Optimierung des Beschaffungsprozesses: Warum jetzt?

Procurement, auch bekannt als Einkauf oder Beschaffungsprozess, umfasst alle Aktivitäten rund um die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb unerlässlich sind. Sie geht über die Beschaffung hinaus. Es geht um das strategische Management von Lieferanten, Verträgen und Budgets.

Für Organisationen ist es entscheidend, dass diese Prozesse effizient ablaufen. Ganz gleich, ob Sie als Beschaffungsmanager eine Struktur suchen oder als CPO die Ausgaben maximal kontrollieren wollen, die Beherrschung der Beschaffung ist der Schlüssel zum Erfolg. Moderne Beschaffungssoftware hilft Unternehmen, besser zusammenzuarbeiten, zentrale Vereinbarungen einzuhalten und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Darin liegt der Unterschied zwischen reaktiver Beschaffung und strategischem Lieferantenmanagement.

Den Beschaffungsprozess zu optimieren bedeutet, ihn so effizient, transparent und zuverlässig wie möglich zu gestalten. Das bedeutet weniger manuelle Tätigkeiten, weniger Fehler und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und mit Lieferanten. „Sobald man Beschaffungsdaten zentral zur Verfügung stellt, ergeben sich Erkenntnisse, auf die man wirklich Einfluss nehmen kann“, sagt Sander Veenstra, Produktmanager bei ISPnext. „Das macht Procurement zu einem strategischen Werkzeug.“

Außerdem stärkt ein gut durchdachter E-Procurement-Prozess die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens. In Zeiten von Lieferunsicherheit oder Preisschwankungen sorgen klare Lieferantendaten für eine schnellere Entscheidungsfindung. Denken Sie an die Vorteile automatischer Genehmigungsabläufe, digitaler Bestellanforderungen und des Echtzeitabgleichs von Rechnungen und Bestellungen.

• Kosteneinsparungen ergeben sich aus der Verringerung von Fehlkäufen und der Erzielung günstigerer Vertragsbedingungen. Ein intelligentes Vertragsmanagement stellt sicher, dass Sie immer mit den richtigen Verträgen arbeiten.
  Durch Automatisierung und den Einsatz von Beschaffungssoftware sind kürzere Durchlaufzeiten möglich, sodass Genehmigungen und Rechnungen viel schneller bearbeitet werden können.
• Dank der Automatisierung und des Einsatzes von Beschaffungssoftware sind kürzere Durchlaufzeiten möglich, so dass Genehmigungen und Rechnungen wesentlich schneller bearbeitet werden können.
• Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, wie z. B. der CSRD-Meldepflicht, wird dadurch erleichtert.
• Datengesteuertes Arbeiten wird durch eine Source-to-Pay-Plattform, die eine einzige Wahrheit über alle Beschaffungsdaten bietet, zur Realität.
• Eine nachhaltigere Lieferkette wird möglich, weil Sie Lieferanten auf ESG-Kriterien prüfen und Nachhaltigkeitsziele in Ihre Beschaffungsstrategie integrieren können. 

1. Die Bedarfsanalyse beginnt mit der internen Signalisierung des Beschaffungsbedarfs. Eine klare Ausrichtung verhindert unkontrollierte Ausgaben.
2. Die Auswahl der Lieferanten erfolgt anhand von Kriterien wie Nachhaltigkeit, Zuverlässigkeit und Preis. Eine zentrale Lieferantendatenbank trägt dazu bei, die Auswahl transparenter und fundierter zu gestalten.
3. Beim Vertragsmanagement geht es um klare Vereinbarungen über Lieferung, Preis und Servicelevel. Digitale Vertragsmanagementlösungen sorgen dafür, dass Laufzeiten, Verpflichtungen und Fristen im Griff sind.
4. Bestellung und Wareneingang werden digital über E-Procurement-Tools abgewickelt. Dies schafft Konsistenz und Komfort für die Endnutzer.
5. Die Rechnungsverarbeitung ist automatisch mit den Bestellungen und dem Wareneingang verknüpft, wodurch Fehler reduziert und die Verarbeitung beschleunigt werden.
6. Monitoring & Reporting geben Aufschluss über KPIs und Lieferantenleistung. Dashboards zeigen Echtzeittrends wie Ablehnungsquoten oder Durchlaufzeiten an.

Eine intelligente Beschaffungsplattform hilft, diese Schritte zu automatisieren und zu verbinden. Sie verhindert, dass Daten fragmentiert werden, und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen nach Fakten statt nach Bauchgefühl steuern kann.

Sind Sie neugierig, wie die Gemeinde Oss das Vertragsmanagement für die gemeinsame Beschaffung mit umliegenden Gemeinden nutzt? Lesen Sie den Kundenbericht und entdecken Sie ihre Erfahrungen.

Eine erfolgreiche Umsetzung beginnt mit einer klaren Vision. Legen Sie fest, was Sie als Unternehmen erreichen wollen, und bestimmen Sie dann, wo Sie die größte Wirkung erzielen können. Beginnen Sie zum Beispiel mit der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung oder des Vertragsmanagements. Diese Schritte führen schnell zu Ergebnissen und ebnen den Weg für weitere Digitalisierungsschritte.

Sorgen Sie außerdem für Unterstützung. Beziehen Sie Schlüsselpersonen wie die Finanzabteilung, die Rechtsabteilung, die IT-Abteilung und natürlich den Procurement manager ein. So wird verhindert, dass das Projekt nur in der technischen Umsetzung stecken bleibt.

„Optimierung ist keine IT-Party. Das Unternehmen muss sie verstehen, wollen und nutzen“, sagt Sander. „Nur dann werden Sie strukturelle Fortschritte machen.“ Wählen Sie vorzugsweise eine Lösung, die sich in Ihr bestehendes ERP-System integrieren lässt und auf andere Abteilungen oder Länder skalierbar ist. Denken Sie an cloudbasierte Plattformen, die sich flexibel an Ihr Wachstum und Ihre Vorschriften anpassen.

Ist Ihr Organisationen bereit für den nächsten Schritt in Richtung digitale Reife? Indem Sie Ihren Beschaffungsprozess optimieren, schaffen Sie nicht nur Effizienz, sondern auch Mehrwert. Für jetzt und für die Zukunft.

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