NOKERA suchte nach Möglichkeiten, die Effizienz der Buchhaltungsprozesse durch automatisierte Rechnungsverarbeitung zu steigern. In einer Phase schnellen Wachstums wurde ISPnext AP Automation in Dynamics 365 implementiert, mit einer ROI, die bereits nach 3 Monaten erreicht wurde.
Manuelle Rechnungsverarbeitung verursachte Verzögerungen, hohe Fehlerquoten und zu viel Belastung für die Buchhaltung, in einer Phase schnellen Unternehmenswachstums.
ISPnext AP Automation in Dynamics 365 F&O implementiert mit automatischem Bestellabgleich, zentraler Datenverarbeitung und strukturiertem Genehmigungsworkflow.
± 17.000 Rechnungen im ersten Jahr verarbeitet, ROI nach 3 Monaten erreicht (erwartet: 6 Monate) und Kapazitäten für andere Abteilungen freigesetzt.
Die Herausforderung: manuelle Verarbeitung bei schnellem Wachstum
Vor der Implementierung von ISPnext kämpfte NOKERA mit mehreren Hindernissen. Manuelle Rechnungsverarbeitung führte zu Verzögerungen und hohen Fehlerquoten. Mit zunehmendem Unternehmenswachstum stieg das Rechnungsvolumen, ohne dass der Prozess mitwuchs.
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Manuelle Verarbeitung nicht skalierbar
Jede Rechnung musste manuell erfasst, zugewiesen und genehmigt werden. Bei steigendem Volumen kostete dies immer mehr Zeit und erhöhte das Fehlerrisiko, mit Zahlungsverzögerungen als Folge.
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Unzureichende ERP-Integration
Rechnungen konnten nicht direkt in Dynamics 365 F&O verarbeitet werden. Die Zuweisung zu Kostenstellen und Genehmigungsrouten war umständlich, ohne automatische Validierung gegen Bestellungen.
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Kapazitätsdruck in der Buchhaltung
Die Buchhaltungsabteilung verbrachte zu viel Zeit mit Routineaufgaben. Dies schränkte die Kapazität für Analyse und Kontrolle ein, genau dann, wenn mehr finanzielle Steuerung benötigt wurde.
„Mit der Digitalisierung unserer Rechnungsverarbeitung haben wir einen enormen Effizienzsprung gemacht.“
ISPnext AP Automation in Dynamics 365 F&O
Die Implementierung startete im Februar 2023 und ging im April 2023 live, innerhalb von drei Monaten. ISPnext integrierte sich nahtlos in Dynamics 365 F&O und gleicht eingehende Rechnungen automatisch mit Bestellungen ab.
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Go-live in 3 Monaten
Von Kickoff im Februar 2023 bis Go-live im April 2023: NOKERA war innerhalb von drei Monaten live mit ISPnext AP Automation. Der straffe Zeitplan wurde durch einen strukturierten Ansatz und gute Zusammenarbeit eingehalten.
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Automatischer Bestellabgleich
Eingehende Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen in Dynamics 365 F&O abgeglichen. Abweichungen werden sofort gemeldet, die Buchhaltung muss nur noch Ausnahmen bearbeiten.
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Zentralisierte Datenverarbeitung
Alle Rechnungsdaten werden zentral verarbeitet und direkt in Dynamics 365 F&O gebucht. Manuelle Eingabe wurde durch automatisierte Zuweisung zu Kostenstellen und Projekten ersetzt.
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Blind Posting zur weiteren Optimierung
Im Juni 2024 implementierte NOKERA Blind Posting: Rechnungen, die alle Abgleichkriterien erfüllen, werden automatisch gebucht ohne manuelle Prüfung. Dies beschleunigt die Verarbeitung weiter und entlastet die Buchhaltung.
ROI in 3 Monaten, Kapazitäten freigesetzt
NOKERA verarbeitete im ersten Jahr rund 17.000 Rechnungen und erreichte die ROI bereits nach 3 Monaten, die Hälfte der erwarteten Amortisationszeit von 6 Monaten. Die freigesetzte Buchhaltungskapazität wurde in unterbesetzten Abteilungen eingesetzt.
Was NOKERA davon hat
- Rund 17.000 Rechnungen pro Jahr digital in Dynamics 365 F&O verarbeitet
- ROI in 3 Monaten erreicht, die Hälfte der erwarteten Amortisationszeit
- Automatischer Bestellabgleich eliminiert manuelle Prüfung von Standardrechnungen
- Buchhaltungskapazitäten freigesetzt und in unterbesetzten Abteilungen eingesetzt
- Blind Posting (Juni 2024) für weitere Beschleunigung des Verarbeitungsprozesses
Häufig gestellte Fragen zu AP Automation in Dynamics 365
NOKERA Management AG ist ein deutsch-schweizerisches Bauunternehmen, das sich auf modulare und nachhaltige Baukonzepte spezialisiert hat. Das Unternehmen ist in mehreren Ländern tätig und erlebte rund um die ISPnext-Implementierung eine Phase schnellen Wachstums.
NOKERA ging innerhalb von drei Monaten live: von Kickoff im Februar 2023 bis Go-live im April 2023. Die schnelle Implementierung wurde durch einen strukturierten Ansatz und gute Zusammenarbeit zwischen NOKERA und ISPnext ermöglicht.
ISPnext verfügt über eine native Integration mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Rechnungsdaten, Bestellungen und Buchungsregeln werden in Echtzeit ausgetauscht. Bestellabgleich und direkte Buchung erfolgen automatisch.
Blind Posting bedeutet, dass Rechnungen, die alle Abgleichkriterien erfüllen, automatisch gebucht werden, ohne dass ein Mitarbeitender sie manuell prüft. NOKERA implementierte dies im Juni 2024, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit weiter zu erhöhen.
Bei NOKERA wurde die ROI bereits nach 3 Monaten erreicht, die Hälfte der erwarteten Amortisationszeit von 6 Monaten. Die genaue Amortisationszeit hängt von Rechnungsvolumen, manuellem Aufwand und Implementierungsgeschwindigkeit ab.
Ja. ISPnext unterstützt Multi-Entity- und Multi-Land-Umgebungen. NOKERA ist in Deutschland und der Schweiz tätig und verarbeitet Rechnungen für mehrere Einheiten zentral über ISPnext in Dynamics 365 F&O.
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