Verstegen entscheidet sich fur eine stufenweise Digitalisierung der Rechnungsverarbeitungsprozesse, mit klarem Fokus auf Effizienz, Kostenkontrolle und Ausrichtung auf die ERP-Roadmap.
Effizientere Verarbeitung eingehender Kostenrechnungen und vorgelagerte Budgetgenehmigung ohne Beeintrachtigung der ERP-Roadmap.
Stufenweise Implementierung von AP Automation, Peppol-E-Invoicing und nextAI-Zeilenerkennung, abgestimmt auf Infor M3 On-Premise und Cloud.
Bessere Kontrolle uber Betriebskosten, weniger manuelle Vorgange und eine zukunftssichere Grundlage fur weitere Digitalisierung.
Die Herausforderung: Kontrolle uber Kostenrechnungen
Verstegen Spices & Sauces ist ein internationales Familienunternehmen, das 1886 gegruntet wurde und in mehr als 30 Landern aktiv ist. Das Rotterdamer Unternehmen ist weltweit bekannt fur hochwertige Krauter, Gewurze und Saucen.
Der unmittelbare Anlass fur die Erweiterung der Zusammenarbeit mit ISPnext war die Verarbeitung eingehender Kostenrechnungen fur indirekte Ausgaben. Paul Mennen, Manager Finance & Control: "Der Anlass fur die Zusammenarbeit mit ISPnext war die effizientere Verarbeitung eingehender Kreditorenrechnungen und die vorgelagerte Sicherstellung von Budgetgenehmigungen fur Kostenrechnungen, nicht fur Rohstoffeinkaufe."
Neben der Effizienz war auch die nahtlose Integration in die bestehende ERP-Landschaft eine klare Anforderung, ebenso wie die Bereitschaft für die geplante Cloud-Migration.
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Manuelle Rechnungsverarbeitung
Eingehende Kostenrechnungen wurden manuell verarbeitet, was zeitaufwendig war und Fehlerquellen mit sich brachte.
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Keine vorgelagerte Budgetkontrolle
Budgetgenehmigungen für Kostenrechnungen verliefen unstrukturiert: kein digitaler Workflow, keine vorgelagerte Prüfung.
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ERP-Migration in die Cloud
Verstegen arbeitete noch On-Premise mit Infor M3 und bereitete die Migration zu Infor M3 Cloud vor. Die Losung musste beide Umgebungen unterstutzen.
ISPnext hilft uns, effizienter zu arbeiten und mehr Kontrolle uber unsere Betriebskosten und die zugrundeliegenden Geschaftsprozesse zu gewinnen.
Stufenweiser Ansatz: AP Automation, Peppol und nextAI
AP Automation automatisiert den gesamten eingehenden Rechnungsprozess. Über das Peppol-Netzwerk übermitteln Lieferanten Rechnungen digital in einem standardisierten Format. Dies erhöht die Datenqualität und macht manuelle Eingaben überflüssig. nextAI übernimmt die automatische Erkennung von Rechnungspositionen auf Zeilenebene. Die Implementierung ist bewusst stufenweise gestaltet, abgestimmt auf die geplante ERP-Migration zu Infor M3 Cloud.
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AP Automation
Automatisierung des gesamten eingehenden Rechnungsprozesses: vom Empfang uber die Genehmigung bis zur Buchung in Infor M3. Budgetgenehmigungen werden vorgelagert gesichert.
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E-Invoicing via Peppol
Digitaler, standardisierter Rechnungsempfang uber das europaische Peppol-Netzwerk verbessert Datenqualitat, eliminiert manuelle Eingaben und bereitet Verstegen auf EU-Pflichten vor.
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nextAI Zeilenerkennung
KI-gestutzte Erkennung von Rechnungspositionen (Mengen, Preise, Beschreibungen) auf Positionsebene - weniger Handarbeit, mehr Genauigkeit und detaillierte Kostenanalysen.
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Zukunftsorientierte Implementierung
Stufenweiser Rollout abgestimmt auf die geplante ERP-Migration zu Infor M3 Cloud, mit Erweiterung auf Procurement nach Abschluss der Migration.
Zusammenarbeit und Ergebnisse
Obwohl sich Teile der Implementierung noch in der Anlaufphase befinden, erlebt Verstegen die Zusammenarbeit mit ISPnext als konstruktiv und zielgerichtet. Fragen werden schnell und klar beantwortet, das Vertrauen in das Projektteam ist hoch.
In den Bereichen Finance und Einkauf blickt man zuversichtlich auf den eingeschlagenen Weg: weniger manuelle Verarbeitung, bessere Kostenkontrolle und eine solide Grundlage fur die weitere Digitalisierung in 2026 und daruber hinaus.
Vorteile fur Verstegen
- Effizientere Verarbeitung eingehender Kostenrechnungen
- Vorgelagerte Budgetgenehmigung uber digitale Workflows
- Bessere Datenqualitat durch standardisiertes E-Invoicing via Peppol
- Weniger manuelle Vorgange dank nextAI-Zeilenerkennung
- Zukunftssichere Ausrichtung auf Infor M3 Cloud
Häufig gestellte Fragen
AP Automation automatisiert den gesamten Rechnungsprozess vom Empfang über die Genehmigung bis zur Buchung. Verstegen nutzt es, um Kostenrechnungen effizienter zu verarbeiten, manuelle Eingaben zu eliminieren und Budgetgenehmigungen vorgelagert zu sichern.
Peppol ist das europäische Standardnetzwerk für den Austausch elektronischer Rechnungen. Rechnungen werden digital in einem standardisierten Format übermittelt, was Fehler reduziert, die Datenqualität erhöht und den Prozess skalierbar macht.
nextAI erkennt und interpretiert Rechnungsdaten automatisch und reduziert manuelle Schritte erheblich, insbesondere durch die Zeilenerkennung, die Rechnungspositionen automatisch ausliest.
Die Zeilenerkennung identifiziert automatisch Rechnungspositionen wie Mengen, Preise und Beschreibungen. So können Rechnungen auf Positionsebene geprüft werden, für mehr Genauigkeit und detaillierte Kostenanalysen.
ISPnext ist für die Integration sowohl mit Infor M3 On-Premise als auch Infor M3 Cloud ausgelegt und unterstützt Verstegens aktuelle Umgebung sowie die geplante ERP-Cloud-Migration.
Kostenrechnungen werden vor der Buchung gegen genehmigte Budgets geprüft. Überschreitungen werden erkannt und über Workflows zur Freigabe weitergeleitet, finanzielle Überraschungen werden so vermieden.
Verstegen migriert schrittweise von Infor M3 On-Premise in die Cloud. Der stufenweise Ansatz stellt sicher, dass die Automatisierung zur aktuellen Situation passt und nach der Cloud-Migration nahtlos skaliert.
Nach der erfolgreichen Implementierung von AP Automation und E-Invoicing ist der nächste Schritt die Erweiterung auf Procurement innerhalb von Infor M3 Cloud, sobald die Cloud-Migration abgeschlossen ist.
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