E-Rechnungen: Vorschriften, Vorteile & Einstieg

E-Rechnungen werden in einem strukturierten digitalen Format versendet und empfangen, sodass sie automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden können. Im Gegensatz zu einer PDF- oder Papierrechnung enthält eine E-Rechnung Daten in einem Standardformat wie XML oder UBL (Universal Business Language). Dadurch entfällt die manuelle Eingabe und die Systeme können sofort mit der Verarbeitung beginnen. Diese XML-Rechnungen werden im Bereich der Unternehmensdienstleistungen immer häufiger verwendet.

Ein wichtiges Element dabei ist die Nutzung sicherer Netzwerke wie Peppol. Dieses europäische Netzwerk sorgt für einen sicheren und zuverlässigen Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden, wodurch das Risiko von Fehlern, Betrug und Verzögerungen erheblich verringert wird. Bitte beachten Sie: Eine echte E-Rechnung ist keine gescannte Rechnung oder eine PDF-Datei mit Metadaten, sondern vollständig strukturierte Daten, die direkt von einer Software gelesen werden können. Dies verändert grundlegend die Art und Weise, wie Unternehmen ihre digitale Rechnungsstellung organisieren.

Die Europäische Union arbeitet unter dem Namen ViDA (VAT in the Digital Age) an der Modernisierung des Mehrwertsteuersystems. Einer der Schwerpunkte ist die obligatorische Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bei grenzüberschreitenden B2B-Transaktionen innerhalb der EU. Darüber hinaus werden die Mitgliedstaaten dazu ermutigt, auch nationale Verpflichtungen einzuführen. Diese obligatorische elektronische Rechnungsstellung soll Mehrwertsteuerbetrug bekämpfen und Echtzeit-Berichterstattung ermöglichen. „Wir sehen, dass europäische Vorschriften wie ViDA einen enormen Einfluss auf die Digitalisierung des Finanzwesens haben. Die Niederlande dürfen dabei nicht zurückbleiben“, so John.

Verschiedene Länder sind hier Vorreiter. Italien schreibt seit 2019 die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Transaktionen vor. Deutschland beginnt 2025 mit einer schrittweisen Einführung, gefolgt von Belgien und Polen im Jahr 2026. Frankreich hat ebenfalls 2026 als Enddatum festgelegt, mit einer Übergangsphase ab 2024. Die Niederlande werden zweifellos folgen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass die freiwillige Digitalisierung der Vergangenheit angehört. Die elektronische Rechnungsstellung wird zu einer Grundvoraussetzung für die Teilnahme am europäischen Markt. Lokale Behörden verlangen bereits jetzt elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk, insbesondere bei Ausschreibungen.

Obwohl die gesetzliche Verpflichtung wichtig ist, gibt es zahlreiche geschäftliche Vorteile, die Unternehmen überzeugen. So sinken beispielsweise die Kosten, da manuelle Arbeiten wie Scannen, Abtippen und Überprüfen entfallen. Dies reduziert Fehler und senkt die Bearbeitungskosten pro Rechnung erheblich. Untersuchungen der Europäischen Kommission weisen auf Einsparungen zwischen vier und neun Euro pro Rechnung hin. Durch die Umstellung auf E-Invoicing können Unternehmen strukturell Verwaltungskosten einsparen.

Außerdem werden Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt. Die automatische Verarbeitung sorgt für kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Zahlungen und bessere Beziehungen zu Lieferanten. Darüber hinaus bietet die elektronische Rechnungsstellung einen direkten Einblick in offene Verpflichtungen, den Status von Zahlungen und Ihren Cashflow. Dank Echtzeit-Dashboards und Berichten können Sie Ihre Finanzsteuerung optimieren. „Meiner Meinung nach ist die elektronische Rechnungsstellung nicht nur eine Compliance-Lösung, sondern auch eine Chance, innerhalb Ihres Unternehmens finanzielle Führungsstärke zu zeigen“, sagt John.

