Was ist Source-to-Pay?

Das Hauptziel von Source-to-Pay ist die Verbesserung der gesamten Beschaffungskette, sowohl in operativer als auch in strategischer Hinsicht. Durch Automatisierung und Digitalisierung bekommen Unternehmen ihre Ausgaben in den Griff, können Vorschriften leichter einhalten und ihre Lieferantenbeziehungen stärken.

Drei zentrale Ziele einer Source-to-Pay-Lösung sind:

• Kosteneinsparungen
  Intelligente Beschaffung, besseres Vertragsmanagement und digitale Rechnungsverarbeitung verringern Verschwendung und Ineffizienz.
• Compliance und Risikomanagement
  Source-to-Pay erleichtert die Einhaltung von Vorschriften wie ESG-Kriterien und CSRD. Organisationen identifizieren und verwalten Risiken auf der Grundlage aktueller Daten.
• Einblicke durch Daten
  Dank einer zentralen Umgebung, einer einzigen Quelle der Wahrheit, basieren Entscheidungen auf zuverlässigen Echtzeitinformationen.

Source-to-Pay und Procure-to-Pay werden regelmäßig verwechselt, aber es gibt einen wichtigen Unterschied.

Procure-to-Pay (P2P) konzentriert sich hauptsächlich auf den operativen Teil des Prozesses: von der Anforderung von Waren oder Dienstleistungen bis zur Bezahlung der Rechnung. Denken Sie dabei an die Erstellung von Bestellungen, die Genehmigung von Quittungen und die Bearbeitung von Zahlungen.

Source-to-Pay (S2P) hingegen beginnt bereits vor der Beschaffung, nämlich mit der Auswahl der Lieferanten und der Unterzeichnung der Verträge. Diese strategischen Phasen sind ein wesentlicher Teil des Prozesses. Daher bietet Source-to-Pay eine breitere, integrierte Perspektive auf den gesamten Beschaffungszyklus.

Mit einer Source-to-Pay-Lösung können Unternehmen nicht nur Transaktionen verwalten, sondern auch durch eine bessere Auswahl der Lieferanten, die Einhaltung von Richtlinien und langfristige Partnerschaften einen Mehrwert schaffen.

• Effizienz und Automatisierung
  Repetitive Vorgänge werden automatisiert, so dass sich die Mitarbeiter auf strategische Aufgaben konzentrieren können.
• Kosteneinsparungen
  Bessere Lieferantenauswahl und straffere Vertragsbedingungen senken die Gesamtkosten.
• Compliance- und Risikomanagement
  Auditprotokolle, Lieferantenanalysen und Vertragsüberwachung verringern rechtliche und finanzielle Risiken.
• Einblick in Echtzeit
  Source-to-Pay-Software liefert aktuelle Berichte über Ausgaben, Lieferantenleistung und Vertragsverpflichtungen.

Eine erfolgreiche Source-to-Pay-Implementierung beginnt mit dem Verständnis der aktuellen Prozesse. Durch die Ermittlung von Engpässen und die Festlegung von Zielen wird deutlich, welche Lösung am besten geeignet ist.

Schritt 1: Analyse der bestehenden Situation
Welche Tools werden derzeit verwendet? Wo gibt es Verzögerungen oder Fehler? Welche Anforderungen haben die Beteiligten?

Schritt 2: Auswahl der Lösung
Wählen Sie eine Source-to-Pay-Plattform, die zum Unternehmen, zum ERP-System und zum Umfang des Betriebs passt.

Schritt 3: Konfiguration und Test
Richten Sie die Arbeitsabläufe an den internen Prozessen aus und testen Sie die Plattform mit den wichtigsten Benutzern.

Schritt 4: Schulung und Einführung
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, wie das System funktioniert. Eine hohe Akzeptanzrate entscheidet über den endgültigen Erfolg.

Schritt 5: Kontinuierliche Optimierung
Messen Sie die Ergebnisse, passen Sie die Arbeitsabläufe an und erweitern Sie das System um zusätzliche Module.

John rät: "Die Wirkung einer Source-to-Pay-Einführung hängt von einer guten Vorbereitung ab. Beziehen Sie alle Abteilungen ein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dieser Ansatz schafft schnell einen Mehrwert: Die Kosten sinken, die Prozesse laufen reibungslos und die Entscheidungen werden auf einer soliden Grundlage getroffen.

Sie fragen sich, wie die Louwman Group ihren Source-to-Pay-Prozess mit Modulen wie AP Automation und Contract Management eingerichtet hat? Lesen Sie den customer case und entdecken Sie den Ansatz.

Der Source-to-Pay-Prozess besteht aus mehreren miteinander verknüpften Phasen. Jede Phase trägt dazu bei, die Beschaffungsstrategie zu optimieren und die Kontrolle über die Ausgaben und Lieferantenbeziehungen zu erlangen.

Phase 1: Beschaffung
In dieser ersten Phase werden die Lieferanten auf der Grundlage von Preis, Qualität, Nachhaltigkeit und Zuverlässigkeit ausgewählt. Die Source-to-Pay-Software unterstützt bei der Durchführung von Ausschreibungen und bei der Bewertung der Lieferantenleistung.
„Bei der Suche nach den richtigen Lieferanten geht es nicht nur um Kosteneinsparungen“, sagt John. „Es geht auch um Risikomanagement und langfristige Partnerschaften, die einen Mehrwert schaffen.“

Phase 2: Vertragsmanagement
Ein wichtiger Bestandteil von Source-to-Pay ist das Vertragsmanagement. Vereinbarungen mit Lieferanten werden in zentralen Systemen erfasst. Dadurch werden Unklarheiten vermieden, die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet und die Verwaltung von Verlängerungen und Bedingungen erleichtert.

Phase 3: Beschaffung
Diese operative Phase umfasst die eigentliche Bestellung von Waren oder Dienstleistungen. Genehmigte Bestellanforderungen, Empfangsregistrierung und Rechnungsfreigabe bilden den Kern dieser Phase. Source-to-Pay macht diesen Prozess übersichtlich und verhindert Fehler.

Phase 4: Rechnungsbearbeitung und Zahlung
Schließlich werden die Rechnungen geprüft und bearbeitet. Der automatische Abgleich von Bestellung, Beleg und Rechnung (3-Wege-Abgleich) macht diesen Prozess schneller und genauer.

Ein gut durchdachtes Source-to-Pay-System sorgt dafür, dass all diese Phasen nahtlos ineinandergreifen. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch eine zentrale Quelle der Wahrheit für Beschaffungsdaten.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Source-to-Pay-Lösungen, um die Beschaffung und den Zahlungsverkehr in den Griff zu bekommen. Die Vorteile gehen über die Effizienz hinaus: Es geht um Compliance, Risikominderung und strategische Wertschöpfung.

Wir von ISPnext unterstützen Organisationen mit einer skalierbaren Source-to-Pay-Lösung, die sich an bestehende ERP-Systeme wie SAP, Infor und Exact anbinden lässt. Unsere Software hilft, Prozesse zu strukturieren, Daten zu zentralisieren und die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Finanzen zu verbessern.

„Es geht darum, einen Mehrwert für Ihr Organisationen zu schaffen“, so John abschließend. „Mit dem richtigen Ansatz bei Source-to-Pay können Sie nicht nur Geld sparen, sondern auch nachhaltig wachsen.“

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