ISPnext und ValidSign kündigen Integration für digitales Signieren an

ISPnext und ValidSign bündeln ihre Kräfte mit einer neuen Integration innerhalb der ISPnext Plattform. Mit dieser neuen Anbindung ist es möglich, den Unterzeichnungsprozess von Einkaufsverträgen und anderen Lieferantendokumenten vollständig innerhalb der ISPnext Plattform zu steuern. Auf Empfängerseite können Lieferanten sowie interne Budgetverantwortliche Verträge einfach digital unterzeichnen. Ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz im Source-to-Pay-Prozess. 

Mehr Zeit für Qualität und schnellere Unterzeichnungsprozesse

Mit dieser Zusammenarbeit gehen wir den nächsten Schritt in Richtung vollständiger Automatisierung des E-Signaturprozesses innerhalb von ISPnext. Nutzer können den Unterzeichnungsprozess direkt in der ISPnext Anwendung über ValidSign starten, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Die digitalen Signaturen von ValidSign sind dabei vollständig nachvollziehbar für Audit-Zwecke und rechtlich gültig.

Die Erstellung und Verwaltung von Verträgen erfolgt innerhalb des Contract Managements. Anschließend können Nutzer Dokumente einfach zur Unterzeichnung über ValidSign an die relevanten Parteien versenden. Über ValidSign können diese direkt ihre digitale Signatur leisten. Nach Abschluss wird das unterzeichnete Dokument automatisch zurückgeführt und im entsprechenden Vertragsdossier innerhalb von ISPnext archiviert.

So wird verhindert, dass Verträge im Prozess verloren gehen oder falsche Versionen unterzeichnet werden. Durch die digitale Unterzeichnung werden Fehler, wie das Vergessen von Unterschriften, vermieden und der Prozess deutlich beschleunigt. Dadurch bleibt mehr Zeit, sich auf den Inhalt und die Qualität der Verträge zu konzentrieren.

Wie Maarten de Ru, Director Product, Partner & Solution Consulting bei ISPnext, betont: „Die Zusammenarbeit und Integration mit ValidSign ermöglicht es unseren Kunden, Verträge und Lieferantendokumente effizient digital zu unterzeichnen, den Unterzeichnungsprozess zu beschleunigen und Verwaltungsaufwand zu vermeiden.“

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Vorteile für den Einkaufsprozess

Diese Integration bietet Unternehmen eine benutzerfreundliche und intuitive Möglichkeit, den Einkaufsprozess zu beschleunigen:

• Intelligente Workflow-Konfiguration: ValidSign ermöglicht die einfache Definition von Unterzeichnungsreihenfolgen sowie das Hinzufügen mehrerer Unterzeichner (z. B. Einkäufer und Budgetverantwortliche) zu einem Dokument.
• Kontinuität: Bei Abwesenheit eines zeichnungsberechtigten Mitarbeiters kann der Workflow problemlos an eine Vertretung übergeben werden, sodass Einkaufsprozesse nicht unterbrochen werden.
• Compliance und Audit-Trail: Für jede Transaktion wird automatisch ein Nachweisdokument erstellt. Dies stellt die Rechtsgültigkeit sicher und gewährleistet jederzeit Auditfähigkeit im Hinblick auf vertragliche Vereinbarungen.

Integriert in die Systemlandschaft

Die neue Integration von ValidSign in ISPnext stellt eine wertvolle Erweiterung für Unternehmen dar, die ihre bestehenden Prozesse weiterentwickeln und optimieren möchten. Dabei setzen wir auf maximale Flexibilität und Wahlfreiheit innerhalb der Systemlandschaft.

Erik Daggert, Delivery Executive bei ValidSign, hebt die Auswirkungen auf die Beschaffungsprozesse hervor:

"In modernen Einkaufsorganisationen sind Geschwindigkeit und Rechtsgültigkeit entscheidend. Durch die Integration mit ISPnext bleibt die Geschwindigkeit im Beschaffungsprozess erhalten. Einkäufer müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Systemen wechseln oder Dokumente manuell hochladen. Mit nur einem Klick wird der gesamte Unterzeichnungsprozess gestartet, inklusive eines vollständigen Audit-Trails. Diese nahtlose Integration ermöglicht es Unternehmen, ihre Time-to-Contract deutlich zu verkürzen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zu professionalisieren."