Ultimo-Integration für nahtlose Beschaffungs- und Rechnungsautomatisierung
Verbinden Sie ISPnext nahtlos mit Ultimo. Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen laufen automatisch in einem durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozess zusammen, mit Echtzeit-Synchronisation und vollständiger Nachverfolgbarkeit.
Ultimo-Integration
Ultimo-Integration für nahtlose Beschaffungs- und Rechnungsautomatisierung
Eine Ultimo-Integration verbindet die EAM-Plattform von Ultimo, die für das Asset- und Instandhaltungsmanagement genutzt wird, mit ISPnext für Beschaffung und Rechnungsverarbeitung. Über eine zertifizierte Schnittstelle werden Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen automatisch und in Echtzeit synchronisiert. Das Ergebnis ist ein durchgängiger Purchase-to-Pay-Prozess mit automatisierten Workflows und vollständiger Nachverfolgbarkeit.
Die Integration ist als offiziell zertifizierte Plug-and-Play-Schnittstelle zwischen Ultimo und ISPnext verfügbar. Organisationen, die Ultimo zentral für ihr Asset- und Instandhaltungsmanagement nutzen, behalten so denselben Grad an Kontrolle über ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse wie in einer ERP-Umgebung, ganz ohne zusätzlichen IT-Aufwand.
Vorteile
Warum Unternehmen sich für die Ultimo-Integration entscheiden
Weniger manuelle Arbeit
Da Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen automatisch zusammenlaufen, entfallen manuelle Schritte und Verzögerungen im Beschaffungsprozess.
Compliance & Kontrolle
Einheitliche Workflows, Rollen und Audit-Trails sorgen für vorhersehbare, reproduzierbare Prozesse mit vollständiger Nachverfolgbarkeit von der Anfrage bis zur Zahlung.
Kosteneinsparung & Transparenz
Weniger manuelle Kontrollen und Fehler, außerdem ein besserer Überblick über offene Verpflichtungen und eine schnellere Rechnungsverarbeitung.
So funktioniert es
Von Ultimo zu einem vollständig automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess
ISPnext verbindet sich über einen zertifizierten Ultimo-Connector. Nach der Einrichtung laufen Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen automatisch hin und her, ganz ohne Eingriff der IT.
1.
Echtzeit-Synchronisation
Stammdaten, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen werden automatisch zwischen Ultimo und ISPnext aktualisiert.
2.
Anfragen verarbeiten
Beschaffungsanfragen aus Ultimo werden automatisch in den ISPnext-Workflow übernommen.
3.
Wareneingänge verknüpfen
Wareneingangsbestätigungen werden validiert und für den Rechnungsabgleich genutzt.
4.
Rechnungen verarbeiten
Rechnungen werden automatisch erkannt, abgeglichen und anhand von Bestellung und Wareneingang validiert.
5.
Abweichungen bearbeiten
Abweichungen werden erkannt und über Workflows gelöst, inklusive Protokollierung und Fehlerbehandlung.
Funktionen
Was die Ultimo-Integration für Sie erledigt
Bidirektionale Datensynchronisation
Stammdaten, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen laufen automatisch zwischen Ultimo und ISPnext hin und her.
Automatischer Abgleich
Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen, einschließlich zusätzlicher oder abweichender Kosten.
Standardisierte Freigabe-Workflows
Rechnungen und Anfragen durchlaufen feste Freigabeschritte mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten.
Synchronisation von Bestellungen und Wareneingängen
Bestellungen und Wareneingangsbestätigungen aus Ultimo sind sofort und ohne manuelle Eingabe in ISPnext sichtbar.
Vollständige Nachverfolgbarkeit
Alle Dokumente und Aktionen werden zentral archiviert, mit einem Audit-Trail von der Anfrage bis zur Zahlung.
Zertifizierte Schnittstelle
Die Integration ist offiziell von Ultimo zertifiziert, sofort als Plug-and-Play-Schnittstelle einsetzbar und erfüllt die geltenden Sicherheitsrichtlinien.
Datenanbindung
Ultimo-Integration: immer aktuelle Daten in ISPnext, ohne doppelte Arbeit
Der Connector stellt eine Live-Verbindung zu Ihrer Ultimo-Umgebung her. Keine periodischen Exporte, keine manuellen Uploads, die Daten sind stets aktuell.
