KI macht Vertragsmanagement effizienter und transparenter

Weltweit stehen Unternehmen unter Druck, effizienter und transparenter zu arbeiten. „Verträge sind dabei oft ein blinder Fleck: Viele Informationen sind in Dokumenten festgehalten, aber nicht direkt zugänglich oder nutzbar“, sagt Dirk Jan. „KI im Vertragsmanagement hilft, diese Informationen zugänglich zu machen und Risiken oder Verpflichtungen früher zu erkennen. Gerade in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit und strengerer Gesetze und Vorschriften ist das unerlässlich.“

„NextAI wenden wir letztendlich im gesamten Vertragsmanagement-Lebenszyklus an, in dem auch menschliche Kontrollen weiterhin eine wichtige Rolle spielen“, erklärt Dirk Jan. „Wir bauen bewusst in Phasen auf, wobei wir jedes Mal gezielt einen Mehrwert für einen bestimmten Teil des Prozesses schaffen. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass die Nutzer auf natürliche Weise lernen, mit KI im Vertragsmanagement zu arbeiten, und direkt von konkreten Vorteilen profitieren.“

NextAI hilft Unternehmen dabei, einen direkten Einblick in ihre Verträge zu erhalten. Wichtige Daten wie Laufzeit, Kündigungsfristen und Beträge werden automatisch erkannt und mit Klauseln und Bedingungen verknüpft. So werden Risiken, Verpflichtungen und Chancen früher sichtbar, wodurch Unternehmen die Kontrolle über ihre Vereinbarungen behalten.

NextAI erkennt Abweichungen, macht Verbesserungsvorschläge und markiert risikobehaftete Bestimmungen. Damit unterstützt es Teams aktiv bei Verhandlungen und Überprüfungen, sodass Entscheidungen schneller und mit größerer Sicherheit getroffen werden können.

Die Auswirkungen? Weniger rechtliche Risiken, geringere Betriebskosten und fundiertere strategische Entscheidungen. Durch die Verknüpfung mit der Business Spend Management-Plattform werden Bestellungen automatisch ausgefüllt, KPIs in Echtzeit aktualisiert und Compliance-Prüfungen durchgeführt. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einen nachweisbaren Mehrwert im gesamten Unternehmen.

„NextAI arbeitet immer auf der Grundlage von Vorschlägen. Das System bittet den Endnutzer um Bestätigung, bevor etwas übernommen wird“, erklärt Dirk Jan. „Gerade bei Verträgen ist es wichtig, dass man selbst die Kontrolle behält. Mit zunehmendem Vertrauen in die Technologie kann man in Zukunft schrittweise weiter in Richtung Automatisierung gehen.“

„Wir haben uns bewusst dafür entschieden, nextAI schrittweise einzuführen“, erklärt Dirk Jan. „Jeder Schritt konzentriert sich auf einen konkreten Teil des Source-to-Pay-Prozesses und wird in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern entwickelt. So stellen wir sicher, dass die Technologie gut auf die Praxis abgestimmt ist.“ Es geht uns nicht darum, KI um der KI willen einzusetzen, sondern um greifbare Verbesserungen: weniger manuelle Arbeit, mehr Übersicht und bessere Unterstützung bei der Entscheidungsfindung.

„Indem wir die Erfahrungen aus AP Automation einfließen lassen, beschleunigen wir die Entwicklung der gesamten BSM-Plattform“, fährt er fort. „Wir haben gesehen, dass die Kombination von Erkennungstechnologie und Prozesslogik zu unmittelbaren Zeitersparnissen und einer höheren Datenqualität führt. Diesen Ansatz verfolgen wir nun weiter.“

Unsere Vertragsmanagement-Lösung bietet Unternehmen Struktur und Kontrolle über den gesamten Vertragsprozess. Von der Erstellung neuer Verträge über die Kennzeichnung von Kündigungsfristen bis hin zur Überwachung der Vertragserfüllung – alle Schritte sind in einer zentralen Plattform zusammengefasst.

Durch den Einsatz von Workflows und automatischen Benachrichtigungen stellen wir sicher, dass vertragliche Verpflichtungen nicht nur festgehalten, sondern auch eingehalten werden. Dadurch werden Risiken minimiert und Chancen besser genutzt.

Die Automatisierung des Vertragsmanagements mit KI lässt sich in andere Lösungen wie das Lieferantenmanagement integrieren, sodass Vertragsvereinbarungen direkt mit der operativen und finanziellen Realität verknüpft werden können. So entsteht ein vollständiger und zuverlässiger Überblick über laufende Vereinbarungen, Ausgaben und Verpflichtungen.

„NextAI stärkt diese Grundlage, indem es manuelle Schritte bei der Erfassung und Bewertung von Vertragsdaten reduziert“, erklärt Dirk Jan. „Durch die intelligente Integration der automatischen Vertragsanalyse in die bestehenden Prozesse schaffen wir einen Mehrwert, ohne die Arbeitsweise grundlegend zu verändern.“ Die Nutzer behalten die Kontrolle, profitieren aber gleichzeitig von einer schnelleren Bearbeitung, einer besseren Datenqualität und einem besseren Einblick in den Inhalt ihrer Verträge.