Nach der Fusion von vier Gemeinden im Jahr 2016 kämpfte Gooise Meren mit fragmentiertem Vertragsmanagement. Mit ISPnext Contract Management stellte die Gemeinde Struktur, Verantwortung und Kontrolle über alle Lieferantenverträge wieder her.
Zwei Drittel der Lieferantenverträge waren nach der Fusion nicht einsehbar, verteilt auf persönliche Laufwerke und Postfächer ehemaliger Mitarbeitender.
Stufenweise Einführung von ISPnext Contract Management: Risikoklassifizierung, Vertragseigentümerschaft und aktives Management pro Vertrag.
Zentraler Überblick über alle Verträge, keine unerwarteten Verlängerungen mehr und bessere Kontrolle über Einkaufsqualität und Nachhaltigkeit.
Von der Fragmentierung zur zentralen Übersicht
Als Richard Roosjen damit begann, alle Gemeindeaufträge zu erfassen, stieß er auf eine fragmentierte Landschaft. Informationen lagen verteilt auf persönlichen Netzwerklaufwerken und in den Postfächern ehemaliger Mitarbeitender. Dadurch fehlte die Kontrolle über Ausgaben und wichtige Informationen für Prüfungen und Berichte waren nicht zugänglich.
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Verträge nach Fusion nicht sichtbar
Nach der Zusammenlegung von Bussum, Muiden, Muiderberg und Naarden im Jahr 2016 waren zwei Drittel der Lieferantenverträge nicht zentral erfasst. Überblick und Kontrolle waren ohne ein zentrales Vertragsregister unmöglich.
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Stille Vertragsverlängerungen
Ohne Überblick über Vertragslaufzeiten erfolgten regelmäßig stille Verlängerungen. Die Gemeinde zahlte sogar jahrelang für die Wartung von Gasflaschen, die längst nicht mehr in Betrieb waren.
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Keine Eigentümerschaft pro Vertrag
Verträge hatten keinen klar benannten Verantwortlichen. Dadurch wurde aktives Vertragsmanagement nicht wahrgenommen und Risiken in Bezug auf Laufzeiten und Nachhaltigkeitsbedingungen blieben unsichtbar.
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Unzureichende Kontrolle über Pflegeverträge
Auch im Sozialbereich fehlte der Überblick über Ausgaben und vertragliche Verpflichtungen, ein Risiko für eine Gemeinde, die über öffentliche Mittel Rechenschaft ablegen muss.
„Wenn man die Vertragslaufzeit nicht im Blick hat, kommt es häufig zu stillen Verlängerungen.“
Schrittweise zu besserem Vertragsmanagement und mehr Nachhaltigkeit
Gooise Meren entschied sich für eine stufenweise Einführung von ISPnext Contract Management. Nicht alles auf einmal, sondern aufgebaut aus der Praxis: zunächst die Grundlage schaffen, dann weiter wachsen in Richtung aktives Lieferantenmanagement und Nachhaltigkeitsmonitoring.
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Risikoklassifizierung von Verträgen
Alle Lieferantenverträge wurden nach Risikoniveau kategorisiert. So weiß die Gemeinde, welche Verträge aktives Management erfordern und welche routinemäßig abgewickelt werden können.
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Vertragseigentümerschaft pro Vertrag
Jedem Vertrag wurde ein fester Eigentümer zugewiesen, der für die Überwachung von Laufzeit, Leistung und Verlängerung oder Kündigung verantwortlich ist. Dies eliminiert stille Verlängerungen.
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Aktives Vertragsmanagement
ISPnext signalisiert automatisch bevorstehende Verlängerungs- oder Kündigungsfristen. Vertragseigentümer erhalten rechtzeitig eine Benachrichtigung und können bewusst über Fortsetzung oder Beendigung entscheiden.
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Nachhaltigkeitsbedingungen überwachen
Gooise Meren integriert Nachhaltigkeitsanforderungen in Verträge und überwacht die Einhaltung über ISPnext. Abweichungen werden frühzeitig erkannt, was zu besserer Einkaufsqualität führt.
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Wissenstransfer an Nachbargemeinden
Die gewonnenen Erkenntnisse und Methoden werden mit Nachbargemeinden geteilt. Gooise Meren gilt als Best Practice für professionelles Vertragsmanagement in der Region.
Kontrolle über Verträge, Kontrolle über die Zukunft
Gooise Meren hat die Kontrolle über sein gesamtes Vertragsportfolio zurückgewonnen. Stille Verlängerungen gehören der Vergangenheit an, die Einkaufsqualität verbessert sich kontinuierlich und die Gemeinde ist bereit für die weitere Professionalisierung.
Was die Gemeinde Gooise Meren davon hat
- Zentraler Überblick über alle Lieferantenverträge, keine Fragmentierung mehr
- Keine stillen Verlängerungen durch automatische Signalisierung von Vertragsfristen
- Fester Eigentümer pro Vertrag, der Verantwortung für aktives Management trägt
- Nachhaltigkeitsbedingungen in Verträgen verankert und aktiv überwacht
- Bessere Einkaufsqualität und Kontrolle über Ausgaben im Sozialbereich
Häufig gestellte Fragen zum Vertragsmanagement für Gemeinden
Die Gemeente Gooise Meren entstand 2016 aus der Fusion der Gemeinden Bussum, Muiden, Muiderberg und Naarden. Die Gemeinde zählt rund 58.000 Einwohner und liegt in der Provinz Noord-Holland.
Bei einer stillen Verlängerung läuft ein Vertrag automatisch weiter, ohne dass eine bewusste Entscheidung getroffen wird. Dies führt zu unnötigen Kosten, verpassten Einkaufschancen und eingeschränktem Lieferantenmanagement. Für Gemeinden stellt dies auch ein Risiko für die öffentliche Rechenschaftspflicht dar.
ISPnext ermöglicht es, jedem Vertrag einen verantwortlichen Eigentümer zuzuweisen. Dieser erhält automatische Benachrichtigungen über bevorstehende Verlängerungs- oder Kündigungsfristen, Leistungsüberprüfungen und Nachhaltigkeitspflichten.
Nachhaltigkeitsanforderungen können als Vertragsbedingungen in ISPnext hinterlegt werden. Das System überwacht die Einhaltung und meldet Abweichungen, so können Gemeinden aktiv auf nachhaltiges Beschaffungswesen steuern.
Ja. ISPnext hilft fusionierten Gemeinden dabei, fragmentierte Vertragsinformationen zu zentralisieren, Eigentümerschaft wiederherzustellen und einen einheitlichen Ansatz für das Vertragsmanagement umzusetzen.
ISPnext bietet auch Lieferantenmanagement, Spend Analytics und AP Automation an. Gemeinden können mit einer Lösung starten und zur vollständigen Plattform wachsen.
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