Echtzeit-Budgetverwaltung ohne Überraschungen

Budget Management ist als Erweiterung innerhalb von AP Automation und Procurement verfügbar. Was zuvor über nachträglich separate Bildschirme innerhalb von Spend Analytics möglich war, ist nun vollständig in die Benutzeroberfläche von AP Automation und Procurement integriert. Mitarbeiter erhalten visuelles Feedback, sobald sie eine Ausgabe einreichen. Die Verzögerung zwischen Antrag und Einsicht verschwindet damit vollständig,  sodass Entscheidungen nicht nur schneller, sondern auch fundierter getroffen werden können.

Die Technologie basiert auf einer komplett neu gestalteten Architektur von Spend Analytics. Dadurch ist die Integration straff, stabil und skalierbar. Laut John liegt darin die Stärke dieser Erweiterung: „Budgetverwaltung funktioniert nur dann wirklich, wenn sie Teil Ihres bestehenden Prozesses ist. Budget Management passt sich genau an die Art und Weise an, wie Benutzer bereits jetzt mit unserer Plattform arbeiten, ohne Abstriche bei der Kontrolle oder Governance zu machen.“ 

Beim Erstellen eines Antrags erscheint automatisch eine übersichtliche Fortschrittsanzeige auf dem Bildschirm. Diese zeigt, was der Antrag kostet, wie viel vom Budget bereits ausgegeben wurde und welcher Betrag noch verfügbar ist. Das sorgt für unmittelbare Transparenz und verhindert, dass Genehmiger erst später eingreifen müssen. 

Wenn der Antrag innerhalb des festgelegten Budgets liegt, wird der Prozess automatisch fortgesetzt. Überschreitet der Antrag das verfügbare Budget, wird er automatisch blockiert. In diesem Fall wird sofort ein Eskalationsweg zum zuständigen Budgetverantwortlichen oder Manager aktiviert, sodass der Antrag erst nach ausdrücklicher Genehmigung weiterbearbeitet wird. Dadurch bleibt die Verantwortlichkeit gewahrt, finanzielle Risiken werden kontrolliert und es kommt zu keinen Verzögerungen durch nachträgliche Korrekturen. „Das verhindert Überraschungen für alle Beteiligten“, erklärt John. „Die Nutzer sehen sofort, welche Auswirkungen ihr Antrag hat.“ 

Die Integration von Budget Management bietet konkrete Vorteile für Unternehmen, die ihre Budgetkontrolle verbessern möchten. Erstens verhindert es Überschreitungen, indem es zum richtigen Zeitpunkt einen visuellen Überblick bietet. Zweitens fördert es die Budgetverantwortung innerhalb der Abteilungen. Die Mitarbeiter sehen selbst die Konsequenzen ihrer Ausgaben. „Wir machen das Budgetmanagement greifbar und direkt in der täglichen Praxis anwendbar“, so John. Für CPOs und CFOs bedeutet dies mehr Kontrolle über die Ausgaben, weniger Ausnahmen und ein besser vorhersehbares Ausgabeverhalten. Ein dritter Vorteil ist, dass alles innerhalb der bestehenden Umgebung geschieht. Benutzer müssen keine separaten Tools öffnen oder Berichte einsehen. Alles spielt sich innerhalb des Antragsablaufs ab. Darüber hinaus ist die Lösung flexibel für zentrale und dezentrale Budgetstrukturen einsetzbar. So passt sich das Budgetmanagement an die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen an, unabhängig vom Grad der Komplexität oder der Anzahl der Budgetverantwortlichen.

Die Notwendigkeit einer besseren Budgetverwaltung nimmt zu. Unternehmen stehen unter Druck, Kosten zu kontrollieren und interne sowie externe Richtlinien einzuhalten. Gleichzeitig möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter schnell und effizient arbeiten können. Budget Management bringt diese beiden Welten zusammen. John fasst es so zusammen: „Wir beobachten, dass Finanzabteilungen zunehmend Daten nutzen möchten, um proaktiv zu steuern. Diese Erweiterung hilft dabei. Sie bekommen Ihre Ausgaben in den Griff, stärken Ihre Budgetkontrolle und verhindern unerwünschte Überschreitungen, ohne den Prozess zu verlangsamen. Hier macht intelligente Automatisierung den Unterschied.“