contracten centraal worden opgeslagen, gekoppeld aan workflows en automatisch worden gemonitord. Hierdoor wordt contractbeheer betrouwbaarder en minder foutgevoelig. Automatisering binnen contractmanagement betekent ook snellere reactietijden, duidelijkere verantwoordelijkheden en betere onderbouwing bij audits of compliancecontroles.

Een gestructureerd contractbeheersproces zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan en tijdig kunt bijsturen wanneer nodig. Met contractmanagement software van ISPnext kunnen organisaties hun processen structureren, kosten verlagen en risico’s beperken.

Wil je ontdekken wat contractmanagement jouw organisatie oplevert? Vraag een demo aan en zie hoe contractmanagement software je helpt om structuur, controle en samenwerking te verbeteren.