Die Gemeinde Oss nutzt mit jährlichen Beschaffungsausgaben von über hundert Millionen Euro ISPnext, um Kontrolle über Ausgaben und Verträge zu erlangen. Gestartet mit Spend Analytics über das Beschaffungsberatungsunternehmen COPPA CBP, ein Jahr später erweitert um Vertragsmanagement.
Fragmentierte Beschaffung mit begrenztem Einblick in Ausgaben und Lieferanten, und Verträge, die innerhalb der Organisation buchstäblich verloren gingen, was zu fälschlichen Verlängerungen oder Kündigungen führte.
Spend Analytics über das Beschaffungsberatungsunternehmen COPPA CBP eingeführt, sodass die Einkaufsabteilung eigene Datenanalysen durchführen konnte, ein Jahr später erweitert um Vertragsmanagement inklusive einer Nachholaktion für mehr als 150 Budgetverantwortliche.
Vollständiger Einblick in Ausgaben bis auf Rechnungsebene, automatisierte Benachrichtigungen bei auslaufenden Verträgen und eine effiziente regionale Beschaffungszusammenarbeit mit umliegenden Gemeinden.
Fragmentierte Beschaffung und Verträge, die verloren gingen
Bevor die Gemeinde Oss mit ISPnext arbeitete, führte jeder Budgetverantwortliche seine eigenen Ausschreibungen durch. Das sorgte für wenig Überblick, sowohl über die Ausgaben als auch über die daraus entstandenen Verträge.
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Begrenzte Ausgabentransparenz
„Bevor wir ISPnext einsetzten, war die Beschaffung stark über die Organisation verteilt. Jeder Budgetverantwortliche führte eigene Ausschreibungen durch, was mit Versuch und Irrtum verbunden war. Wir merkten, dass wir nur begrenzten Einblick in die Ausgaben hatten, wer was ausgab und an welche Lieferanten das Geld ging", so Einkaufskoordinator Henny Geenen.
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Verträge gingen verloren
Bei mehr als 150 Budgetverantwortlichen in der Organisation waren Verträge nicht zentral registriert. Dies führte dazu, dass Verträge fälschlicherweise verlängert wurden oder gerade nicht verlängert wurden, obwohl dies nötig gewesen wäre, ohne dass jemand den Überblick behielt.
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Nur periodische Einkaufsanalysen
Die Gemeinde Oss pflegte bereits seit längerem eine Beziehung zum Beschaffungsberatungsunternehmen COPPA CBP. Alle drei Jahre erhielt die Einkaufsabteilung ein Budget für eine Einkaufsanalyse, doch zwischen diesen Analysen fehlte ein kontinuierlicher Einblick.
"Dank ISPnext wissen wir ziemlich genau, was wir ausgeben, wer es ausgibt und wofür es ausgegeben wird."
Von periodischer Einkaufsanalyse zu eigenem Spend Analytics und Vertragsmanagement
Die Gemeinde Oss baute die Lösung schrittweise auf: zunächst eigenständige Ausgabenanalyse, danach zentrales Vertragsmanagement, unterstützt durch eine eng zusammenarbeitende zentrale Einkaufsabteilung und eine langjährige regionale Zusammenarbeit.
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Basis: Spend Analytics über COPPA CBP
„Nach einigen Jahren bot uns CBP selbst eine alternative Lösung an, damit wir diese Datenanalyse selbst durchführen konnten. Diese Lösung war ISPnext", erzählt Einkaufsberater Peter Nederlof. Die Ausgabendaten werden seitdem zweimal jährlich in ISPnext geladen.
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Zentrale Einkaufsabteilung als Motor
Henny Geenen und Peter Nederlof bilden gemeinsam die zentrale Beschaffung der Gemeinde Oss, unterstützt von sieben operativen Einkäufern je Produktkategorie (IT, Facility, zwei für den öffentlichen Raum, zwei im Gesundheitswesen und einer für Immobilien) sowie acht Projektleitern für Bauausschreibungen.
