Leolux, ein niederländischer Möbelhersteller aus Venlo, verarbeitet rund 5.000 Eingangsrechnungen pro Jahr mit AP Automation von ISPnext, verbunden mit dem ERP-System Infor LN. Seit dem Start im Jahr 2009 ist die Lösung mit Leolux mitgewachsen, mit dem Wechsel zur Cloud-Version 2024 als nächstem Schritt.
Rechnungen landeten auf Schreibtischen und in Schubladen, die Bearbeitung erfolgte manuell und war fehleranfällig, und niemand hatte den vollen Überblick über den Status einer Rechnung, zudem verbrachte die IT viel Zeit mit der technischen Verwaltung der lokalen Lösung.
Wechsel zur Cloud-Version von AP Automation im Jahr 2024, passend zur breiteren IT-Strategie, sich weniger auf lokale Systeme zu verlassen. In enger Zusammenarbeit zwischen IKT und Finanzen wurde die Software auf den Prozess ausgerichtet, mit automatischer Erkennung und Weiterleitung von Rechnungen.
Kein technischer Verwaltungsaufwand mehr, garantierte Verfügbarkeit, vollständiger Einblick in jeden Schritt des Rechnungsprozesses und eine skalierbare Lösung, die mit steigenden Volumina mühelos mitwächst.
Von Papierrechnungen auf Schreibtischen zur Prozesskontrolle
Bevor Leolux den Rechnungsprozess digitalisierte, war die Bearbeitung zeitaufwändig und fehleranfällig. Rechnungen waren im gesamten Unternehmen verstreut und niemand hatte den vollen Überblick, wer wofür verantwortlich war.
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Manuelle Bearbeitung war zeitaufwändig und fehleranfällig
„Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen war zeitaufwändig und fehleranfällig", sagt John Stikkelbroeck, Team Leader ICT bei Leolux. „Wir wollten vor allem den Prozess vereinfachen, beschleunigen und digitalisieren, und das ist uns gelungen."
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Rechnungen gingen buchstäblich verloren
„Rechnungen lagen überall, auf Schreibtischen, in Schubladen, manchmal sogar verloren. Wir hatten den Prozess nicht im Griff", blickt John zurück. „Das musste sich ändern."
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Wachsender Bedarf an skalierbarer, cloudbasierter Technologie
Leolux wollte sich weniger auf lokale Systeme verlassen und mehr skalierbare Technologie einsetzen, ein Wunsch, der 2024 zum Wechsel auf die Cloud-Version von AP Automation führte.
"Man sieht, wie die Teams ihre Arbeit wieder in den Griff bekommen, und die Ruhe, die das für die Abteilung bedeutet, ist Gold wert."
Von der Digitalisierung zur Cloud: gemeinsam mit Finanzen eingerichtet
Leolux baute die Lösung schrittweise auf: von der Digitalisierung und Standardisierung des Rechnungsprozesses über die enge Zusammenarbeit zwischen IKT und Finanzen bis zum Wechsel in die Cloud im Jahr 2024.
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Digitalisierung und Standardisierung des Rechnungsprozesses
„Durch die Digitalisierung und Standardisierung konnten wir den Prozess umkehren. Jetzt geht alles digital ein, wir wissen genau, wer was zu tun hat, und die Genehmigungen laufen viel reibungsloser", so John.
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Wechsel zur Cloud-Version AP Automation
Die Umstellung auf die Cloud-Version, AP Automation, folgte 2024. „Wir wollen uns weniger auf lokale Systeme verlassen und mehr skalierbare Technologie einsetzen", erklärt John. „Die Cloud-Lösung von ISPnext passt gut dazu."
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Zusammenarbeit zwischen IKT und Finanzen
„Unsere Aufgabe als IKT ist es, zu unterstützen, aber die Finanzabteilung weiß genau, wo die Engpässe sind", sagt John. „Dieses Zusammenspiel war wichtig: Wir haben uns gemeinsam angeschaut, was der Prozess braucht, und die Software entsprechend eingerichtet."
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Schnelle und strukturierte Umsetzung
„Der Ansatz war klar, die Kommunikationswege kurz. Es gab ein echtes Tempo, ohne die Qualität aus den Augen zu verlieren", sagt John. „Der Projektleiter war sachkundig und hat sich in unsere Situation hineinversetzt."
Kein technischer Verwaltungsaufwand mehr, voller Einblick und Raum zum Wachsen
Mit der Cloud-Version von AP Automation ist der technische Verwaltungsaufwand bei Leolux vollständig entfallen, während das Team nun genau weiß, wo sich jede Rechnung befindet, auch wenn die Volumina weiter steigen.
Was es Leolux bringt
- Kein technischer Verwaltungsaufwand mehr, Updates erfolgen automatisch und die Verfügbarkeit ist garantiert
- Voller Einblick in jeden Schritt des Rechnungsprozesses, vom Eingang bis zur Bearbeitung
- Kürzere Durchlaufzeiten und geringere Arbeitsbelastung durch automatische Erkennung und Weiterleitung von Rechnungen
- Skalierbare Lösung, die gut funktioniert, egal ob zehntausend oder fünfzigtausend Rechnungen
- Enge Zusammenarbeit zwischen IKT und Finanzen, mit Software, die zu den täglichen Arbeitsabläufen passt
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsverarbeitung in der Cloud bei Leolux
Die Leolux Furniture Group ist ein niederländischer Möbelhersteller, der im In- und Ausland einen guten Namen hat. In seiner Fabrik in Venlo entwirft und produziert Leolux seit der Gründung 1934 moderne, langlebige Möbel mit Charakter.
Leolux nutzt AP Automation, die Lösung von ISPnext zur Rechnungsverarbeitung im Rahmen des Source-to-Pay-Modells, verbunden mit dem ERP-System Infor LN.
Leolux arbeitet seit 2009 mit (früheren Versionen von) AP Automation. 2024 wechselte das Unternehmen zur Cloud-Version.
Leolux verarbeitet rund 5.000 Eingangsrechnungen pro Jahr mit AP Automation.
Mit der Cloud-Version ist der technische Verwaltungsaufwand bei Leolux entfallen: Updates erfolgen automatisch, die Verfügbarkeit ist garantiert und die IT-Abteilung muss sich nicht mehr um Managementvorfälle kümmern.
Die IKT-Abteilung ermöglichte das Projekt, während die Finanzabteilung genau wusste, wo die Engpässe lagen. Gemeinsam legten sie fest, wie die Software eingerichtet werden sollte, sodass das System heute gut zu den täglichen Arbeitsabläufen passt.
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