Der Beschaffungsprozess besteht aus mehreren Phasen, in denen eine Optimierung einen großen Einfluss haben kann:
- Die Bedarfsanalyse beginnt mit der internen Signalisierung des Beschaffungsbedarfs. Eine klare Ausrichtung verhindert unkontrollierte Ausgaben.
- Die Auswahl der Lieferanten erfolgt anhand von Kriterien wie Nachhaltigkeit, Zuverlässigkeit und Preis. Eine zentrale Lieferantendatenbank trägt dazu bei, die Auswahl transparenter und fundierter zu gestalten.
- Beim Vertragsmanagement geht es um klare Vereinbarungen über Lieferung, Preis und Servicelevel. Digitale Vertragsmanagementlösungen sorgen dafür, dass Laufzeiten, Verpflichtungen und Fristen im Griff sind.
- Bestellung und Wareneingang werden digital über E-Procurement-Tools abgewickelt. Dies schafft Konsistenz und Komfort für die Endnutzer.
- Die Rechnungsverarbeitung ist automatisch mit den Bestellungen und dem Wareneingang verknüpft, wodurch Fehler reduziert und die Verarbeitung beschleunigt werden.
- Monitoring & Reporting geben Aufschluss über KPIs und Lieferantenleistung. Dashboards zeigen Echtzeittrends wie Ablehnungsquoten oder Durchlaufzeiten an.
Eine intelligente Beschaffungsplattform hilft, diese Schritte zu automatisieren und zu verbinden. Sie verhindert, dass Daten fragmentiert werden, und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen nach Fakten statt nach Bauchgefühl steuern kann.
Sind Sie neugierig, wie die Gemeinde Oss das Vertragsmanagement für die gemeinsame Beschaffung mit umliegenden Gemeinden nutzt? Lesen Sie den Kundenbericht und entdecken Sie ihre Erfahrungen.