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Erweiterung um Vertragsmanagement
Ein Jahr nach dem Spend-Modul schaffte die Gemeinde Oss auch Contract Management an, gerade weil Verträge verloren gegangen waren. Verträge von mehr als 150 Budgetverantwortlichen wurden in einer Nachholaktion in ISPnext erfasst.
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Regionale Zusammenarbeit als Multiplikator
Die Gemeinde Oss arbeitet seit 15 Jahren mit umliegenden Gemeinden an einem regionalen Beschaffungsplan zusammen. „Es läuft darauf hinaus, dass wir jährlich vielleicht fünf Ausschreibungen für die Region durchführen, dafür aber zehn zurückbekommen. Das ist eine enorm effiziente Arbeitsweise", so Henny Geenen.
Vollständiger Überblick über Beschaffungsausgaben und Vertragsverpflichtungen
Die Gemeinde Oss kann mittlerweile jährliche Beschaffungsausgaben von über hundert Millionen Euro bis ins Detail überwachen, Vertragsverpflichtungen proaktiv verwalten und profitiert von einer effizienten regionalen Beschaffungszusammenarbeit.
Was es der Gemeinde Oss bringt
- Ausgabenanalyse bis auf Ebene einer einzelnen Rechnung, eines einzelnen Lieferanten, zu einem bestimmten Zeitpunkt
- Automatische Benachrichtigungen an Budgetverantwortliche und Einkäufer bei auslaufenden Verträgen
- Verträge von mehr als 150 Budgetverantwortlichen zentral in einem System erfasst
- Die Kombination von Spend Analytics und Contract Management zeigt auf einen Blick sowohl Ausgaben als auch Lieferantenverpflichtungen
- Effiziente regionale Beschaffungszusammenarbeit: fünf Ausschreibungen eingebracht, zehn zurückbekommen
Häufig gestellte Fragen zu Spend Analytics und Vertragsmanagement bei der Gemeinde Oss
Die Gemeinde Oss liegt in der niederländischen Provinz Noord-Brabant. Der größte Ortsteil ist die Stadt Oss; insgesamt zählt die Gemeinde rund 91.000 Einwohner, verteilt auf 25 Ortsteile. Die kommunale Organisation beschäftigt rund 700 Mitarbeitende und hat jährliche Beschaffungsausgaben von über 100 Millionen Euro.
Die Gemeinde Oss nutzt Spend Analytics und Contract Management. Die Einführung erfolgte über das Beschaffungsberatungsunternehmen COPPA CBP, das der Gemeinde zunächst periodische Einkaufsanalysen anbot und später ISPnext einführte, damit die Gemeinde diese Analysen selbst durchführen konnte.
Die Gemeinde Oss arbeitet seit 15 Jahren mit umliegenden Gemeinden an einem gemeinsamen Beschaffungsplan. Jährlich führt die Gemeinde rund fünf Ausschreibungen für die Region durch, erhält dafür aber zehn von anderen Gemeinden zurück, eine effiziente Art der regionalen Zusammenarbeit.
Die Ausgabendaten werden zweimal jährlich in ISPnext geladen. Trotz jährlicher Ausgaben von über 100 Millionen Euro kann die Gemeinde die Ausgaben bis ins Detail überwachen, bis auf die Ebene einer einzelnen Rechnung, eines einzelnen Lieferanten, zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Innerhalb der Organisation waren Verträge verloren gegangen, wobei mehr als 150 Budgetverantwortliche nicht immer wussten, welche Verträge liefen. Dies führte zu fälschlichen Verlängerungen oder verpassten notwendigen Verlängerungen. Mit einer Nachholaktion wurden alle Verträge in ISPnext erfasst.
Durch die Kombination beider Module hat die Gemeinde Oss Einblick, wer wie viel Geld bei welchem Lieferanten ausgibt, und ob dem ein Vertrag zugrunde liegt. Das ermöglicht Steuerung sowohl der Ausgaben als auch der Lieferantenverpflichtungen.
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