Was ist Source-to-Pay?

Der Source-to-Pay Prozess umfasst die gesamte Wertschöpfungskette des Einkaufs: von der Lieferantenauswahl und Vertragsverwaltung bis zur Bestellung, Lieferung und Bezahlung von Waren und Dienstleistungen.

Der Prozess verbindet alle Schritte miteinander und schafft so ein vollständig integriertes End-to-End-Beschaffungssystem. John, erläutert: „In den letzten Jahren wurden Einkaufsprozesse in großem Umfang digitalisiert. Diese Digitalisierung ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen. Darüber hinaus entstehen wertvolle Daten für eine kontinuierliche Optimierung.“

Ein gut aufgebauter Source-to-Pay-Prozess geht über reine Effizienz hinaus. Er hilft Unternehmen, strategischen Mehrwert zu schaffen und ihre Beschaffung langfristig zu verbessern.

Der Source-to-Pay Prozess besteht aus mehreren miteinander verbundenen Phasen:

Phase 1: Sourcing
Lieferanten werden anhand von Preis, Qualität, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit ausgewählt. ISPnext unterstützt diesen Schritt durch Ausschreibungsfunktionen und Lieferantenbewertungen.

„Die Auswahl der richtigen Lieferanten dient nicht nur der Kostenersparnis,“ sagt John. „Es geht ebenso um Risikomanagement und langfristige Partnerschaften.“

Phase 2: Vertragsmanagement
In dieser Phase werden Vereinbarungen digital erfasst, um Transparenz, Nachverfolgbarkeit und Kontrolle über Vertragslaufzeiten und -bedingungen zu gewährleisten.

Phase 3: Procurement
Der operative Teil des Prozesses umfasst die Bestellung von Waren oder Dienstleistungen, die Bestellfreigabe und die Rechnungsprüfung. Automatisierung reduziert Fehler und beschleunigt Abläufe.

Phase 4: Rechnungsverarbeitung und Zahlung
Durch die automatische Abstimmung von Bestellung, Wareneingang und Rechnung (3-Way-Matching) werden Prozesse schneller und präziser.

„Mit Source-to-Pay schaffen Sie einen Prozess, der nicht nur schneller, sondern auch fehlerfrei funktioniert, dank automatisierter Kontrollen,“ erklärt John.

Das BSM-Plattform ermöglicht es, alle Schritte zentral in einer Plattform zu steuern, inklusive Integration in bestehende ERP-Systeme.

Obwohl beide Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einen wesentlichen Unterschied:

• Procure-to-Pay (P2P) konzentriert sich hauptsächlich auf die operativen Schritte – Bestellung, Wareneingang und Zahlung.
• Source-to-Pay (S2P) geht weiter, da auch die strategischen Phasen wie Lieferantenauswahl und Vertragsmanagement integriert sind.

Dank dieses erweiterten Ansatzes bietet S2P mehr Transparenz, bessere Optimierung der Beschaffungsprozesse und nachhaltige Lieferantenbeziehungen.

„Source-to-Pay schafft langfristigen Mehrwert,“ betont John. „Es macht Unternehmen agiler, regelkonform und zukunftssicher.“

Eine integrierte Source-to-Pay-Softwarelösung verbindet den gesamten Einkaufszyklus in einem System. Die Vorteile sind deutlich auf allen Ebenen sichtbar:

• Effizienz & Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, wodurch Teams sich auf strategische Initiativen konzentrieren können.
• Kosteneinsparung: Bessere Lieferantenauswahl und klar definierte Vertragsbedingungen führen zu direkten Einsparungen.
• Compliance & Risikominimierung: Vertragsüberwachung und Lieferantenanalysen reduzieren rechtliche und finanzielle Risiken.
• Echtzeit-Einblicke: Dashboards und KPIs bieten Transparenz über Ausgaben, Lieferantenleistungen und Verpflichtungen.

„Daten sind der Schlüssel zum Erfolg,“ betont John. „Wenn Prozesse und Informationen in einer Plattform zusammengeführt werden, entsteht eine zentrale Quelle der Wahrheit.“

Automatisieren von Source-to-Pay bedeutet schnellere Abläufe, höhere Genauigkeit und weniger Fehler. Die intelligente ISPnext-Plattform bietet automatisches Matching, Genehmigung und Reporting, das spart Zeit und Kosten.

John ergänzt: „Die Stärke der Automatisierung liegt darin, dass sie über reine Digitalisierung hinausgeht. Durch datenbasierte Empfehlungen und Benchmarks wird der Prozess lernfähig und effizienter.“

ISPnext liefert Best-Practice-Standards wie 80 % Contract Compliance und Empfehlungen wie ‘No Contract – No Pay’, um Risiken zu reduzieren.

Ein großer Vorteil der ISPnext-Plattform ist die nahtlose Integration zwischen Einkauf und Finanzen. Beide Abteilungen arbeiten mit denselben Daten, KPIs und Analysen. Das verbessert die Zusammenarbeit und verringert Fehler.

„Stellen Sie sicher, dass Finanz- und Einkaufsabteilungen auf dieselben Daten zugreifen und identische Spend Analytics durchführen,“ rät John. So entsteht ein vollständig integrierter Beschaffungsprozess, der Transparenz und Effizienz vereint.

Mit Source-to-Pay Daten und Analytics erhalten Unternehmen tiefere Einblicke in Ausgaben, Lieferantenleistung und Vertragsmanagement. Datenbasierte Dashboards zeigen wichtige Kennzahlen wie Durchlaufzeiten, Zahlungsziele und Compliance-Quoten, individuell je nach Benutzerrolle.

„Es geht darum, echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen,“ erklärt John. „Mit dem richtigen Ansatz lassen sich nicht nur Kosten senken, sondern auch nachhaltige Wachstumsziele erreichen.“

Ein Praxisbeispiel liefert die Louwman Group, die ihren Source-to-Pay-Prozess mit Modulen wie AP Automation und Contract Management umgesetzt hat.