Van Lanschot Kempen ist im Finanzsektor tätig und unterliegt daher strenger Regulierung. Seit 2015 nutzt das Unternehmen ISPnext für Spend Analytics, Contract Management und Vendor Rating. Das Service Center Einkauf, Vertragsmanagement & Facilities misst und steigert damit die Vertrags-Compliance und weist Risikomanagement gegenüber Aufsichtsbehörden wie DNB, EBA und NRA nach.
Verträge tauchten oft erst wieder auf, wenn ein Problem auftrat oder sie kurz vor dem Ablauf standen, die Verantwortlichkeit war unklar, und es bestand ein wachsender Bedarf, Beschaffungsausgaben und Risikomanagement gegenüber Finanzaufsichtsbehörden nachzuweisen.
Vendor Management ab 2015 unternehmensweit eingeführt, mit Spend, Verträgen und Vendor Rating als Kernfunktionen, inklusive Migration bestehender Vertragsnummern und Berichtsfeldern speziell für die DNB-Prüfung.
Vollständiger Überblick über auslaufende Verträge und Zuständigkeiten, messbare und gestiegene Vertrags-Compliance sowie fertige Berichte für Risikomanagement-Prüfungen, jetzt erweitert um ein Supplier Portal.
Fragmentierter Vertragsüberblick in einer streng regulierten Branche
Als Finanzinstitut unterliegt Van Lanschot Kempen strenger Regulierung. Das Service Center Einkauf, Vertragsmanagement & Facilities, 2 Einkäufer, 5 Vertragsmanager und 1 Manager, zusammen 6,5 VZÄ, brauchte einen strukturellen Überblick.
-
Verträge tauchten zu spät wieder auf
„Wenn man einen Vertrag mit einem Lieferanten abschließt, taucht dieser oft erst wieder auf, wenn es einen Anlass dafür gibt oder er fast abläuft. Wir hatten den großen Wunsch, unsere Verträge für alle Beteiligten gut zugänglich zu machen", so Peggy Klingers, Head of Procurement.
-
Vendor Management nicht unternehmensweit
„Wir haben 2015 mit der Implementierung von ISPnext begonnen. Zu diesem Zeitpunkt nutzten wir ein anderes System, das aber nicht vollständig zu unserem Wunsch passte, Vendor Management unternehmensweit auszurollen", erzählt Peggy.
-
Wachsender regulatorischer Druck
Nach der Bankenkrise kamen deutlich mehr Vorschriften im Finanzsektor hinzu. Finanzinstitute werden auf Risikomanagement geprüft und müssen für jeden Vertrag eine Exit-Strategie gegenüber DNB, EBA und NRA nachweisen können.
"Mit den klaren Berichtsfeldern in Vendor Management weisen wir je Vertrag nach, wie wir Risikomanagement anwenden."
Von der Implementierung 2015 zu Berichtsfeldern für die DNB-Prüfung
Van Lanschot Kempen baute die Lösung sorgfältig auf: von einer erfolgreichen Systemmigration über unternehmensweites Vendor Management bis zu spezifischen Berichtsfeldern für die Finanzaufsicht.
-
Sorgfältige Implementierung und Datenmigration
„Wenn man von einem System zum anderen wechselt, verliert man immer auch etwas. Wir waren an das alte System gewöhnt und mussten plötzlich mit neuen Dashboards arbeiten", so Peggy. In Zusammenarbeit mit ISPnext wurden alle Vertragsnummern aus dem alten System extrahiert und importiert.
-
Spend, Verträge und Vendor Rating kombiniert
„ISPnext hat ein enorm benutzerfreundliches und übersichtliches System. So kann ich für jeden Vertrag anhand grüner Punkte sehen, ob wir compliant sind", erzählt Peggy. Vertragsmanager können eigene Verträge aufrufen; wo das noch nicht geschieht, erstellt Peggys Team Berichte gefiltert nach Vertragsart, Ablaufdatum und Exit-Plan.
-
Berichtsfelder speziell für die DNB-Prüfung
Für jeden Vertrag kann Van Lanschot Kempen angeben, ob ein Risk Assessment vorliegt, ob der Vertrag bei De Nederlandsche Bank im Scope ist und ob ein Exit-Plan, eine Exit-Klausel und eine Exit-Strategie vorhanden sind, Berichtsfelder, die bei einer Prüfung sofort verfügbar sind.
-
Akzeptanz durch Präsentationen und Nutzerrechte
Van Lanschot Kempen hält regelmäßig interne Präsentationen über ISPnext, um die breite Nutzung zu fördern. Mit Benutzerprofilen je Mitarbeitendem stellt die Organisation sicher, dass jeder nur sieht, wofür er Rechte hat oder was er benötigt.
Messbare Vertrags-Compliance und fertige Risikoberichte
Van Lanschot Kempen hat nun strukturellen Einblick in auslaufende Verträge und interne Zuständigkeiten und kann Compliance direkt gegenüber Aufsichtsbehörden nachweisen, mit einem Supplier Portal als nächstem Schritt.
Was es Van Lanschot Kempen bringt
- Unternehmensweit sichtbare und zugängliche Verträge mit klarer Zuständigkeit
- Automatische Erinnerung bei auslaufenden Verträgen
- Messbare und steigende Vertrags-Compliance durch Verknüpfung von Spend und Verträgen
- Sofort verfügbare Berichte für DNB-, EBA- und NRA-Prüfungen, Risk Assessment, Scope und Exit-Strategie je Vertrag
- Erweiterung um ein Supplier Portal, mitgestaltet nach eigenen Anforderungen
Häufig gestellte Fragen zu Risikomanagement und Vertrags-Compliance bei Van Lanschot Kempen
Van Lanschot Kempen ist ein niederländischer Finanzdienstleister. Als Finanzinstitut unterliegt das Unternehmen strenger Regulierung und wird unter anderem von De Nederlandsche Bank (DNB) auf Risikomanagement geprüft.
Van Lanschot Kempen nutzt Spend, Verträge (Contract Management) und Vendor Rating (Vendor Management), seit der Implementierung von ISPnext im Jahr 2015.
Für jeden Vertrag kann Van Lanschot Kempen angeben, ob ein Risk Assessment durchgeführt wurde, ob der Vertrag bei der DNB im Scope ist und ob ein Exit-Plan, eine Exit-Klausel und eine Exit-Strategie vorhanden sind, Berichtsfelder, die bei einer DNB-, EBA- oder NRA-Prüfung sofort verfügbar sind.
Durch die Verknüpfung von Spend und Verträgen kann Van Lanschot Kempen die Vertrags-Compliance messen und gezielt verbessern, etwas, das zuvor nicht sichtbar gemacht werden konnte.
Der Wechsel erforderte eine sorgfältige Datenmigration: In Zusammenarbeit mit ISPnext wurden alle Vertragsnummern aus dem alten System extrahiert und in das neue System importiert, sodass keine Informationen verloren gingen.
Van Lanschot Kempen befindet sich in der Implementierungsphase eines Supplier Portals im Rahmen des Linked-Plans. Durch Interviews und Gespräche erfasst ISPnext die Anforderungen der Organisation, sodass auch Lieferanten künftig Einblick in relevante Dokumentation erhalten.
Entdecken Sie, was ISPnext für Ihre Organisation leisten kann
Laden Sie kostenlos das Whitepaper Contract Management in 5 Schritten herunter und holen Sie mehr Wert aus Ihren Verträgen.