Die elektronische Rechnungsstellung bildet darüber hinaus die Grundlage für eine umfassendere Prozessautomatisierung. Denken Sie dabei an die automatische Abstimmung mit Bestellungen (3-Way-Matching), digitale Genehmigungsabläufe, revisionssichere Archivierung und verbesserte Rückverfolgbarkeit. Kurz gesagt: Die elektronische Rechnungsstellung macht Ihre Prozesse effizienter und zukunftssicher.

Der Umstieg muss nicht kompliziert sein. Ein strukturierter Ansatz hilft Ihnen dabei. Beginnen Sie mit einer Analyse Ihres aktuellen Rechnungsprozesses. Wie viele Rechnungen bearbeiten Sie monatlich, wie viele davon noch manuell, und wo treten Fehler oder Verzögerungen auf? Tools wie Spend Analytics liefern hier wertvolle Erkenntnisse.

Anschließend prüfen Sie, ob Ihr ERP-, Buchhaltungs- oder Finanzsystem für die elektronische Rechnungsstellung geeignet ist. Unterstützt es UBL oder XML? Kann es mit Netzwerken wie Peppol verbunden werden? Und ist eine einfache Integration mit Lieferanten oder anderer Software möglich? Sollte Ihr System noch nicht bereit sein, ziehen Sie eine Lösung wie AP Automation von ISPnext in Betracht. Entscheiden Sie sich vorzugsweise für eine Plattform, die für die elektronische Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union anerkannt ist.

Es ist unerlässlich, dass die gewählte Lösung den europäischen Richtlinien entspricht. Wählen Sie eine Plattform, die zu Ihrem ERP passt, mit Peppol verbunden ist, Rechnungen revisionssicher archiviert und mit der internationalen Gesetzgebung mitwächst. Zusätzliche Pluspunkte sind die Unterstützung mehrsprachiger Vorlagen, länderspezifischer Mehrwertsteuerregeln und integrierter Validierung.

Sobald die Technologie bereitsteht, beziehen Sie Ihre Lieferanten mit ein. Finden Sie heraus, welche Lieferanten bereits E-Rechnungen versenden können, wer Unterstützung benötigt und welche Dateiformate sie verwenden. Ein Lieferantenportal und ein klarer Kommunikationsplan, beispielsweise mit Anleitungsvideos, häufig gestellten Fragen und technischer Dokumentation, erleichtern den Übergang.

Und schließlich: Technologie allein reicht nicht aus. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert angepasste Prozesse und klare Rollenverteilungen. Wer validiert Rechnungen, wer genehmigt sie, wie werden Abweichungen behandelt? Halten Sie Vereinbarungen mit RACI-Modellen fest und schulen Sie Ihre Mitarbeiter. So erhöhen Sie die Akzeptanz und gewährleisten Kontinuität.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung endet nicht mit der technischen Umsetzung. Eine echte Veränderung findet erst dann statt, wenn die Mitarbeiter verstehen, warum sie wichtig ist, welche Auswirkungen sie auf ihre Arbeit hat und wie sie dazu beitragen können. Kommunikation, Schulungen und Change Management sind daher von entscheidender Bedeutung. Denken Sie dabei an Workshops, Handbücher und die Ernennung interner Botschafter. In unserem Blog „Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung: So gewinnen Sie Ihre Mitarbeiter dafür” erfahren Sie, wie Sie dies effektiv angehen können.

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern vor allem eine Chance, Ihre Finanzprozesse zu modernisieren, zu automatisieren und für die Zukunft fit zu machen. Unternehmen, die jetzt investieren, profitieren später von geringeren Kosten, einer schnelleren Bearbeitung und einer besseren Kontrolle über ihre Ausgaben. „Wir bei ISPnext glauben, dass einfache Prozesse zu Schnelligkeit, Kontrolle und Ruhe im Finanzbereich führen. Die elektronische Rechnungsstellung spielt dabei eine Schlüsselrolle“, so John.

Möchten Sie wissen, wie Ihr Unternehmen einfach umsteigen kann? Fordern Sie eine unverbindliche Demo bei ISPnext an und entdecken Sie, wie unsere Lösung Ihnen hilft, konform und effizient zu arbeiten.