Een geïntegreerde oplossing voor aanbestedingen met Tenpu

Voor publieke organisaties ligt er in 2026 een aanzienlijke efficiëntieslag voor het grijpen. Tenpu en ISPnext maken namelijk een naadloze overgang mogelijk van een aanbestedingsproces naar het management van contract en leverancier. “Overtypen van data hoeft echt niet meer.” Volgens Mark Bottinga raakt de koppeling tussen Tenpu’s aanbestedingsplatform en het Business Spend Management platform van ISPnext “echt een pijnpunt binnen de publieke sector”. Mark kan het weten, want hij was meer dan tien jaar inkoper in het publieke domein.

“In de praktijk verlopen processen vaak heel gefragmenteerd. Inkoop regelt de aanbesteding, maar daarna gaat het contract naar afdeling B en gebeurt de uitvoering misschien wel in samenwerking met afdeling C en D. Informatie wordt vervolgens in verschillende systemen vastgelegd. Contractvoorwaarden worden handmatig overgetypt, wat natuurlijk tijdrovend en foutgevoelig is. Bovendien gaat er belangrijke informatie verloren. Dat kan echt beter.”

Belemmeringen binnen het aanbestedingsdomein brachten hem (en compagnon Valentin Zberea) in 2023 tot de start van Tenpu. Het bedrijf ontwikkelt innovatieve software die bij aanbestedingen in de publieke sector moet zorgen voor gebruiksgemak, transparantie en naleving van wet- en regelgeving. Het platform omvat alle stadia van een aanbesteding: van het voorbereiden tot het publiceren en de uiteindelijke leverancierskeuze.

Nieuw is nu de koppeling met het platform van ISPnext. “Hierdoor kunnen vervolgstappen binnen het contract-to-pay-proces, zoals het opstellen en digitaal ondertekenen van contracten, eenvoudig worden gezet en verloopt alles naadloos verder."

“Na de gunning zorgt ons platform voor het verder onboarden van de leverancier en het vastleggen van de definitieve overeenkomst”, licht Dirk Jan, toe. “Alle relevante informatie uit Tenpu wordt verzameld en automatisch overgezet naar het contractdossier in ISPnext. Dat vul je aan met specifieke voorwaarden en prijsafspraken. En je start er de daadwerkelijke ondertekening.”

Het systeem geeft automatisch notificaties, bijvoorbeeld over het verlopen van de geldigheid van onderliggende certificaten of contracttermijnen. Dirk Jan: “Je kunt er leveranciersbeoordelingen in kwijt en KPI-scores verzamelen. Het platform maakt het mogelijk uitgaven te analyseren, om zo contractuitnutting te monitoren en te waarborgen dat alles binnen de aanbestedingsgrenzen blijft. Zo waarborg je dat de inkoop compliant blijft, met maximale transparantie, controle en efficiëntie.”

“Onze gezamenlijke oplossing maakt het mogelijk om elke stap in het inkoopproces digitaal te ondersteunen”, stelt Mark. “Het is echt een best-of-breed oplossing. Wíj zijn gespecialiseerd in het sourcingproces van publieke organisaties, terwijl ISPnext een specialist is in contractmanagement. Er bestaat binnen het publieke domein geen betere oplossing, echt niet.”

En dat gegeven is relevant voor meer dan 2.800 organisaties in Nederland die verplicht zijn tot het openbaar aanbesteden van opdrachten. Naast de verschillende overheden gaat het om onderwijs, zorg en andere publieke diensten. Al deze contracten vertegenwoordigen liefst 14% van het bruto binnenlands product. “Het gaat wel ergens over, ja. In Europa zijn zelfs 250.000 organisaties verplicht tot aanbestedingen. Maar goed, we focussen ons eerst op de Nederlandse markt. Alleen daar is al een flinke efficiëntieslag te realiseren. Hoogwaardige openbare diensten zijn afhankelijk van goed uitgevoerde en efficiënte aanbestedingen, maar in de praktijk zijn deze processen vaak sterk verouderd. Er is nog een wereld te winnen.”

Volgens Dirk Jan zien veel organisaties sourcing- en leveranciersmanagement graag gecombineerd worden. “Tenpu heeft vaak de vraag gekregen of ze na de aanbesteding ook de achterkant kunnen regelen, het contract- en leveranciersmanagement dus. Terwijl ons vaak is gevraagd of we ook een oplossing hebben voor de voorkant, de aanbestedingsfase. Maar die expertise hebben wij niet. Of hadden we niet, moet ik zeggen, want met deze koppeling kunnen we daar nu wél een passende oplossing voor bieden.”

“Tenpu is echt een specialist binnen het publieke domein”, zo vervolgt hij. “Bij aanbestedingen heb je met bijzondere regels te maken, aparte formulieren en audits achteraf. Het gaat immers om publiek geld en dan moet je keuzes goed kunnen verantwoorden. De aanbesteding bevat bindende informatie, die de fundering is voor het uiteindelijke contract. Ons platform maakt een contractdossier compleet en overzichtelijk. We maken een blijvende connectie tussen alle informatie uit de aanbesteding en vervolgens de uitvoering van de vastgelegde afspraken.”

Mark weet uit ervaring dat de inkoper niet per se dezelfde persoon is als de contractmanager. “Die laatste moet informatie vaak uit mappen vol met PDF-bestanden halen. Nog los van het overzetten van data – niet zelden handmatig – van het ene naar het andere systeem, is informatie gewoon moeilijk vindbaar. Terwijl onze gebruikers nu binnen Tenpu gewoon op de button ‘Genereer contract’ kunnen klikken en alle informatie overzichtelijk in één systeem terugzien. Inclusief notificaties. Je wilt als organisatie niet alleen voldoen aan aanbestedingsregels, maar ook dat de inkoop goede opvolging krijgt. De achterkant moet je ook goed invullen.”

Het platform van ISPnext signaleert tijdig aflopende termijnen. “Bij een Europese aanbesteding is die termijn langer dan bij een Nederlandse aanbesteding”, zegt Dirk Jan. “Zo’n notificatie is eigenlijk de aanzet voor een nieuwe aanbestedingsronde. Je gaat terug naar Tenpu om een nieuwe marktconsultatie en aanbesteding te activeren.”

“Het is een cirkelbeweging”, valt Mark bij. “En het lijkt misschien vanzelfsprekend dat het einde van de looptijd en de financiële ruimte in een contract continu zichtbaar is. Maar geloof me, dat is heel waardevolle informatie, zeker binnen de publieke sector. Op deze manier waarborg je dat je, naast doelmatig, ook rechtmatig inkoopt.”

Dit artikel is mede mogelijk gemaakt door vakblad Deal!.