QR-Code auf Rechnungen in der Schweiz: rechtliche Anforderungen

• Organisationen mit Sitz in der Schweiz: Sie sind verpflichtet, Rechnungen mit Swiss QR-Code auszustellen, sofern die Rechnung eine Zahlung auslöst und ein Schweizer oder Liechtensteiner Bankkonto (IBAN beginnend mit CH oder LI) verwendet wird.
• Rechnungen an Schweizer Empfänger: Auch ausländische Organisationen, die Rechnungen an Schweizer Unternehmen oder Privatpersonen stellen, müssen sicherstellen, dass sie QR-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Privatpersonen: Die Pflicht betrifft in erster Linie Organisationen, nicht den privaten Zahlungsverkehr.

“Die QR-Rechnung ist eine moderne Form der Zahlungsaufforderung“, erläutert Schwarze. “Sie besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein, auf denen ein Swiss QR-Code abgedruckt ist. Dieser Code kann mit Banking-Apps, Smartphones oder speziellen Scannern gelesen werden und ermöglicht eine einfache, schnelle und fehlerfreie Übernahme aller Zahlungsdaten in das E-Banking oder die Buchhaltungssoftware.“ 

• Effizienz: Kein manuelles Abtippen von Zahlungsdaten mehr, was Fehler reduziert und Zeit spart.
• Standardisierung: Einheitliche Zahlungsabwicklung für CHF und EUR.
• Kompatibilität: QR-Rechnungen können sowohl digital als auch auf Papier verarbeitet werden.
• Automatisierung: Erleichtert den Zahlungsabgleich und die Buchhaltung.

“Die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 Pflicht. Ab dem 21. November 2025 treten zusätzliche technische Vorgaben in Kraft, etwa die Verpflichtung zur Verwendung strukturierter Adressen im QR-Code. Unternehmen müssen ihre Systeme bis dahin entsprechend anpassen“, so Andreas. 

“In der Schweiz ist der QR-Code auf Rechnungen, die eine Zahlung auslösen, für Unternehmen verpflichtend. Die QR-Rechnung ist heute der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr und vereinfacht sowohl das Ausstellen als auch das Bezahlen von Rechnungen erheblich.“ 

“ISPnext hat die gesetzlichen Anforderungen rund um die QR-Rechnung frühzeitig erkannt und die Funktionalität zur Verarbeitung von Swiss QR-Codes vollständig in ihre Lösung für AP Automation integriert“, erklärt Schwarze weiter. “Damit ermöglicht ISPnext Organisationen, sämtliche Rechnungen rechtskonform und effizient zu digitalisieren, zu verarbeiten und den Zahlungsprozess zu automatisieren. Über die leistungsfähige API von ISPnext lassen sich relevante Stammdaten und Rechnungsinformationen direkt aus ERP-Systemen übernehmen, sodass der gesamte Rechnungsworkflow, von der Erfassung bis zur Zahlung, nahtlos und fehlerfrei abläuft.“

“Ein aktuelles Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung dieser Lösung ist unser Kunde Granovit in der Schweiz. Dort wurde die Integration der QR-Code-Funktionalität in die AP Automation mit ISPnext erfolgreich realisiert. Granovit profitiert nun von einer vollständig digitalisierten Rechnungsbearbeitung, die nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern auch die Effizienz und Transparenz im Zahlungsverkehr deutlich erhöht. Die automatisierte Verarbeitung von QR-Rechnungen sorgt für schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und eine spürbare Entlastung der Buchhaltungsabteilung.“