3-way matching met AP Automation

Man erhält eine Rechnung und vergleicht sie mit der Bestellung. Stimmt die Rechnung mit dem überein, was man bestellt hat? Oder hat der Lieferant anders abgerechnet? Sind die bestellten Waren bereits eingegangen oder müssen sie noch eingebucht werden? Wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, spart man eine Menge Bearbeitungszeit.

Automatische Schnittstelle

Mit AP Automation werden die Rechnungen automatisch mit den Einkaufsbestellungen abgeglichen und eingebucht. Über eine automatische Schnittstelle zum ERP-System oder zur Procurement-Lösung von ISPnext werden die Kopf- und Zeilenpositionen der Einkaufsbestellung aufgerufen. Zu diesem Zweck nutzen wir sowohl den 2-Way- als auch den 3-Way-Match.

Der Abgleich erfolgt anhand von bestimmten Matchingtoleranzen. Im Fall einer Übereinstimmung (Match) wird die Rechnung automatisch und ohne Genehmigung im ERP-System eingebucht. Dieses Matching kann auf der Ebene von Kopf- und/oder Zeilenpositionen durchgeführt werden. Wenn keine Übereinstimmung (mismatch) vorliegt, wird die Rechnung dem Unternehmen automatisch zur Bearbeitung angeboten. Nachdem die Abweichungen abgeklärt und eine Entscheidung bezüglich der Rechnung getroffen wurde, erfolgt deren administrative Bearbeitung.

3-Way-Match mit AP Automation

Bei Eingängen wird ein 3-Way-Match durchgeführt. Beim Einrichten von 3-Way-Matching werden drei Arten von Dokumenten zur Überprüfung herangezogen:

Eingangsrechnung vom Lieferanten
Die von Ihnen aufgegebene Einkaufsbestellung
Gebuchter Wareneingang gemäß Ihrem ERP-System

Durch das Matching lassen sich Rechnungskomponenten wie Bestellnummern, Mengen und Preise einfach und schnell vergleichen. Mit dem 3-Way-Match richtet man einen einheitlichen Geschäftsprozess ein, der sehr genau und zuverlässig ist sowie Zeit spart.

Arie van Arkel, Controller bei der IBK-Gruppe, erklärt: „Die logistischen Rechnungen durchlaufen das System über einen 3-Way-Match. ISPnext gleicht dabei die Preise und Mengen der Eingangsrechnung mit der Bestellnummer und den Empfangsquittungen ab. Wenn diese übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch zahlbar gestellt, ohne dass die Kreditorenbuchhaltung weitere Zeit darauf aufwenden muss. Das bedeutet natürlich erhebliche Einsparungen an Arbeitszeit.“

2-way matching mit AP Automation

Wenn es nicht um Eingänge geht, wird das in der Einkaufsbestellung erkannt und mit den Zeilenpositionen der Einkaufsbestellung abgeglichen (2-Way-Match).

Möchten Sie mehr über den 2-Way- und 3-Way-Match erfahren?.