- Bestellanforderungen und Bestellungen
- Wareneingangsbestätigungen
- Rechnungsdaten und Abgleichsstatus
- Lieferanten- und Asset-Stammdaten
- Kostenstellen und Budgets
- Freigabe- und Zahlungsstatus
Funktionalitäten
Live mit Ultimo: von EAM-Daten zu einem intelligenteren Purchase-to-Pay-Prozess
Die Ultimo-Integration von ISPnext unterstützt den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Von der Anfrage bis zur Zahlung werden Daten automatisch verarbeitet, mit vollständiger Nachverfolgbarkeit und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
- Automatischer Abgleich von Rechnungen und Bestellungen
- Umfassender Rechnungsabgleich, einschließlich Zusatzkosten
- Standardisierte Freigabe-Workflows
- Vollständige Nachverfolgbarkeit durch zentrale Archivierung
- Echtzeit-Synchronisation mit Ultimo
- Unterstützung für Einkauf und Finance
- 2-Way-Matching
- 3-Way-Matching
- Zahlungsmanagement
- Archivierung & Audit-Trail
- Fehlerbehandlung & Benachrichtigungen
Zielgruppen
Für wen ist eine Ultimo-Integration geeignet?
Finance
Finance-Teams, die verlässliche Zahlen, weniger manuelle Arbeit und mehr Kontrolle über finanzielle Prozesse benötigen.
Procurement
Einkaufsabteilungen, die nach Struktur, Compliance und besserem Einblick in Beschaffungsprozesse und Ausgaben suchen.
Asset-intensive Organisationen
Organisationen, die Ultimo zentral für ihr Asset- und Instandhaltungsmanagement nutzen und zu skalierbaren, integrierten Prozessen wachsen möchten.
Kundenerfahrungen
Wie Unternehmen mit der Ultimo-Integration arbeiten
Praxiserfahrungen von Unternehmen, die mit ISPnext ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse automatisieren.
Technische Dienstleistungen
Die Integron Group nutzt ISP-Invoice und SmartScan
Rund 8.000 Rechnungen pro Jahr automatisch verarbeitet, angebunden an das ERP-System Acto.
Fallstudie ansehen
Zäune und Tore
Zugängliche Rechnungsströme bei B&G Hekwerk
AP Automation in rund drei Monaten live, angebunden an SAP.
Fallstudie ansehen
Turbinentechnologie
Thomassen Energy live mit AP Automation
Mehr Kontrolle über Eingangsrechnungen, mit einer Einführung in rund drei Monaten.
Fallstudie ansehenFAQ
Häufig gestellte Fragen zur Ultimo-Anbindung
Ist Ihre Frage nicht dabei? Wenden Sie sich an unser Integrationsteam.
Frage stellenEine Ultimo-Integration ist eine zertifizierte Schnittstelle zwischen Ultimo und ISPnext zur Automatisierung von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen. Anfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen werden dabei in Echtzeit synchronisiert.
Unter anderem Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingangsbestätigungen, Rechnungen und relevante Stammdaten wie Lieferanten und Kostenstellen.
Ja. Rechnungen werden automatisch anhand von Bestellung und Wareneingangsbestätigung abgeglichen, einschließlich der Behandlung zusätzlicher oder abweichender Kosten. Übereinstimmungen werden sofort verarbeitet, Abweichungen gehen in einen Freigabe-Workflow.
Ja. Die Integration eignet sich besonders für Organisationen, die Ultimo zentral für ihr Asset- und Instandhaltungsmanagement nutzen und denselben Grad an Kontrolle innerhalb ihrer Beschaffungs- und Rechnungsprozesse wünschen.
Dank der offiziellen Zertifizierung lässt sich die Anbindung vergleichsweise schnell und planbar umsetzen. Die genaue Durchlaufzeit hängt vom Umfang und der Komplexität der Umgebung ab.
Vor allem Finance- und Einkaufsteams sowie Organisationen mit vielen Assets, die ihre Beschaffungs- und Rechnungsprozesse standardisieren und digitalisieren möchten.
Nächster Schritt
Bereit, Ultimo und ISPnext zusammenarbeiten zu lassen?
Fordern Sie eine Demo an und erfahren Sie, wie die Integration zu Ihrer Ultimo-Umgebung, Ihren Prozessen und Ihrem Team passt.