Schrittweise Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung und bessere Kostenkontrolle bei Verstegen

09 März 2026

Verstegen Spices & Sauces ist seit 1886 ein Begriff. Das Rotterdamer Familienunternehmen, das mittlerweile in der vierten Generation geführt wird, ist in mehr als 30 Ländern tätig und weltweit für seine hochwertigen Gewürze und Saucen bekannt. Qualität, Transparenz und Nachhaltigkeit bilden das Fundament des Unternehmens, nicht nur in der Lieferkette vom Erzeuger zum Verbraucher, sondern auch in der internen Betriebsführung.

Um weiteres Wachstum und Professionalisierung zu unterstützen, hat Verstegen mit einer umfassenden Optimierung der Prozesse und der Organisationsstruktur begonnen. Digitalisierung und „In Control“ sind dabei klare Schwerpunkte. In diesem Zusammenhang entschied sich Verstegen für eine schrittweise Ausweitung der Zusammenarbeit mit ISPnext, mit einem klaren Fokus auf AP Automation, E-Invoicing und intelligenter Unterstützung mit nextAI. Wir sprachen mit Paul Mennen, Manager Finance & Control bei Verstegen Spices & Sauces.

Effizientere Bearbeitung von Kostenabrechnungen

Der unmittelbare Anlass für die weitere Professionalisierung mit ISPnext lag in der Bearbeitung eingehender Kostenrechnungen. Insbesondere bei den indirekten Kosten bestand Bedarf an mehr Effizienz und einer besseren Vorabkontrolle. Paul: „Der Anlass für die Zusammenarbeit mit ISPnext war die effizientere Bearbeitung eingehender Kreditorenrechnungen und die Vorabgenehmigung von Kostenrechnungen, nicht für den Einkauf von Rohstoffen.“

Ein wichtiger Ausgangspunkt dabei war die Anbindung an die ERP-Landschaft von Verstegen: „Dies in Kombination mit dem ERP-System M3 Cloud von Infor.“ Die gewählte Lösung musste nicht nur zur aktuellen Situation passen, sondern auch zur geplanten Cloud-Umstellung.

AP Automation als nächster Schritt nach ISP-Invoice

Verstegen nutzt bereits seit geraumer Zeit die On-Premise-Lösung von ISPnext für die Rechnungsbearbeitung. Diese Erfahrung bildet eine wichtige Grundlage für den nächsten Schritt in Richtung weiterer Automatisierung. Paul erklärt: „Wir haben als Unternehmen bereits Erfahrung mit ISPnext und erwarten, mit Procurement und AP Automation den nächsten Schritt in Richtung Professionalisierung machen zu können.“

Mit AP Automation automatisiert Verstegen den gesamten Prozess rund um eingehende Kostenrechnungen, vom Eingang über die Genehmigung bis zur Bearbeitung. Dabei spielt die elektronische Rechnungsstellung eine wichtige Rolle. Rechnungen werden digital und standardisiert über Peppol, das europäische Netzwerk für den sicheren elektronischen Rechnungsaustausch, übermittelt. Dies erhöht die Qualität der Rechnungsdaten, verringert das Fehlerrisiko und macht den Prozess besser skalierbar.

nextAI und Zeilenerkennung: weniger Handarbeit, mehr Kontrolle

Innerhalb der AP-Automatisierung wird Verstegen nextAI einsetzen. nextAI for AP Automation unterstützt die automatische Erkennung und Interpretation von Rechnungsdaten und trägt so dazu bei, die Anzahl manueller Vorgänge zu reduzieren. Ein wichtiger Bestandteil davon ist die Zeilenerkennung. Diese Funktion erkennt automatisch Rechnungszeilen wie Mengen, Preise und Beschreibungen. Dadurch können Kostenrechnungen auf Zeilenebene verarbeitet und geprüft werden. Dies erhöht die Genauigkeit und ermöglicht eine bessere Analyse und Steuerung der Kosten ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Phasenweise Implementierung mit Blick auf die ERP-Roadmap

Da Verstegen derzeit noch mit Infor M3 vor Ort arbeitet, hat man sich für eine schrittweise Implementierung entschieden. Neben AP Automation werden auch digitale Bestellungen und strukturierte Beschaffungsprozesse eingeführt. Nach der Umstellung auf Infor M3 Cloud besteht die Möglichkeit, innerhalb der Cloud-Landschaft weiter auf Procurement zu skalieren. So fügt sich die ISPnext-Plattform nahtlos in die umfassendere IT- und Digitalisierungsstrategie von Verstegen ein.

Erfahrung und Vertrauen in die Zusammenarbeit

Obwohl sich ein Teil der Lösungen noch in der Implementierungs- und Startphase befindet, wird die Zusammenarbeit mit ISPnext als positiv empfunden. Die Implementierung verläuft reibungslos, Fragen werden schnell bearbeitet und klar beantwortet. Auch das Vertrauen in das Projektteam wird ausdrücklich erwähnt, was Zuversicht für ein gutes Ergebnis im Jahr 2026 schafft.

Dieser Ansatz entspricht der Art und Weise, wie ISPnext Organisationen begleitet: schrittweise, pragmatisch und mit Blick auf Prozesse und Menschen.

