Rechnungsverarbeitung mit KI spart Euro pro Rechnung

Schouten kann die Zeit- und Kosteneinsparungen hauptsächlich Arbeitskosten in konkrete Zahlen übersetzen. „Im Durchschnitt kostet die Verarbeitung einer Rechnung mehr als zehn Euro pro Rechnung. Die Rechnungserkennung mit nextAI ist in über 90 Prozent der Fälle erfolgreich. In der Praxis sehen wir Einsparungen von mindestens zwei Euro pro Rechnung und in manchen Fällen sogar bis zu sechs Euro pro Rechnung. Wenn man bedenkt, dass wir jährlich mehrere zehn Millionen Rechnungen verarbeiten, lässt sich das Einsparpotenzial gut vorstellen.“

Die Rechnungsverarbeitung lässt sich in drei Schritte unterteilen (1) Empfang und Erkennung, (2) Matching und Kodierung und (3) Verarbeitung im ERP. „Für den ersten Schritt stellen wir eine zentrale Sammlung von Prompts bereit. Kunden können diese selbst erweitern. Traditionelle und wartungsintensive Templates werden dadurch überflüssig.“

Im zweiten Schritt geht es vor allem um die Kodierung der Rechnungspositionen, die Zuordnung zu Kostenstellen und die Kommunikation mit Lieferanten. „Die richtige Kodierung wird mithilfe von Algorithmen bestimmt, die unter anderem auf historischen Daten und den Daten auf der Rechnung basieren“, erklärt Schouten. „Bei einigen Kunden werden bereits mehr als 80 Prozent der Rechnungen vollständig touchless verarbeitet.“

ISPnext setzt AI-Agents inzwischen auch für das Auslesen von Angeboten und Verträgen ein. „Wir haben viel Entwicklungszeit in nextAI für AP Automation investiert“, erklärt Schouten die schnelle Weiterentwicklung. „Die Anpassung der Prompts für Angebote und Verträge war daher relativ einfach.“

Alle Datenpunkte in einem Angebot wie Lieferant, Dokumentnummer und Betrag werden von nextAI in eine Bestellung umgewandelt. Das Gleiche gilt für Verträge, Dokumente, die teilweise bis zu 80 Seiten umfassen. Das Tool kann eine Zusammenfassung des Vertrags erstellen und relevante Bestandteile in eine Bestellung überführen.

„Das System zeigt an, an welchen Stellen der Vertrag von den Einkaufsbedingungen abweicht, und bei einer Vertragsverlängerung werden die Unterschiede im Vergleich zum vorherigen Vertrag angezeigt“

„Sie müssen diese nur noch prüfen und freigeben. Das System zeigt außerdem, an welchen Stellen der Vertrag von Ihren Einkaufsbedingungen abweicht, und bei einer Vertragsverlängerung werden die Unterschiede im Vergleich zum vorherigen Vertrag angezeigt. Das spart viele Arbeitsstunden.“

Nutzer der Source-to-Pay-Plattform von ISPnext können selbst festlegen, innerhalb welcher Grenzen das System autonom handeln darf. „Wir machen transparent, wie Entscheidungen von nextAI zustande kommen“, sagt Schouten. Das AI-Tool unterstützt auch bei der Betrugserkennung.

„Unsere Software erkennt Muster und Abweichungen, die von der Verwaltung geprüft werden müssen“

Er betont, dass nextAI intern entwickelt wurde und ausschließlich auf der eigenen Plattform läuft. Es werden zwar LLM-Modelle wie die von OpenAI verwendet, um Dokumente in allen Sprachen zu verarbeiten. „Kundendaten werden jedoch nicht für das Training solcher Modelle genutzt.“

„Sicherheit steht immer an erster Stelle. Sicherheit ist für uns wichtiger als zusätzliche Funktionen“, stellt er klar. „Es findet kein Datenaustausch mit Dritten statt. Unsere Plattform arbeitet vollständig innerhalb der EU-Datengrenzen. Um diese Governance zu unterstreichen, arbeiten wir an einer Zertifizierung von nextAI nach ISO 42001.“

Abschließend ordnet Schouten den Einsatz von AI in den größeren Kontext des Source-to-Pay-Prozesses ein. „AI bringt enorme Vorteile, ohne Zweifel. Aber echter Mehrwert entsteht erst, wenn AI in einen gut strukturierten Prozess eingebettet ist. Das geht über die Finanzbuchhaltung hinaus. Es beginnt bereits in der Vorphase, beim Onboarding von Lieferanten, beim Arbeiten mit Verträgen und Bestellungen. Die Qualität der Daten ist entscheidend für eine optimale technologische Unterstützung. Das erfordert eine enge Zusammenarbeit mit Kollegen sowie starke Partnerschaften mit Lieferanten, die ebenfalls von einer schnellen und planbaren Rechnungsverarbeitung profitieren.“

„Echter Mehrwert entsteht, wenn AI in einen gut strukturierten Prozess eingebettet ist. Das geht über die Finanzbuchhaltung hinaus“

Er bezeichnet die Rechnungsverarbeitung als den letzten Schritt. „Sie ist der finanzielle Abschluss des gesamten Beschaffungsprozesses. Alles, was im Vorfeld nicht richtig organisiert ist, zeigt sich letztlich in der Rechnung. Genau deshalb verschiebt sich unsere Rolle immer stärker in Richtung intelligenter Lösungen für strukturelle Verbesserungen im gesamten Source-to-Pay-Prozess.“