BERG Toys, ein niederländisches Familienunternehmen und Hersteller von Outdoor-Spielzeug wie Go-Karts, Trampolinen und Laufrädern, nutzt seit 2021 die AP-Automatisierungslösung von ISPnext, vollständig integriert in Microsoft Dynamics 365. Im Jahr 2025 erweiterte das Unternehmen die Zusammenarbeit um Contract Management und Spend Analytics, um bei einer wachsenden internationalen Präsenz mehr Kontrolle über Verträge und Ausgaben zu erhalten.
Die Vertragsverwaltung erfolgte weitgehend manuell und fragmentiert, ohne klare Zuständigkeiten oder automatische Erinnerungen, ein wachsendes Risiko, da die Zahl der Lieferanten, Länder und Verträge durch die internationale Expansion zunahm.
Erweiterung der bestehenden ISPnext-Plattform um Contract Management für zentrale Erfassung, Rollen und Benachrichtigungen sowie Spend Analytics für Einblick in Ausgaben auf Basis bestehender AP-Daten, schrittweise eingeführt, zunächst mit Fokus auf die Grundlage, dann auf Beschleunigung.
Ein zentraler Ort für Verträge, automatische Benachrichtigungen bei Ablaufdaten und Verlängerungszeitpunkten sowie wachsender Einblick in Ausgaben pro Lieferant und Kategorie, wobei die größten Effizienzgewinne noch in der nächsten Phase erwartet werden.
Fragmentierte Vertragsverwaltung bei wachsender internationaler Komplexität
BERG Toys wächst weltweit mit einer steigenden Zahl an Lieferanten, Ländern und Verträgen. Bis vor kurzem erfolgte die Vertragsverwaltung weitgehend manuell, ohne zentrale Erfassung oder automatische Erinnerungen.
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Verträge verstreut und manuell verwaltet
Bis vor kurzem erfolgte die Vertragsverwaltung bei BERG Toys weitgehend manuell. Verträge wurden an verschiedenen Orten gespeichert und Verantwortlichkeiten waren nicht immer klar.
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Risiko durch fehlende Erinnerungen
Das Fehlen automatischer Erinnerungen führte zu Risiken hinsichtlich Ablaufdaten, Preisänderungen und stillschweigenden Vertragsverlängerungen.
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Wachsende Komplexität durch internationales Wachstum
Mit einer stetig wachsenden internationalen Präsenz stieg nicht nur die Nachfrage nach den Produkten, sondern auch die Komplexität der internen Prozesse: mehr Lieferanten, mehr Länder, mehr Verträge und höhere Volumina.
„Wir sehen klare Möglichkeiten, in Zukunft noch effizienter zu arbeiten.“
Von AP Automation zu einer breiteren Source-to-Pay-Grundlage
Da ISPnext bereits ein vertrauter Bestandteil der finanziellen Grundlage war, entschied sich BERG Toys 2025 für eine Erweiterung innerhalb derselben Source-to-Pay-Plattform, unter anderem auf Empfehlung eines strategischen Microsoft Dynamics 365-Partners.
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Erweiterung einer vertrauten Plattform
Seit 2021 nutzt BERG Toys die AP-Automatisierungslösung von ISPnext, vollständig integriert in Microsoft Dynamics 365. Im Jahr 2025 wurde beschlossen, die Zusammenarbeit um Contract Management und Spend Analytics zu erweitern.
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Ein zentraler Ort für Verträge
Mit Contract Management arbeitet BERG Toys an einem zentralen Ort für alle vertraglichen Vereinbarungen, klaren Rollen, Verantwortlichkeiten und Genehmigungsabläufen sowie automatischen Benachrichtigungen bei Ablaufdaten, Verlängerungszeitpunkten und Bewertungen.
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Spend Analytics auf Basis bestehender Rechnungsdaten
Spend Analytics baut auf den bestehenden AP-Automation-Daten auf: Ausgaben werden auf Basis von Rechnungsdaten transparent gemacht, verknüpft mit Lieferanten und Verträgen.
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Ein schrittweiser Ansatz: zuerst die Grundlage, dann die Beschleunigung
Gemma bezeichnet den Ansatz als „realistisch und schrittweise". In Schritt 1 liegt der Fokus auf Prozessgestaltung, Datenqualität und der Einbindung der Mitarbeitenden; in Schritt 2 verlagert sich der Fokus auf Optimierung, Automatisierung und weitere Skalierung. Im Laufe des Projekts wurden zudem klare Vereinbarungen über Kommunikation und Ansprechpartner getroffen, damit die Unterstützung besser auf die Bedürfnisse von BERG Toys abgestimmt ist.
Erste Schritte zu Kontrolle, Transparenz und Skalierbarkeit
BERG Toys befindet sich noch in der Implementierungsphase von Contract Management und Spend Analytics. Die ersten Schritte in Richtung zentraler Erfassung und mehr Ausgabentransparenz sind gemacht, die größten Effizienzgewinne werden in der nächsten Phase erwartet.
Was es BERG Toys bringt
- Besser überwachte Vertragsvereinbarungen dank zentraler Registrierung und automatischer Benachrichtigungen
- Mehr Transparenz bei den Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Lieferant, Kategorie und Vertrag
- Datengestützte Entscheidungen bei Verhandlungen und im Lieferantenmanagement
- Weniger manuelle Kontrollen durch die Verknüpfung von Verträgen, Ausgaben und AP-Daten
- Eine skalierbare Plattform, die mit der internationalen Expansion mitwächst
Häufig gestellte Fragen zu Contract Management und Spend Analytics bei BERG Toys
Durch die Zunahme an Lieferanten und Verträgen entstand der Bedarf an mehr Übersicht und Einblick, zusätzlich zur bestehenden AP-Lösung.
Das Vertragsmanagement erfolgte größtenteils manuell, mit begrenzter zentraler Erfassung von Vereinbarungen und Laufzeiten.
ISPnext ist in Dynamics 365 integriert, sodass AP-Daten direkt für Spend Analytics verwendet werden können.
Einblick in die Ausgaben pro Lieferant, Kategorie und Vertrag auf der Grundlage von Rechnungsdaten.
Derzeit noch begrenzt; die größten Gewinne werden in der Folgephase erwartet.
Ein effizienterer und skalierbarer Prozess für das Vertrags- und Ausgabenmanagement.
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