Der Grad der Automatisierung hängt stark mit dem Grad der Standardisierung zusammen. Unternehmen mit vielen Ausnahmen bei ihren Abläufen können ihre Arbeiten nicht so leicht automatisieren. „Um dennoch den gewünschten Automatisierungsgrad zu erreichen, werden immer wieder kundenspezifische Lösungen entwickelt.  In der Vergangenheit auch bei ISPnext. Schließlich ist der Kunde König, nicht wahr? Dennoch haben wir die Erfahrung gemacht, dass eine Anpassung an Kundenwünsche zu Suboptimierungen, zusätzlichen Kosten und langfristigen Risiken in der Betriebsführung führt“, so John.

Mit der kundenspezifischen Lösung schließt man eine Lücke in den Prozessabläufen, die durch Gewohnheit, getroffene Vereinbarungen oder Gesetze und Vorschriften entstanden ist. Die kundenspezifische Lösung birgt jedoch zahlreiche Nachteile, wie z.B.:

• Zusätzliche Kosten: Es wurde bislang nicht entwickelt, sodass es schwierig ist, die Auswirkungen und Mehrkosten (jetzt und in Zukunft) abzuschätzen;
• Kenntnisse: Wie es entwickelt wird und aufrechterhalten werden soll, ist oft in die Hände weniger Menschen gelegt. Langfristig erhöht dies die Abhängigkeit von einem Lieferanten oder einem bestimmten Mitarbeiter;
• Risiko in der Betriebsführung: Aktualisierungen und Migrationen von Systemen sind riskant. Es ist schwer abzuschätzen, wie sich neue Funktionen auf den Betrieb des Systems auswirken werden.

Mit dem Einzug der Cloud-Software hat sich der Grad der Standardisierung erhöht. Cloud-Lösungen sind keine Punktlösungen mehr, sondern können einen vollständigen End-2-End-Prozess unterstützen. Bei SaaS-Software (Software-as-a-Service) werden alle Änderungen und neuen Funktionen dem gesamten Kundenstamm zur Verfügung gestellt. Das Ziel: schnellere, bessere und stabilere Anwendungen und Funktionalitäten. Bei der Entwicklung von Cloud-Software wird die Replizierbarkeit für alle Kunden berücksichtigt. Es berücksichtigt auch die Gesetze und Vorschriften sowie die Bedürfnisse des Marktes. Eine wichtige Überlegung ist dabei der Wegfall von kundenspezifischen Funktionalitäten oder Verknüpfungen. Dies bedeutet nicht, dass ein System nicht mit den Bedürfnissen von Unternehmen und der Gestaltung von Prozessen mitwachsen kann.

Gerade wenn man weiß, was auf dem Markt passiert, was die Kunden wollen und welche (neuen) Technologien es gibt, kann die Entwicklung neuer Funktionalitäten besser auf die Bedürfnisse abgestimmt werden. Es ist also nicht mehr ein einzelner Kunde, der profitiert, sondern eine Gruppe von Kunden, z.B. aus einem bestimmten Land, derselben Branche oder mit demselben ERP-System. Cloud-Software bietet die nötige Flexibilität, indem Funktionen aktiviert und deaktiviert sowie Einstellungsmöglichkeiten vorgenommen werden können.

Die Vorteile von SaaS-Software auf einen Blick:

• Jederzeit und überall zugänglich mit einer Internetverbindung;
• Sichere Umgebung, ausgestattet mit den neuesten Sicherheitstechniken und Monitoring;
• Zukunftssichere und stabile Umgebung durch automatische Updates und Wartung;
• Skalierbar durch automatische Anpassung der Kapazität bei Bedarf;
• Vorhersehbare Kosten durch Standardisierung;
• Höhere Zufriedenheit und Produktivität durch Standardisierung und Best-Practice-Prozesse;
• Standardverknüpfungen für den Austausch von Echtzeitdaten und das Bereitstellen von Einblicken.

Mit der zunehmenden Akzeptanz von Cloud-Software nimmt auch die Debatte darüber zu, ob kundenspezifische Lösungen angestrebt werden sollen oder nicht. „Wir sehen immer mehr Unternehmen, die keine kundenspezifische Lösungen mehr vornehmen wollen und dies Teil ihrer Firmenpolitik machen. Software-Implementierungen werden Teil eines größeren Ganzen, nämlich des Change Managements. Eine wichtige Frage, die sich Unternehmen stellen sollten, lautet: Warum wollen sie sich bei den Back-Office-Prozessen unterscheiden? Warum sollte Ihr Unternehmen die Best-Practice-Prozesse nicht einhalten können? Schließlich haben sich diese bei Branchenkollegen und anderen Gleichgesinnten immer wieder bewährt. Warum geht man mit jedem Software-Update ein Geschäftsrisiko ein, zahlt mehr und muss seine Kenntnisse über die kundenspezifische Lösung auf dem neuesten Stand halten?“

Durch die Nutzung von Best-Practice-Prozessen können Cloud-Lösungen kundenorientiert sein. Wichtig ist hier eine gute Beratung über die Möglichkeiten und Wege der Anwendung durch den Softwareanbieter. Es entsteht also eine immer stärkere Verbindung zwischen dem Kunden und dem Lieferanten. Es werden Chancen wahrgenommen, die sonst unentdeckt blieben, und Prozesse optimiert, die nicht für möglich gehalten wurden.