Ultimo-Integration Asset- und Instandhaltungsmanagement (EAM)

Ultimo-Integration für nahtlose Beschaffungs- und Rechnungsautomatisierung

Verbinden Sie ISPnext nahtlos mit Ultimo. Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen laufen automatisch in einem durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozess zusammen, mit Echtzeit-Synchronisation und vollständiger Nachverfolgbarkeit.

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Ultimo-Integration

Ultimo-Integration für nahtlose Beschaffungs- und Rechnungsautomatisierung

Eine Ultimo-Integration verbindet die EAM-Plattform von Ultimo, die für das Asset- und Instandhaltungsmanagement genutzt wird, mit ISPnext für Beschaffung und Rechnungsverarbeitung. Über eine zertifizierte Schnittstelle werden Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen automatisch und in Echtzeit synchronisiert. Das Ergebnis ist ein durchgängiger Purchase-to-Pay-Prozess mit automatisierten Workflows und vollständiger Nachverfolgbarkeit.

Die Integration ist als offiziell zertifizierte Plug-and-Play-Schnittstelle zwischen Ultimo und ISPnext verfügbar. Organisationen, die Ultimo zentral für ihr Asset- und Instandhaltungsmanagement nutzen, behalten so denselben Grad an Kontrolle über ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse wie in einer ERP-Umgebung, ganz ohne zusätzlichen IT-Aufwand.

Vorteile

Warum Unternehmen sich für die Ultimo-Integration entscheiden

Weniger manuelle Arbeit

Da Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen automatisch zusammenlaufen, entfallen manuelle Schritte und Verzögerungen im Beschaffungsprozess.

Compliance & Kontrolle

Einheitliche Workflows, Rollen und Audit-Trails sorgen für vorhersehbare, reproduzierbare Prozesse mit vollständiger Nachverfolgbarkeit von der Anfrage bis zur Zahlung.

Kosteneinsparung & Transparenz

Weniger manuelle Kontrollen und Fehler, außerdem ein besserer Überblick über offene Verpflichtungen und eine schnellere Rechnungsverarbeitung.

So funktioniert es

Von Ultimo zu einem vollständig automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess

ISPnext verbindet sich über einen zertifizierten Ultimo-Connector. Nach der Einrichtung laufen Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen automatisch hin und her, ganz ohne Eingriff der IT.

Echtzeit-Synchronisation

Stammdaten, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen werden automatisch zwischen Ultimo und ISPnext aktualisiert.

Anfragen verarbeiten

Beschaffungsanfragen aus Ultimo werden automatisch in den ISPnext-Workflow übernommen.

Wareneingänge verknüpfen

Wareneingangsbestätigungen werden validiert und für den Rechnungsabgleich genutzt.

Rechnungen verarbeiten

Rechnungen werden automatisch erkannt, abgeglichen und anhand von Bestellung und Wareneingang validiert.

Abweichungen bearbeiten

Abweichungen werden erkannt und über Workflows gelöst, inklusive Protokollierung und Fehlerbehandlung.

Funktionen

Was die Ultimo-Integration für Sie erledigt

Bidirektionale Datensynchronisation

Stammdaten, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen laufen automatisch zwischen Ultimo und ISPnext hin und her.

Automatischer Abgleich

Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen, einschließlich zusätzlicher oder abweichender Kosten.

Standardisierte Freigabe-Workflows

Rechnungen und Anfragen durchlaufen feste Freigabeschritte mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten.

Synchronisation von Bestellungen und Wareneingängen

Bestellungen und Wareneingangsbestätigungen aus Ultimo sind sofort und ohne manuelle Eingabe in ISPnext sichtbar.

Vollständige Nachverfolgbarkeit

Alle Dokumente und Aktionen werden zentral archiviert, mit einem Audit-Trail von der Anfrage bis zur Zahlung.

Zertifizierte Schnittstelle

Die Integration ist offiziell von Ultimo zertifiziert, sofort als Plug-and-Play-Schnittstelle einsetzbar und erfüllt die geltenden Sicherheitsrichtlinien.

Datenanbindung

Ultimo-Integration: immer aktuelle Daten in ISPnext, ohne doppelte Arbeit

Der Connector stellt eine Live-Verbindung zu Ihrer Ultimo-Umgebung her. Keine periodischen Exporte, keine manuellen Uploads, die Daten sind stets aktuell.