Bei Verstegen, insbesondere in den Bereichen Finanzen und Einkauf, blickt man mit Zuversicht auf den eingeschlagenen Weg. Es besteht die Zuversicht, dass die Arbeit mit der ISPnext-Software dazu beiträgt, effizienter zu arbeiten und mehr Kontrolle über die Betriebskosten und den zugrunde liegenden Geschäftsprozess zu erlangen: „Wir sind zuversichtlich, dass der eingeschlagene Weg, mit der ISPnext-Software zu arbeiten, uns helfen wird, effizienter zu arbeiten und mehr Kontrolle über unsere Betriebskosten und den zugrunde liegenden Geschäftsprozess zu erlangen.“

Dieses Vertrauen basiert unter anderem auf früheren Erfahrungen mit ISPnext. Die langjährige Erfahrung gibt uns die Gewissheit, dass sowohl die Beschaffungs- als auch die AP-Automatisierungslösung gut zum M3 Cloud ERP passen werden, wodurch die Effizienz im Verwaltungsbereich weiter gesteigert werden kann.

„Wir sind überzeugt, dass der eingeschlagene Weg, mit ISPnext-Software zu arbeiten, uns dabei helfen wird, effizienter zu arbeiten und unsere Betriebskosten und die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse besser in den Griff zu bekommen.“

Paul Mennen, Manager Finance & Control | Verstegen Spices

Über Verstegen Spices & Sauces

Verstegen Spices & Sauces ist ein niederländisches Familienunternehmen, das 1886 gegründet wurde und in mehr als 30 Ländern tätig ist. Das Unternehmen ist bekannt für hochwertige Kräuter, Gewürze und Saucen und arbeitet intensiv mit lokalen Bauern in den Herkunftsländern zusammen. Transparenz, Nachhaltigkeit und Qualität stehen im Mittelpunkt der Lieferkette vom Landwirt bis zum Verbraucher. Mit dem Einsatz von AP Automation, E-Invoicing und nextAI von ISPnext arbeitet Verstegen an der weiteren Digitalisierung, Effizienz und Kontrolle seiner Verwaltungsprozesse.

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Häufig gestellte Fragen

1. Warum sind digitale Beschaffung und Rechnungsbearbeitung für Unternehmen wie Verstegen wichtig?

Für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten und wachsenden Kostenströmen ist die Kontrolle über indirekte Ausgaben unerlässlich. Digitale Beschaffung und Rechnungsbearbeitung sorgen für Übersichtlichkeit, schnellere Genehmigungen und eine bessere Kontrolle der Betriebskosten, ohne den primären Prozess zu belasten.

2. Was ist der Unterschied zwischen traditioneller Rechnungsbearbeitung und AP Automation?

Die traditionelle Rechnungsbearbeitung erfolgt oft manuell und fragmentiert. AP Automation automatisiert den gesamten Prozess des Empfangs, Abgleichs, der Genehmigung und Verbuchung von Rechnungen. Dies reduziert Fehler, beschleunigt die Durchlaufzeiten und erhöht die Zuverlässigkeit der Finanzprozesse.

3. Welche Rolle spielt die elektronische Rechnungsstellung innerhalb der AP-Automatisierung?

Die elektronische Rechnungsstellung sorgt für einen standardisierten, digitalen Empfang von Rechnungen, beispielsweise über Peppol. Dies erhöht die Qualität der Rechnungsdaten, verringert das Fehlerrisiko und macht den Rechnungsprozess besser skalierbar.

4. Wie unterstützt AP Automation die Vorabgenehmigung und Kostenkontrolle?

AP Automation ermöglicht es, Kostenrechnungen vorab anhand von Budgets und Genehmigungsabläufen zu prüfen. Dadurch entsteht Kontrolle, bevor Kosten endgültig verbucht werden, und finanzielle Überraschungen im Nachhinein werden vermieden.

5. Was ist nextAI für AP Automation?

nextAI ist die KI-Ebene innerhalb von AP Automation von ISPnext. Diese Technologie unterstützt die automatische Erkennung und Interpretation von Rechnungsdaten mit dem Ziel, die Anzahl manueller Vorgänge zu reduzieren und die Verarbeitungszuverlässigkeit zu erhöhen.

6. Wie funktioniert die Zeilenerkennung innerhalb von nextAI?

Die Zeilenerkennung erkennt automatisch Rechnungszeilen wie Mengen, Preise und Beschreibungen. Dadurch können Rechnungen auf Zeilenebene verarbeitet und überprüft werden, was insbesondere bei komplexeren Kostenrechnungen zusätzliche Transparenz und Genauigkeit bietet.

7. Welche Vorteile bietet die Zeilenerkennung in der Praxis?

Durch die automatische Zeilenerkennung wird die Notwendigkeit manueller Eingaben reduziert. Dies verkürzt die Verarbeitungszeiten, verringert Fehler und erhöht die Konsistenz in der Finanzbuchhaltung. Darüber hinaus unterstützt es eine bessere Analyse und Berichterstattung von Kosten.

8. Warum entscheidet sich Verstegen für eine schrittweise Implementierung mit ISPnext?

Verstegen arbeitet derzeit mit Infor M3 und hat das Ziel, auf Infor M3 Cloud umzusteigen. Durch die schrittweise Implementierung kann das Unternehmen schrittweise professionalisiert werden und die Anbindung an die ERP-Roadmap bleibt gewährleistet.

9. Wie fügt sich ISPnext in die ERP-Landschaft von Verstegen ein?

ISPnext wurde für die Integration in ERP-Systeme wie Infor M3 und Infor M3 Cloud entwickelt. Die Lösungen unterstützen sowohl On-Premise- als auch Cloud-Umgebungen und sind auf zukünftige IT-Entwicklungen ausgerichtet.

10. Was bringt dieser Ansatz Verstegen für die Zukunft?

Die Kombination aus E-Invoicing, AP Automation und nextAI bildet eine zukunftssichere Grundlage. Damit kann Verstegen administrative Prozesse weiter automatisieren, effizienter arbeiten und besser auf Wachstum und sich ändernde Anforderungen reagieren.