Contractmanagement in publieke sector biedt nog veel kansen

Richard Roosjen en Annemarie Ruiter zijn de proceseigenaren Contract- en leveranciersmanagement binnen Gooise Meren. Dit is een fusiegemeente, in 2016 ontstaan bij het samengaan van Bussum, Muiden en Naarden. “Die fusie verklaart een deel van de uitdaging”, stellen zij. “Contracten zwerven rond op persoonlijke netwerkschijven of in mailboxen van mensen die een andere functie hebben gekregen of zelfs helemaal niet meer voor de organisatie werken.”

Richard zette ruim twee jaar geleden zijn tanden in het contractbeheer binnen de gemeente, te beginnen met het in kaart brengen van alle bestaande contracten. “Na die exercitie moesten we concluderen dat van twee derde van onze leveranciers de contracten niet inzichtelijk waren. Bijvoorbeeld omdat ze ergens decentraal of zelfs helemaal niet waren opgeslagen.”

Dit beeld is Maarten Anbeek, Sales Director Benelux bij ISPnext, niet onbekend. Circa honderd publieke instellingen maken gebruik van het digitale platform van ISPnext voor Business Spend Management. “Dit platform behelst het hele Source-to-Pay proces, maar de meest gebruikte oplossing binnen de publieke markt is Contract Management”, zegt Anbeek. “Ik herken wat Richard schetst. Gebrek aan overzicht en inzicht maakt goede controle op uitgaven onmogelijk. Tegelijkertijd is cruciale informatie voor audits of rapportages aan de ambtelijke of bestuurlijke top niet beschikbaar.”

Roosjen geeft praktijkvoorbeelden van mankementen in het contractbeheer. “Bij de inventarisatie kwam ik bijvoorbeeld een onderhoudscontract voor gasflessen tegen. Gasflessen blijken we sinds 2018 niet meer te gebruiken. Maar er werden dus wel facturen voldaan voor onderhoud. Als je de contractstermijn niet in beeld hebt, vindt vaak stilzwijgend verlenging plaats, ook als je dat eigenlijk niet wenst. Bij huur van panden doet dit probleem zich ook vaak voor.”

Op zorgcontracten in het kader van maatschappelijke ondersteuning (WMO) en jeugdzorg ontbreekt eveneens vaak een goed zicht. “De mensen in het veld reageren al snel met de opmerking ‘Ik ben daar niet van’. Logisch, hun aandacht is gericht op de cliënt en niet op de uitgaven. Als zulke contracten niet centraal zijn opgeslagen, wordt monitoring ervan erg moeilijk.”

Om van elkaar te leren wisselen Roosjen en Ruiter over het onderwerp contractmanagement regelmatig kennis en ervaringen uit met collega’s van omliggende gemeenten. “De nadruk ligt bij iedereen primair op de rechtmatigheid van uitgaven. Maar, ik merk dat er ook steeds meer aandacht uitgaat naar de kwaliteit van de dienstverlening en het aspect duurzaamheid. Dat is echt een trend.”

Zij illustreren het thema duurzaamheid met weer een voorbeeld. “In een contract voor wegenbouw is een plus van 10% opgenomen als een rotonde op een duurzame manier wordt aangelegd, bijvoorbeeld met machines die werken op groene stroom. Bij controle bleek een rotonde gewoon met dieselmotoren te worden aangelegd. Zulke contractvoorwaarden moeten bekend zijn en worden gemonitord, anders betaal je te veel en haal je je duurzaamheidsdoelen niet.”

Voor andere publieke instellingen die met soortgelijke problemen worstelen, heeft Gooise Meren een aantal tips. “Allereerst, achterhaal waar al je contracten zijn en zorg voor een centraal overzicht ervan. Zoek vervolgens aansluiting bij de uitgaven. Worden contracten wel gebruikt en wordt er anderzijds niet meer uitgegeven dan contractueel overeengekomen?”

Het advies is vooral om het simpel te houden. “Probeer niet alles in één keer aan te pakken. Begin bij de grootste en meest risicovolle contracten.” Gooise Meren heeft contracten in vier klassen ingedeeld, van een hoog tot een laag risico. “Die indeling is afhankelijk van factoren als geld, invloed op onze bedrijfsvoering en invloed op dienstverlening aan de burger.”

De derde stellige aanbeveling is: maak voor elk contract iemand direct verantwoordelijk. “Die persoon moet controleren of het contract überhaupt wordt gebruikt, hoe het wordt gebruikt en of er klachten zijn. Vervolgens gaat hij of zij minimaal één keer per jaar met de leverancier om de tafel. Zo detecteer je al snel escalatiemomenten.”

Volgens Roosjen en Ruiter laat de publieke sector op het gebied van contractmanagement nog veel kansen onbenut. “Van de kosten van contractmanagement is men zich wel bewust, maar hoeveel het oplevert, is minder bekend. Een eerste inventarisatie wees bij ons uit dat er op zeven van de tien contracten winst te behalen is.” Een factor om rekening mee te houden: een dergelijke conclusie ligt politiek gevoelig. “Natuurlijk, een afdelingsmanager wil liever niet horen dat hij of zij niet in controle is en dat het beter moet.”

Met meer bewustwording binnen het gemeentelijke apparaat zijn makkelijke winstpakkers eenvoudig te realiseren. Bovendien ligt er een potentieel aan schaalvoordelen, zeker binnen een fusiegemeente. “Kijk, afdelingen binnen een gemeente vormen vaak eigen bedrijfjes. Zo heb je bijvoorbeeld het beheer van het gemeentehuis, het beheer van begraafplaatsen, het beheer van de openbare ruimte, enzovoort. Hierdoor zijn de contracten al gauw versnipperd.”

Gooise Meren heeft alle contracten opgeslagen in een centraal systeem en wil dit pakket in de toekomst nog beter gaan benutten. “Zodat we minimaal 95% van alle contracten tijdig verlengen of beëindigen. We willen ook de kwaliteit beter gaan bewaken, vooral van contracten die in aanmerking komen voor nationale of Europese aanbesteding. Verder willen we het gebruik van contracten optimaliseren. Onze mensen moeten meer inkopen binnen bestaande raamovereenkomsten en minder buiten contracten om. Daar zit nog veel potentie in.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met vakblad Deal!.