Bestellanforderungen und Bestellungen
Wareneingangsbestätigungen
Rechnungsdaten und Abgleichsstatus
Lieferanten- und Asset-Stammdaten
Kostenstellen und Budgets
Freigabe- und Zahlungsstatus

Funktionalitäten

Live mit Ultimo: von EAM-Daten zu einem intelligenteren Purchase-to-Pay-Prozess

Die Ultimo-Integration von ISPnext unterstützt den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Von der Anfrage bis zur Zahlung werden Daten automatisch verarbeitet, mit vollständiger Nachverfolgbarkeit und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Automatischer Abgleich von Rechnungen und Bestellungen
Umfassender Rechnungsabgleich, einschließlich Zusatzkosten
Standardisierte Freigabe-Workflows
Vollständige Nachverfolgbarkeit durch zentrale Archivierung
Echtzeit-Synchronisation mit Ultimo
Unterstützung für Einkauf und Finance
2-Way-Matching
3-Way-Matching
Zahlungsmanagement
Archivierung & Audit-Trail
Fehlerbehandlung & Benachrichtigungen

Zielgruppen

Für wen ist eine Ultimo-Integration geeignet?

Finance

Finance-Teams, die verlässliche Zahlen, weniger manuelle Arbeit und mehr Kontrolle über finanzielle Prozesse benötigen.

Procurement

Einkaufsabteilungen, die nach Struktur, Compliance und besserem Einblick in Beschaffungsprozesse und Ausgaben suchen.

Asset-intensive Organisationen

Organisationen, die Ultimo zentral für ihr Asset- und Instandhaltungsmanagement nutzen und zu skalierbaren, integrierten Prozessen wachsen möchten.

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Kundenerfahrungen

Wie Unternehmen mit der Ultimo-Integration arbeiten

Praxiserfahrungen von Unternehmen, die mit ISPnext ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse automatisieren.

Technische Dienstleistungen

Die Integron Group nutzt ISP-Invoice und SmartScan

Rund 8.000 Rechnungen pro Jahr automatisch verarbeitet, angebunden an das ERP-System Acto.

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Zäune und Tore

Zugängliche Rechnungsströme bei B&G Hekwerk

AP Automation in rund drei Monaten live, angebunden an SAP.

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Turbinentechnologie

Thomassen Energy live mit AP Automation

Mehr Kontrolle über Eingangsrechnungen, mit einer Einführung in rund drei Monaten.

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FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Ultimo-Anbindung

Ist Ihre Frage nicht dabei? Wenden Sie sich an unser Integrationsteam.

Frage stellen

Was ist eine Ultimo-Integration?

Eine Ultimo-Integration ist eine zertifizierte Schnittstelle zwischen Ultimo und ISPnext zur Automatisierung von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen. Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen werden dabei in Echtzeit synchronisiert.

Welche Daten werden synchronisiert?

Unter anderem Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingangsbestätigungen, Rechnungen und relevante Stammdaten wie Lieferanten und Kostenstellen.

Unterstützt die Integration automatischen Abgleich?

Ja. Rechnungen werden automatisch anhand von Bestellung und Wareneingangsbestätigung abgeglichen, einschließlich der Behandlung zusätzlicher oder abweichender Kosten. Übereinstimmungen werden sofort verarbeitet, Abweichungen gehen in einen Freigabe-Workflow.

Eignet sich die Integration auch für asset-intensive Organisationen?

Ja. Die Integration eignet sich besonders für Organisationen, die Ultimo zentral für ihr Asset- und Instandhaltungsmanagement nutzen und denselben Grad an Kontrolle innerhalb ihrer Beschaffungs- und Rechnungsprozesse wünschen.

Wie schnell können Sie mit einer Ultimo-Integration live gehen?

Dank der offiziellen Zertifizierung lässt sich die Anbindung vergleichsweise schnell und planbar umsetzen. Die genaue Durchlaufzeit hängt vom Umfang und der Komplexität der Umgebung ab.

Wer profitiert am meisten von dieser Integration?

Vor allem Finance- und Einkaufsteams sowie Organisationen mit vielen Assets, die ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse standardisieren und digitalisieren möchten.

Nächster Schritt

Bereit, Ultimo und ISPnext zusammenarbeiten zu lassen?

Fordern Sie eine Demo an und erfahren Sie, wie die Integration zu Ihrer Ultimo-Umgebung, Ihren Prozessen und Ihrem Team passt.

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