Contiweb, ein führender Entwickler und Hersteller von Trocknungs- und Bahntransportmaschinen für die grafische Industrie, hat seit 2021 große Fortschritte bei der Optimierung seiner Finanzprozesse gemacht. Mit AP Automation, integriert in die SAP-ECC-Umgebung, wurde der Papieraufwand reduziert und die täglichen Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung erheblich vereinfacht. Im Jahr 2023 erweiterte Contiweb die Partnerschaft um Contract Management, für einen vollständigen und aktuellen Überblick über alle Verträge.
Rechnungen wurden noch größtenteils auf Papier verarbeitet, was den FTE-Einsatz ineffizient machte und wenig Kontrolle über interne Prozesse bot. Zudem fehlte eine zentrale, gut organisierte Ablage für Verträge, wodurch Ablauf- und Verlängerungstermine leicht übersehen werden konnten.
Seit 2021 verarbeitet AP Automation Rechnungen digital, integriert mit SAP ECC. Im Jahr 2023 erweiterte Contiweb dies um Contract Management: eine zentrale, aktuelle Vertragsablage mit Warnungen bei nahendem Ablauf oder erforderlicher Verlängerung.
Weniger Papieraufwand und manuelle Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung, ein schnellerer und zuverlässigerer Prüfungsprozess sowie ein vollständiger und aktueller Überblick über alle Verträge, mit frühzeitiger Signalisierung von Risiken.
Papierrechnungen und fragmentiertes Vertragsmanagement
Bei Contiweb entstand der Bedarf, Finanzprozesse zu optimieren: weniger Papier, effizienterer FTE-Einsatz und mehr Kontrolle über Rechnungen und Verträge.
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Abhängigkeit von Papierrechnungen
Rechnungen wurden größtenteils auf Papier verarbeitet, was zu einem ineffizienten FTE-Einsatz führte und wenig Raum für Kontrolle über interne Prozesse ließ.
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Langsames Wiederauffinden bei Prüfungen
Das Suchen und Einreichen von Rechnungen, zum Beispiel für eine Prüfung, kostete viel Zeit, da Rechnungen nicht zentral und digital verfügbar waren.
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Keine zentrale Ablage für Verträge
Es bestand Bedarf an einer zentralen, gut organisierten Ablage für alle Verträge, damit Ablauf- und Verlängerungstermine nicht übersehen werden.
Von digitaler Rechnungsverarbeitung zu zentralem Vertragsmanagement
Contiweb baute die Partnerschaft mit ISPnext schrittweise aus: zunächst mit AP Automation für Rechnungen, später mit Contract Management für Verträge.
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Digitale Rechnungsverarbeitung mit AP Automation (2021)
Seit 2021 verarbeitet Contiweb eingehende Rechnungen digital mit AP Automation, integriert in die SAP-ECC-Umgebung. Dies reduzierte den Papieraufwand und vereinfachte die täglichen Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung erheblich.
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Erweiterung um Contract Management (2023)
Im Jahr 2023 erweiterte Contiweb die Partnerschaft mit ISPnext durch die Implementierung von Contract Management, als logischen nächsten Schritt nach der Rechnungsverarbeitungslösung.
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Zentrale, aktuelle Vertragsablage
Alle Verträge werden nun zentral und übersichtlich abgelegt. Die Suchfunktion macht Verträge schnell auffindbar, auch für Kollegen, die nicht täglich mit Vertragsmanagement zu tun haben.
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Automatische Warnung bei Ablauf oder Verlängerung
Nutzer werden rechtzeitig gewarnt, wenn ein Vertrag ausläuft oder verlängert werden muss, wodurch Risiken frühzeitig erkannt und rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können.
„Mit der Lösung von ISPnext haben wir einen vollständigen und aktuellen Überblick über alle unsere Verträge. Nutzer werden rechtzeitig auf Ablauf oder Verlängerung hingewiesen, sodass wir Risiken früh erkennen.“
Weniger Papieraufwand und mehr Kontrolle über Rechnungen und Verträge
Die Kombination aus AP Automation und Contract Management brachte Contiweb greifbare Vorteile: weniger manuelle Arbeit, einen schnelleren Prüfungsprozess und einen vollständigen Vertragsüberblick.
Was es Contiweb bringt
- Effizienterer FTE-Einsatz durch weniger Papierrechnungen und manuelle Arbeit
- Schnellerer und zuverlässigerer Prüfungsprozess dank digital auffindbarer Rechnungen
- Vollständiger und aktueller Überblick über alle Verträge an einem zentralen Ort
- Rechtzeitige Warnung bei nahendem Vertragsablauf oder erforderlicher Verlängerung
- Reibungslosere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen dank schnell verfügbarer Vertragsinformationen
Häufig gestellte Fragen zu AP Automation und Contract Management bei Contiweb
Contiweb ist ein führender Entwickler und Hersteller von Trocknungs- und Bahntransportmaschinen für die grafische Industrie und bietet weltweit integrierte technische Lösungen für den Rollenoffsetdruck, den digitalen Inkjetdruck und die Verpackungsproduktion.
Contiweb nutzt seit 2021 AP Automation für die Rechnungsverarbeitung, integriert mit SAP ECC. Im Jahr 2023 erweiterte das Unternehmen dies um Contract Management für zentrales Vertragsmanagement.
Contract Management bietet eine zentrale, aktuelle Ablage mit Suchfunktion und warnt Nutzer rechtzeitig, wenn ein Vertrag ausläuft oder verlängert werden muss, wodurch Risiken frühzeitig erkannt werden.
Rechnungen werden schneller bearbeitet und sind sofort auffindbar, zum Beispiel für eine Prüfung, während die Abhängigkeit von Papierrechnungen und manueller Arbeit deutlich zurückgegangen ist.
Contiweb sieht die Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung immer wichtiger werden, da Papierrechnungen verschwinden. Dank ISPnext kann das Unternehmen diesen Übergang zu E-Invoicing zeitnah und strukturiert gestalten.
Die Zusammenarbeit wird als zielorientiert und positiv empfunden: Der Berater hat während der Implementierung aktiv mitgedacht, und das Support-Team ist gut erreichbar und hilfreich bei Fragen im täglichen Einsatz.
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