Gewinne erzielen im Vertragsmanagement

Die vertraglichen Vereinbarungen innerhalb von Unternehmen sind oft begrenzt und fragmentiert. „Sie beschränken sich dann auf das Anfangs- und Enddatum und die Angaben zur Person, die für diesen Lieferanten verantwortlich ist“, so Leppers. Das Enddatum sei nur ein kleiner Teil des Puzzles, fuhr er fort.

„Vertragsmanagement beinhaltet viel mehr. Zumindest sollte es das.“ Er verweist zunächst auf die Suche und Auswahl der richtigen Lieferanten, auch bekannt als Sourcing. Danach folgen Schritte wie die Ausarbeitung des Vertrags, seine interne Genehmigung, die (digitale) Unterzeichnung und die Überwachung seiner Nutzung. 

Monitoring von Verträgen

Die Vertragsüberwachung beinhaltet natürlich auch die Überwachung der finanziellen Bedingungen, wie der Vereinbarungen über den Preis und die Bedingungen, zu denen der Preis geändert werden kann, aber auch Preisindexierungen und Boni. Wenn einem vereinbarte Boni entgehen, kostet das das Unternehmen Geld. Unklare Indexierungen führen zu unangenehmen finanziellen Überraschungen. Wenn man mehrere Lieferanten für dasselbe Produkt oder dieselbe Dienstleistung hat, ist das für die gesamte Kette ineffizient. Auch aus finanzieller Sicht. Außerdem kommt es auf die Leistungen an, z.B. auf Qualität und Lieferzeiten, aber auch auf die notwendigen Zertifizierungen. „Oft liegt der Schwerpunkt auf dem Vertragsabschluss, ein Prozess, der Monate dauern kann. Aber das ist nur der Anfang. Ein durchschnittlicher Vertrag hat eine Laufzeit von drei bis fünf Jahren. Und die Vertragserfüllung ist das Einzige, was wirklich zählt. Die verdient also mehr Aufmerksamkeit.“ 

Zum Beispiel die Kündigungsfristen. „Wenn ein Vertrag einmal fristgerecht gekündigt wird, kann er nicht mehr stillschweigend verlängert werden. Man muss dann nicht unnötig für Dienstleistungen bezahlen und hat die Investition für eine Vertragsmanagementlösung sofort wieder wettgemacht.“

„Oft liegt der Schwerpunkt auf den Vertragsabschluss, aber das Einzige, was wirklich zählt, ist die Vertragserfüllung.“ 

Dirk Jan Leppers, Solution Consultant | ISPnext

Spend under management 

Leppers fügt hinzu, dass Einblicke in alle Ausgaben des Unternehmens eine notwendige Voraussetzung für ein gutes Vertragsmanagement sind. „Man will, dass die Mitarbeiter des Unternehmens die bestehenden Verträge nutzen. Dazu müssen diese auch jedem bekannt sein. Gleichzeitig werden aber auch alle möglichen Dinge außervertraglich eingekauft. Diese Posten, die wir „off-contract“ nennen, machen manchmal bis zu 40 Prozent der gesamten Ausgaben aus. Hier kann man eine Menge Geld sparen.“ 

Compliance wird immer wichtiger

In der Regel ist ein negatives Ereignis der Auslöser zum Handeln, bemerkt Leppers. „Zum Beispiel, wenn ein Audit ergibt, dass Vereinbarungen nicht ausreichend festgehalten wurden. Oder auf Anweisung einer Aufsichtsbehörde.“ Zur Veranschaulichung verweist er auf den Finanzsektor. „Dort ist Compliance ein sehr wichtiges Thema. Banken und Versicherer müssen nachweisen können, dass alle Lieferanten die Gesetze und Vorschriften einhalten. Alle Gefahren für die eigene Leistungserbringung müssen abgedeckt werden.“ 

Ausbleibende Lieferungen sind ebenfalls ein Auslöser zum Ergreifen von Maßnahmen. „Nehmen Sie die Fahrradindustrie. Viele Teile werden in Südostasien hergestellt und in Osteuropa montiert. Während der Pandemie stieg die Nachfrage nach Fahrrädern, wohingegen die Produktion stagnierte. Man hat ein großes Problem, wenn sich dann herausstellt, dass es keine deutlichen Vereinbarungen über Lieferungen und Preise gibt.“ 

Aktion keine Reaktion

„Aber es muss nicht erst etwas schieflaufen“, betont Leppers. „Lieber nicht, denn dann ist man im Grunde zu spät dran.“ Der erste Vorteil eines aktiven Vertragsmanagements liegt in der Auswahl der Lieferanten. „Mit einem Beschaffungssystem kann man gleichzeitig verschiedene Parteien auf dem Markt zu unterschiedlichen Aspekten befragen. Auf der Grundlage der Antworten trifft man seine Wahl.“ 

Der Vertrag kann dann auch in digitaler Form zustandekommen. „Keine komplizierten Überarbeitungen oder Versionen mehr, sondern alles in einem System. Wenn ein Mitarbeiter den Job wechselt, gehen nicht alle Informationen verloren. Vereinbarungen stehen nicht in irgendwelchen einzelnen Word-Dokumenten und E-Mails, sondern sind alle in Ihrem System zu finden.“ 

Digitale Unterzeichnung

Wenn Verträge erst einmal vollständig digital erstellt wurden, ist die digitale Unterzeichnung ein natürlicher nächster Schritt. „Anwälte legen oft noch Wert auf eine traditionelle Unterschrift, aber die digitale Unterzeichnung ist in Europa weithin akzeptiert und rechtsgültig“, erklärt Leppers. „Die digitale Verifizierung der unterzeichnenden Personen ist sogar sicherer als die altmodische Unterschrift.“ 

Die Vorteile der digitalen Vertragsunterzeichnung sind vielfältig: unabhängig von Zeit und Ort, effizienter und schneller. „Denken Sie zum Beispiel an Verträge mit Gesundheitsdienstleistern, die regelmäßig neu unterzeichnet werden müssen. In einem aktuellen Beispiel waren von 1.800 Verträgen bereits 90 % innerhalb einer Woche unterzeichnet. Das hätte physisch ein Vielfaches an Zeit in Anspruch genommen. Ganz zu schweigen von den (Porto-)Kosten und den Umweltauswirkungen durch das Drucken.“