Optimierte Rechnungsverarbeitung für jedes ERP-System

Digitale Rechnungsverarbeitung mit AP Automation 

Als Unternehmen möchte man die Kontrolle über die Rechnungsströme haben. Durch die Digitalisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses eliminiert man Papierrechnungen, reduziert den CO2-Fußabdruck des Unternehmens und hat immer ein digitales Archiv parat. Mit AP Automation hat man immer und überall die Kontrolle über die optimale Verarbeitung von eingehenden Rechnungen: 

• Genehmigungsberechtigte können Rechnungen jederzeit und überall genehmigen. 
• Rechnungen werden automatisch gelesen, verarbeitet und archiviert. 
• Man muss sich keine Sorgen mehr über Zahlungsverzögerungen und doppelte oder verlorene Rechnungen machen. 

AP Automation ermöglicht die Standardisierung von Prozessen, sodass zeitaufwändige und sich wiederholende Arbeiten automatisiert werden können. So wird nicht nur in der Kreditorenbuchhaltung, sondern im gesamten Unternehmen Zeit eingespart. Durch das Festlegen durchdachter Workflows und Toleranzen ist es möglich, nur diejenigen Ausnahmen zu bewerten, die wichtig sind für das Unternehmen. Weitere Vorteile von AP Automation: 

• Automatisierte und integrierte Rechnungserkennung; 
• Flexible Integration von e-Invoicing (XML- und EDI-Nachrichten); 
• Automatischer Rechnungsabgleich (Matching) mit Bestellungen auf der Grundlage von Toleranzen; 
• Autorisierte Prokura und digitale Workflows mit festgelegten Audits;
• Flexible Integration mit ERP-Systemen
• Mobile Genehmigung;
• Digitales Archiv.

Rechnungsverarbeitung als Teil des Beschaffungsprozesses 

Obwohl viele Unternehmen inzwischen die Zeitersparnis und andere Vorteile der Digitalisierung von Beschaffungsrechnungen kennen, sind die Prozesse oft nur suboptimal eingerichtet. Mit AP Automation kann ein hohes Maß an Effizienz erreicht werden, aber die Rechnung ist das letzte Puzzleteil im gesamten Beschaffungsprozess. Eine Beeinträchtigung des Prozesses führt dazu, dass Rechnungen nicht ordnungsgemäß bearbeitet werden, kann aber auch den Geschäftsbetrieb und die Compliance stören. Ein paar Beispiele:  

• Wie stellt man sicher, dass bei Vertragslieferanten bestellt wird? Oft gibt es mit diesen Lieferanten Vereinbarungen über E-Invoicing, Sortiment, Preise und andere Bedingungen.  
• Wie misst man die Leistung seiner Lieferanten? Stellen sie in der Regel fehlerhafte Rechnungen aus oder ist es sehr aufwändig, dies zu überprüfen?  
• Wie prüft man, ob die Rechnungen im Einklang mit den vertraglichen Einkaufsbedingungen und Bestellungen ausgestellt werden?  
• Hat man einen Einblick in die aktuelle Vertragsauslastung, wird diese manuell in Tabellenkalkulationen verfolgt oder hat man überhaupt keine Kontrolle darüber? 
• Hat man Einfluss auf unvorhergesehene Ausgaben und hat man Einblick in alle Verpflichtungen, die innerhalb des Unternehmens eingegangen werden? Für welche Arten von Kosten werden bereits Beschaffungsbestellungen getätigt?  

Zur Optimierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses kann man sich also auch den gesamten Beschaffungsprozess ansehen. Mit einer Business Spend Management (BSM)-Plattform werden all diese Aspekte berücksichtigt und es wird damit ein größerer Mehrwert geschaffen als mit einer Einzellösung allein.  

„In der Kreditorenbuchhaltung spart man bei der Bearbeitung von eingehenden Rechnungen bis zu 75 % an Bearbeitungszeit ein durch intelligente Software.“

John Schouten, Director Product Management | ISPnext

Arbeiten in der Cloud

Ein unaufhaltsamer Trend ist, dass Unternehmen zunehmend auf Cloud-Anwendungen setzen, um die Verwaltung und Wartung ihrer traditionellen „On Premise“-Software auszulagern. Ein weiterer großer Vorteil einer Cloud-Anwendung ist deren Offenheit. Mit den neuesten technologischen Entwicklungen ist es einfach geworden, Cloud-Anwendungen mit anderer Cloud- oder On-Premise-Software zu koppeln. Während Projekte in der Vergangenheit komplex waren und jedes ERP-System seine eigenen Eigenschaften und Einschränkungen hatte, ist es heute möglich, mit einer Integration zu arbeiten, die jede ein- und ausgehende Nachricht in das richtige Format übertragen kann. Dies ist in Echtzeit über sogenannte APIs oder schrittweise mit einfachen Textdateien möglich. Auf diese Weise können ein oder mehrere ERP-Systeme von einer einzigen Rechnungsverarbeitungsplattform aus betrieben werden.  

Mit der einfachen Verknüpfbarkeit sehen wir auch eine Verschiebung des Schwerpunkts bei den Unternehmen weg von der Strategie, mit einem einzigen System zu arbeiten. Das ERP-System und etwaige Add-ins zeichnen sich nicht mehr durch Echtzeit und zentralisierte Daten ohne komplexe Integrationen aus. Die Unzulänglichkeiten beim Workflow-Management, bei Matchingtoleranzen und Datenaustauschbarkeit mit Drittanbieter-Integrationen innerhalb eines ERP-Systems führen oft zu suboptimalen Prozessen. Da die so genannten „Add-ons“ nun auch die Bedingung der einfachen Austauschbarkeit und Echtzeitdaten erfüllen, werden zunehmend spezialisierte Systeme außerhalb des ERP-Systems in Betracht gezogen. Ein weiterer Gesichtspunkt sind die Kosten. Eine durchschnittliche ERP-Benutzerlizenz ist beispielsweise 10 bis 15 Mal teurer. 

Unternehmen entscheiden sich immer weniger für kundenspezifische Anpassungen und wollen mit einem Standardprozess unterstützt werden. Die Kosten, das erforderliche Wissen und die Risiken der kundenspezifischen Anpassung sind nicht länger interessanter als ein standardisierter und optimaler Prozess, der auf den Bast Practices des Marktes basiert. Lesen Sie unseren Blog „Standardisieren ist die Zukunft“ für weitere Informationen. 

Schlussfolgerung

Mit AP Automation können Unternehmen ein hohes Maß an Effizienz erreichen, indem sie den Prozess der Rechnungsverarbeitung digitalisieren. Damit bekommen sie den Rechnungsfluss besser in den Griff, die Kosten sind schneller nachvollziehbar und die Genehmigung durch die richtigen Personen ist jederzeit und unabhängig vom Standort möglich. Es besteht auch die Möglichkeit, den gesamten Beschaffungsprozess innerhalb einer Business Spend Management-Plattform abzuwickeln, wodurch Unternehmen noch mehr Kontrolle über ihre Abläufe haben. 

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