• Verpasste Größenvorteile: „Durch die Zentralisierung der Beschaffung können Unternehmen bessere Preise aushandeln und von Mengenrabatten profitieren.“ 
• Geringere Zusammenarbeit und Innovation: „Strukturelle Beziehungen zu Lieferanten bieten Möglichkeiten für gemeinsame Produktentwicklung und verbesserte Dienstleistungen.“ 
• Eingeschränkte Transparenz und Kontrolle: „Ohne Einblick in die Ausgaben und die Leistung der Lieferanten wird es schwieriger, strategische Entscheidungen zu treffen.“ 
• Interne Ineffizienz und Ablenkung von Kerntätigkeiten: „Wenn die Beschaffung zersplittert ist, führt dies zu zusätzlichem Verwaltungsaufwand und zersplitterten internen Zuständigkeiten. Die Straffung des Beschaffungswesens ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, und schafft mehr Synergien innerhalb des Unternehmens.“ 

• BSM in die Strategie einbetten: „Stellen Sie sicher, dass das Business Spend Management (BSM) mit der Mission und Vision des Unternehmens übereinstimmt. Das Beschaffungswesen und die Finanzabteilung spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften“. 
• Zusammenarbeit mit den Stakeholdern: „Beziehen Sie die Abteilungen in den Beschaffungsprozess ein, ermitteln Sie Engpässe und stellen Sie sicher, dass nur zugelassene Lieferanten verwendet werden. Dies beginnt bei der Geschäftsleitung: Wenn sie die Bedeutung einer kontrollierten Beschaffung lebt und propagiert, kann sie im gesamten Unternehmen wirksam umgesetzt werden.“ 
• Prozesse standardisieren und KPIs überwachen: „Denken Sie prozessorientiert, beseitigen Sie Silos und messen Sie die Einhaltung von Verträgen, die Verknüpfung von Bestellungen und Rechnungen sowie die Ausgaben nach Kategorien.“ 
• Effektiv implementieren und automatisieren: „Beginnen Sie mit strategischen Lieferanten, integrieren Sie Webshop-Links und XML-Rechnungsstellung für eine schnelle Wirkung und Kontrolle der Beschaffungsausgaben.“

„Die richtige Strukturierung der Beschaffungsprozesse und die optimale Nutzung von Daten ermöglichen effizientere Abläufe und verringern Risiken“, rät Sander. „Der Einsatz intelligenter Technologien und klarer Richtlinien hilft, den Beschaffungsprozess in den Griff zu bekommen, ohne die Flexibilität innerhalb der Organisation zu verlieren.

„Wenn wir uns auf Zusammenarbeit und Transparenz konzentrieren, können alle Beteiligten von einem rationalisierten Prozess profitieren, der zu Kosteneinsparungen und langfristiger Wertschöpfung beiträgt“, fügt er hinzu.

„Um die unkontrollierte Beschaffung in den Griff zu bekommen, bedarf es zunächst eines strategischen Ansatzes und der Einsicht“, so Sander abschließend. „Durch den Einsatz der richtigen Prozesse und Lösungen können Unternehmen Kosten und Risiken kontrollieren und gleichzeitig auf nachhaltige und effiziente Beschaffungsstrategien hinarbeiten.“ 

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