Eine integrierte Lösung für Ausschreibungen mit Tenpu

Im Jahr 2026 eröffnet sich für öffentliche Organisationen eine erhebliche Möglichkeit zur Effizienzsteigerung. Tenpu und ISPnext ermöglichen nämlich einen nahtlosen Übergang vom Ausschreibungsprozess zum Vertrags- und Lieferantenmanagement. „Das Abtippen von Daten ist wirklich nicht mehr nötig.“ Laut Mark Bottinga betrifft die Verbindung zwischen Tenpus Ausschreibungsplattform und der Business Spend Management-Plattform von ISPnext „wirklich einen Schmerzpunkt im öffentlichen Sektor“. Mark kann das beurteilen, denn er war mehr als zehn Jahre lang Einkäufer im öffentlichen Bereich.

„In der Praxis verlaufen Prozesse häufig sehr fragmentiert. Der Einkauf organisiert die Ausschreibung, aber anschließend wandert der Vertrag zu Abteilung B, und die Umsetzung erfolgt möglicherweise sogar in Zusammenarbeit mit Abteilung C und D. Informationen werden dann in verschiedenen Systemen festgehalten. Vertragsbedingungen werden manuell abgetippt, was natürlich zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Zudem gehen wichtige Informationen verloren. Das kann wirklich besser.“

Hindernisse im Ausschreibungsbereich führten ihn (und Mitgründer Valentin Zberea) 2023 zur Gründung von Tenpu. Das Unternehmen entwickelt innovative Software, die bei öffentlichen Ausschreibungen für Benutzerfreundlichkeit, Transparenz sowie die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sorgen soll. Die Plattform umfasst alle Phasen einer Ausschreibung: von der Vorbereitung über die Veröffentlichung bis hin zur endgültigen Lieferantenauswahl.

Neu ist nun die Anbindung an die Plattform von ISPnext. „Dadurch können Folgeschritte im Contract-to-Pay-Prozess, wie das Erstellen und digitale Unterzeichnen von Verträgen, ganz einfach durchgeführt werden, sodass alles nahtlos weiterläuft.“

„Nach der Zuschlagserteilung sorgt unsere Plattform für das weitere Onboarding des Lieferanten und die Festlegung der endgültigen Vereinbarung“, erläutert Dirk Jan. „Alle relevanten Informationen aus Tenpu werden gesammelt und automatisch in die Vertragsakte in ISPnext übertragen. Diese ergänzt man dann um spezifische Bedingungen und Preisabsprachen. Und dort wird auch die tatsächliche Unterzeichnung eingeleitet.“

Das System sendet automatisch Benachrichtigungen, etwa über den Ablauf der Gültigkeit von Zertifikaten oder Vertragslaufzeiten. Dirk Jan: „Man kann dort Lieferantenbewertungen hinterlegen und KPI-Scores sammeln. Die Plattform ermöglicht es, Ausgaben zu analysieren, um die Vertragstreue zu überwachen und sicherzustellen, dass alles innerhalb der Ausschreibungsgrenzen bleibt. So wird gewährleistet, dass die Beschaffung compliant bleibt, mit maximaler Transparenz, Kontrolle und Effizienz.“

„Unsere gemeinsame Lösung ermöglicht es, jeden Schritt im Beschaffungsprozess digital zu unterstützen“, sagt Mark. „Es ist wirklich eine Best-of-Breed-Lösung. WIR sind auf den Sourcing-Prozess öffentlicher Organisationen spezialisiert, während ISPnext ein Spezialist für Vertragsmanagement ist. Es gibt keine bessere Lösung im öffentlichen Bereich, wirklich nicht.“

Und diese Tatsache ist relevant für mehr als 2.800 Organisationen in den Niederlanden, die verpflichtet sind, Aufträge öffentlich auszuschreiben. Neben verschiedenen staatlichen Stellen betrifft dies Bildung, Gesundheitswesen und andere öffentliche Dienstleistungen. All diese Verträge repräsentieren stolze 14 % des Bruttoinlandsprodukts. „Es geht schon um etwas, ja. In Europa sind sogar 250.000 Organisationen zu Ausschreibungen verpflichtet. Aber gut, wir konzentrieren uns zunächst auf den niederländischen Markt. Allein dort gibt es enormes Effizienzpotenzial. Hochwertige öffentliche Dienstleistungen hängen von gut durchgeführten und effizienten Ausschreibungen ab, doch in der Praxis sind diese Prozesse häufig stark veraltet. Da gibt es noch eine ganze Welt zu gewinnen.“

Laut Dirk Jan möchten viele Organisationen Sourcing und Lieferantenmanagement gerne kombiniert sehen. „Tenpu wurde oft gefragt, ob sie nach der Ausschreibung auch die Rückseite abdecken können, sprich: das Vertrags- und Lieferantenmanagement. Gleichzeitig wurden wir oft gefragt, ob wir auch eine Lösung für die Vorderseite, also die Ausschreibungsphase, haben. Aber das war nicht unser Fachgebiet. Oder besser gesagt: war es nicht, denn mit dieser Anbindung können wir nun eine passende Lösung anbieten.“

„Tenpu ist wirklich ein Spezialist im öffentlichen Bereich“, fährt er fort. „Bei Ausschreibungen gibt es besondere Regeln, spezielle Formulare und nachgelagerte Audits. Es geht schließlich um öffentliches Geld, und Entscheidungen müssen gut begründet werden. Die Ausschreibung enthält verbindliche Informationen, die die Grundlage für den endgültigen Vertrag bilden. Unsere Plattform macht die Vertragsakte vollständig und übersichtlich. Wir schaffen eine dauerhafte Verbindung zwischen allen Informationen aus der Ausschreibung und der späteren Umsetzung der vereinbarten Bedingungen.“

Mark weiss aus Erfahrung, dass der Einkäufer nicht unbedingt dieselbe Person ist wie der Vertragsmanager. „Letzterer muss Informationen oft aus Ordnern voller PDF-Dateien herausfischen. Ganz abgesehen von der Datenübertragung, nicht selten manuell, von einem System ins andere ist die Information einfach schwer auffindbar. Unsere Nutzer können nun jedoch in Tenpu einfach auf die Schaltfläche ‘Vertrag generieren’ klicken und sehen alle Informationen übersichtlich in einem System, inklusive Benachrichtigungen. Eine Organisation möchte nicht nur die Ausschreibungsregeln einhalten, sondern auch sicherstellen, dass der Einkauf gut nachverfolgt wird. Die Rückseite muss ebenfalls gut organisiert sein.“

Die Plattform von ISPnext signalisiert rechtzeitig ablaufende Fristen. „Bei einer europäischen Ausschreibung ist diese Frist länger als bei einer niederländischen“, sagt Dirk Jan. „Eine solche Benachrichtigung ist im Grunde der Auslöser für eine neue Ausschreibungsrunde. Man kehrt nach Tenpu zurück, um eine neue Marktkonsultation und Ausschreibung zu starten.“

„Es ist ein Kreislauf“, ergänzt Mark. „Und es mag selbstverständlich erscheinen, dass Vertragslaufzeiten und finanzieller Spielraum jederzeit sichtbar sind. Aber glauben Sie mir, das ist äußerst wertvolle Information, gerade im öffentlichen Sektor. Auf diese Weise stellt man sicher, dass Beschaffung nicht nur effizient, sondern auch rechtmäßig erfolgt.“

Dieser Artikel wurde mit Unterstützung der Fachzeitschrift Deal! ermöglicht.