Marianne Hafkenscheid (Beraterin Vertrags- und Lieferantenmanagement) arbeitet in der Abteilung ILM (Beschaffungsintelligenz & Lieferantenmanagement) des Procurements bei ProRail. Seit 2013 nutzt ProRail ISPnext, um Vendor Rating zu automatisieren und Ausgaben je Einkaufskategorie sichtbar zu machen.
Leistungsmessungen liefen über Excel-Sheets, die schwer zu pflegen waren, Verträge aus SAP waren nicht mit Lieferantenbewertungen verknüpft, und es bestand Bedarf an mehr Einblick in Ausgaben je Einkaufskategorie.
Vendor Rating seit 2013 mit ISPnext automatisiert: rund 600 Umfragen pro Quartal, in denen Mitarbeitende Lieferanten auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten, verknüpft mit Verträgen aus SAP. Daneben ein Pilotprojekt zur zweiseitigen Messung und Category Manager, die Ausgaben je Kategorie abbilden.
Ein automatisierter, wiederholbarer Bewertungsprozess, ein 360-Grad-Bild je Lieferant, ein wachsendes Pilotprojekt zur zweiseitigen Messung und übersichtliche Ausgaben-Dashboards je Einkaufskategorie, mit der Automatisierung von Genehmigungen als nächstem Schritt.
Manuelle Leistungsmessung bot keinen strukturellen Überblick
Die Abteilung ILM (Beschaffungsintelligenz & Lieferantenmanagement) des Procurements bei ProRail benötigt Informationen darüber, wie eingekauft wird, wie viele Lieferanten es je Kategorie gibt und wie zufrieden ProRail mit ihnen ist.
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Leistungsmessung in Excel schwer zu pflegen
„Wir hatten bereits Leistungsmessungen durchgeführt, aber in den Excel-Sheets, die wir damals verwendeten, wurde das Ganze schnell unübersichtlich", erklärt Marianne Hafkenscheid, Beraterin Externe Qualität.
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Verträge in SAP nicht mit Lieferantenleistung verknüpft
Die Verträge werden bei ProRail in SAP aufgeführt und mussten ohne Automatisierung separat für Leistungsmessungen nachverfolgt werden, ein enormer manueller Aufwand.
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Bedarf an Einblick in Ausgaben je Kategorie
ProRail gibt viel Geld für sein Kerngeschäft aus, aber auch für andere Dinge wie die Büroautomatisierung und IT-Lösungen.
Von automatisiertem Vendor Rating zu zweiseitiger Messung und Ausgaben je Kategorie
ProRail baute die Lösung Schritt für Schritt auf: von automatisierter Leistungsmessung über Vendor Rating, über ein Pilotprojekt zur zweiseitigen Messung, bis zum Einblick in Ausgaben je Einkaufskategorie.
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Automatisiertes Vendor Rating seit 2013
ProRail begann 2013 mit der Nutzung von ISPnext, um Vendor Rating als automatisierten Prozess ablaufen zu lassen. „Wir haben uns entschieden, unsere Leistungsmessungen automatisiert in Zusammenarbeit mit ISPnext durchzuführen und das ist gelungen. Wir verschicken jedes Quartal etwa 600 Umfragen, in denen Mitarbeiter unsere Lieferanten auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten können", so Marianne.
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Verträge aus SAP mit Leistungsmessung verknüpft
„Die Verträge werden bei ProRail in SAP aufgeführt und an die Lösung von ISPnext weitergeleitet. Für diese Verträge führen wir die Leistungsmessungen durch", sagt Marianne. „Wir sind sehr stolz darauf, dass wir jetzt automatisch Verträge messen und die Leistung der Lieferanten einschätzen können." Jede Abteilung entscheidet selbst, anhand welcher Kriterien sie die Lieferantenleistung misst, wobei Vertragsumfang, Risiko und Bedeutung für ProRail entscheidend sind.
