Effizienzgewinn bei Rechnungen und Verträgen für Contiweb

„Wir haben uns für ISPnext entschieden, um FTE effizienter zu nutzen, Papierrechnungen abzuschaffen und eine bessere Kontrolle über interne Prozesse zu erhalten“, sagt Lindsay. "Das System gibt uns Halt und Komfort. Wir können Rechnungen schneller bearbeiten, sie sofort finden und sie z. B. bei einer Prüfung problemlos einreichen. Die Benutzerfreundlichkeit der Plattform ist wirklich ein Pluspunkt." Die Software hat für Contiweb zu greifbaren Vorteilen geführt. Lindsay erklärt, dass sich die Implementierung der Rechnungsbearbeitungslösung unmittelbar auf die Arbeitsbelastung des Teams ausgewirkt hat. Durch die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen sind viele manuelle Aufgaben weggefallen. Darüber hinaus hat der Prüfungsprozess an Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit gewonnen.

Die Einführung des Vertragsmanagements war ein logischer nächster Schritt. „Wir hatten das Bedürfnis nach einer zentralen, gut organisierten Ablage für alle unsere Verträge“, erklärt Marga. "Mit der Lösung von ISPnext haben wir jetzt einen vollständigen und aktuellen Überblick. Die Suchfunktion funktioniert sehr gut und die Nutzer werden rechtzeitig gewarnt, wenn ein Vertrag ausläuft oder verlängert werden muss. Das hilft uns, Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen. Auch für Kollegen, die nicht täglich mit dem Vertragsmanagement zu tun haben, ist das System hilfreich. Die Informationen sind schnell verfügbar, was die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen vereinfacht. Die zentrale Speicherung trägt auch zur Transparenz und Konsistenz innerhalb der Organisation bei.

Die Zusammenarbeit mit ISPnext wird von beiden Kollegen als positiv empfunden. Marga: "Die Zusammenarbeit war von Anfang an zielorientiert. Der Berater hat aktiv mitgedacht und während der Implementierung den Überblick behalten." Lindsay fügt hinzu: "Auch jetzt, im täglichen Einsatz, merken wir, dass das Support-Team gut erreichbar und hilfreich ist. Es ist schön, dass Fragen direkt in das System eingegeben werden können und schnell beantwortet werden."

Contiweb erwartet die Einführung neuer E-Invoicing-Richtlinien. Lindsay unterstreicht die Bedeutung digitaler Prozesse: "Die Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung wird immer wichtiger. Papierrechnungen verschwinden, und mit der Automatisierung können wir das vorwegnehmen. Dank ISPnext können wir diese Umstellung zeitnah und strukturiert durchführen." Darüber hinaus plant Contiweb eine weitere Ausweitung der Nutzung. Marga: "In Zukunft wollen wir E-Signing auch im Vertragsmanagement einsetzen. Auf diese Weise werden wir den Prozess noch vollständiger und übersichtlicher gestalten."

Contiweb ist ein führender Entwickler und Hersteller von Trocknungs- und Bahntransportmaschinen für die grafische Industrie. Das Unternehmen bietet weltweit integrierte technische Lösungen für den Rollenoffsetdruck, den digitalen Inkjetdruck und die Verpackungsproduktion.