QR-Code-Rechnungen sind in der Schweiz ab 2022 Pflicht. Informieren Sie sich über die Regeln, Vorteile und neuen Anforderungen für Organisationen.
Verpflichtend
Die QR-Rechnung ist in der Schweiz seit 2022 der Standard für Zahlungen.
Was es ist
Alle Zahlungsdaten stehen maschinenlesbar in einem Code auf der Rechnung.
In der Praxis
Granovit verarbeitet QR-Rechnungen vollständig automatisch.
“Seit dem 1. Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz verbindlich vorgeschrieben und hat die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine vollständig abgelöst“, erklärt Jochen Werner, Chief Revenue Officer bei ISPnext. “Das bedeutet: Auf allen Rechnungen, die in der Schweiz gestellt werden und eine Zahlung auslösen sollen, muss ein Swiss QR-Code enthalten sein. Dieser QR-Code enthält sämtliche für die Zahlung notwendigen Informationen wie IBAN, Betrag, Währung, Name und Adresse des Zahlungsempfängers sowie weitere optionale Angaben.“
Für wen gilt die Pflicht?
- Organisationen mit Sitz in der Schweiz: Sie sind verpflichtet, Rechnungen mit Swiss QR-Code auszustellen, sofern die Rechnung eine Zahlung auslöst und ein Schweizer oder Liechtensteiner Bankkonto (IBAN beginnend mit CH oder LI) verwendet wird.
- Rechnungen an Schweizer Empfänger: Auch ausländische Organisationen, die Rechnungen an Schweizer Unternehmen oder Privatpersonen stellen, müssen sicherstellen, dass sie QR-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Privatpersonen: Die Pflicht betrifft in erster Linie Organisationen, nicht den privaten Zahlungsverkehr.
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Was ist eine QR-Rechnung?
“Die QR-Rechnung ist eine moderne Form der Zahlungsaufforderung“, erläutert Werner. “Sie besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein, auf denen ein Swiss QR-Code abgedruckt ist. Dieser Code kann mit Banking-Apps, Smartphones oder speziellen Scannern gelesen werden und ermöglicht eine einfache, schnelle und fehlerfreie Übernahme aller Zahlungsdaten in das E-Banking oder die Buchhaltungssoftware.“
Vorteile der QR-Rechnung
- Effizienz: Kein manuelles Abtippen von Zahlungsdaten mehr, was Fehler reduziert und Zeit spart.
- Standardisierung: Einheitliche Zahlungsabwicklung für CHF und EUR.
- Kompatibilität: QR-Rechnungen können sowohl digital als auch auf Papier verarbeitet werden.
- Automatisierung: Erleichtert den Zahlungsabgleich und die Buchhaltung.
Übergangsregelungen und neue Vorgaben
“Die QR-Rechnung ist seit Oktober 2022 Pflicht. Ab dem 21. November 2025 treten zusätzliche technische Vorgaben in Kraft, etwa die Verpflichtung zur Verwendung strukturierter Adressen im QR-Code. Unternehmen müssen ihre Systeme bis dahin entsprechend anpassen“, so Jochen.
“In der Schweiz ist der QR-Code auf Rechnungen, die eine Zahlung auslösen, für Unternehmen verpflichtend. Die QR-Rechnung ist heute der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr und vereinfacht sowohl das Ausstellen als auch das Bezahlen von Rechnungen erheblich.“
“Dank der Integration mit ISPnext verarbeitet Granovit QR-Rechnungen schneller und vollständig digital.”
Jochen WernerChief Revenue Officer | ISPnextErfolgreiche Integration der QR-Code-Funktion in die AP Automation mit ISPnext
“ISPnext hat die gesetzlichen Anforderungen rund um die QR-Rechnung frühzeitig erkannt und die Funktionalität zur Verarbeitung von Swiss QR-Codes vollständig in ihre Lösung für AP Automation integriert“, erklärt Werner weiter. “Damit ermöglicht ISPnext Organisationen, sämtliche Rechnungen rechtskonform und effizient zu digitalisieren, zu verarbeiten und den Zahlungsprozess zu automatisieren. Über die leistungsfähige API von ISPnext lassen sich relevante Stammdaten und Rechnungsinformationen direkt aus ERP-Systemen übernehmen, sodass der gesamte Rechnungsworkflow, von der Erfassung bis zur Zahlung, nahtlos und fehlerfrei abläuft.“
Best Practive bei Granovit
“Ein aktuelles Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung dieser Lösung ist unser Kunde Granovit in der Schweiz. Dort wurde die Integration der QR-Code-Funktionalität in die AP Automation mit ISPnext erfolgreich realisiert. Granovit profitiert nun von einer vollständig digitalisierten Rechnungsbearbeitung, die nicht nur die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, sondern auch die Effizienz und Transparenz im Zahlungsverkehr deutlich erhöht. Die automatisierte Verarbeitung von QR-Rechnungen sorgt für schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und eine spürbare Entlastung der Buchhaltungsabteilung.“
Häufig gestellte Fragen
Wenn eine Rechnung in der Schweiz keinen QR-Code enthält, kann der Empfänger Schwierigkeiten haben, die Rechnung zu bearbeiten und zu bezahlen. Außerdem verstößt das Unternehmen dann gegen die Rechtsvorschriften, was zu Zahlungsverzögerungen und möglichen Bußgeldern oder Strafen führen kann.
Nein, QR-Rechnungen sind sowohl für Schweizer Franken (CHF) als auch für Euro (EUR) geeignet. Der Standard unterstützt beide Währungen, was eine einheitliche Abwicklung innerhalb des Schweizer Zahlungssystems gewährleistet.
Ja, solange die Rechnung zu einer Zahlung führt und ein schweizerisches oder liechtensteinisches Bankkonto verwendet wird, gilt die Verpflichtung. Es gibt keine Ausnahme aufgrund der Größe oder Art der Organisation.
Organisationen tun gut daran, ihre ERP- und Fakturierungssysteme rechtzeitig zu überprüfen und zu aktualisieren. Dabei ist es wichtig zu prüfen, ob strukturierte Adressen korrekt verarbeitet und alle QR-Code-Felder nach den neuen Vorgaben ausgefüllt werden.