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Pilotprojekt zur zweiseitigen Messung bei Ingenieurbüros gestartet
ProRail rief im letzten Jahr ein Pilotprojekt mit zweiseitiger Messung ins Leben: ProRail beurteilt nicht nur die eigenen Lieferanten, sondern die Lieferanten geben auch an, wie sie die Zusammenarbeit mit ProRail erleben. „Die zweiseitige Messung führt zu guten Gesprächen mit den Lieferanten, denn wir können auf Basis unseres eigenen Ratings und das der Lieferanten besser ins Gespräch gehen", sagt Marianne. Der Pilottest begann mit Ingenieurbüros und wird nun auf weitere Lieferanten ausgeweitet.
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Ausgaben je Kategorie für Category Manager sichtbar
Dank der Lösung kann ProRail diese Kategorien jetzt sehr gut identifizieren, abbilden, wie eingekauft wird, und sehen, wofür das Geld ausgegeben wird. Jede Kategorie hat ihre(n) eigene(n) Category Manager; zusammen mit Tendermanagern, Procurement-Managern und Ingenieuren arbeiten sie bei ProRail mit ISPnext.
"Wir haben uns entschieden, unsere Leistungsmessungen automatisiert in Zusammenarbeit mit ISPnext durchzuführen und das ist gelungen."
Automatisierte Bewertungen und ein 360-Grad-Bild je Lieferant
ProRail bewertet Lieferanten jetzt automatisiert und wiederholbar, baut die zweiseitige Messung weiter aus und hat Ausgaben je Kategorie übersichtlich im Blick, mit der Automatisierung von Genehmigungen als nächstem Schritt.
Was es ProRail bringt
- Automatisierte Quartalsmessung über rund 600 Umfragen, ohne manuelle Excel-Arbeit
- Verträge aus SAP automatisch mit Lieferantenleistung verknüpft
- Ein 360-Grad-Bild je Lieferant: Verträge, Rating, Ausgaben und Budgetverantwortliche innerhalb ProRail
- Pilotprojekt zur zweiseitigen Messung, gestartet bei Ingenieurbüros, wird auf weitere Lieferanten ausgeweitet
- Ausgaben je Einkaufskategorie sichtbar über Dashboards, organisiert rund um Category Manager
Häufig gestellte Fragen zur Lieferantenbewertung bei ProRail
ProRail ist für das Eisenbahnnetz der Niederlande verantwortlich: Bau, Wartung, Verwaltung und Sicherheit. Als unabhängige Partei verteilt ProRail den Platz auf der Schiene, organisiert den gesamten Zugverkehr und verwaltet Bahnhöfe, Schienen, Weichen, Signale und Bahnübergänge.
ProRail nutzt seit 2013 Vendor Rating (heute Vendor Management), um die Lieferantenleistung automatisiert zu messen. Daneben nutzt ProRail Ausgabeneinblick je Einkaufskategorie.
ProRail verschickt jedes Quartal etwa 600 Umfragen, in denen Mitarbeitende Lieferanten auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten. Die Messungen sind mit Verträgen verknüpft, die aus SAP an ISPnext weitergeleitet werden.
Neben der Bewertung von Lieferanten geben Lieferanten bei der zweiseitigen Messung auch an, wie sie die Zusammenarbeit mit ProRail erleben. Das Pilotprojekt begann bei Ingenieurbüros und wird weiter ausgeweitet.
Jede Einkaufskategorie bei ProRail hat eigene Category Manager, die zusammen mit Tendermanagern, Procurement-Managern und Ingenieuren mit ISPnext arbeiten, um Ausgaben innerhalb ihrer Kategorie sichtbar zu machen.
ProRail arbeitet daran, Dashboards je Category Manager unternehmensweit auszurollen und Genehmigungen zu automatisieren, eine Entwicklung, von der ProRail profitiert, da ein anderer ISPnext-Kunde hierfür bereits Vorarbeit geleistet hat.
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