GGZ Friesland, Anbieter professioneller Hilfe für Menschen mit schweren psychiatrischen Problemen, arbeitet seit 2015 mit Vendor Management und Spend Analytics von ISPnext. Die Lösungen geben dem Unternehmen Kontrolle über Lieferantenrisiken, Zertifizierungs-Compliance und Lieferantenausgaben.
Vor 2015 liefen die Einkaufsprozesse größtenteils manuell, per E-Mail oder in Excel, mit wenig strukturiertem Einblick in Lieferantenrisiken und -ausgaben.
Vendor Management mit Vendor Rating implementiert zur Bewertung der Top-50-Lieferanten anhand von vier Risikoaspekten, ergänzt durch Spend Analytics für Lieferantenausgaben und ein Projektmodul zur Budgetüberwachung.
Klarer Einblick in Lieferantenleistung und -risiken, einfachere Einhaltung von Audits sowie kontinuierlicher Überblick über Ausgaben und Projektbudgets.
Kontrolle über Lieferantenrisiken und manuelle Prozesse gewinnen
2015 wurde GGZ Friesland zu einer Regieorganisation. Das Unternehmen suchte nach Optimierungsmöglichkeiten für administrative Einkaufsprozesse und nach einer strukturierten Methode zur Bewertung von Lieferantenrisiken.
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Manuelle, zeitaufwändige Einkaufsprozesse
Administrative Einkaufsprozesse und -aufgaben wurden zuvor per Hand, per E-Mail oder in Excel erledigt, was wenig Effizienz und Zeitersparnis brachte.
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Begrenztes strukturiertes Lieferantenrisikomanagement
Für die Zertifizierung mussten Lieferanten hinsichtlich Kontinuität, finanzieller Gesundheit, Patientensicherheit und Informationssicherheit bewertet werden, ohne einen zentralen, periodischen Bewertungsprozess.
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Wenig Einblick in Lieferantenausgaben und Vertragstreue
Es fehlte an aktuellem Einblick, welche Lieferanten viele Rechnungen stellten und ob Vertragsverpflichtungen mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmten.
„Vendor Rating ist für uns ein sehr effizientes und benutzerfreundliches Hilfsmittel zur Beurteilung von Lieferanten. Das steigert unsere Effizienz und verhilft uns zu einem erfolgreichen Bestehen der Audits.“
Lieferantenbewertung und Ausgabeneinblick mit Vendor Management und Spend Analytics
GGZ Friesland arbeitet seit 2015 mit Vendor Management und Spend Analytics von ISPnext, eingesetzt für Lieferantenbewertung, Risikomanagement und Ausgabenanalyse.
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Vendor Rating zur Lieferantenbewertung
Über Vendor Rating innerhalb von Vendor Management werden die Top-50-Lieferanten regelmäßig hinsichtlich Wahrscheinlichkeit, Wirkung und Risiko bewertet, verteilt auf vier Aspekte: Kontinuität, finanzielle Gesundheit, Patientensicherheit und Informationssicherheit.
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Teil des Risikomanagements und der Zertifizierungs-Compliance
Die Bewertungen sind Teil des umfassenderen Risikomanagements und helfen GGZ Friesland, die Audits für die Zertifizierung erfolgreich zu bestehen, mit klarem Einblick in die Leistung der Lieferanten.
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Spend Analytics für Lieferantenausgaben
Mit Spend Analytics erstellt GGZ Friesland einfache Ausgabenanalysen und hat einen aktuellen Einblick in Lieferantenausgaben, einschließlich welche Lieferanten viele Rechnungen stellen und ob Vertragsverpflichtungen mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen.
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Projektmodul zur Budgetüberwachung
Im Rahmen des Projektmoduls überwacht GGZ Friesland IKT- und Bauprojekte, die große Investitionen erfordern, mit Kontrolle über das festgelegte Budget sowie die erwarteten und bereits erfolgten Ausgaben je Projekt, sodass frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden können.
Mehr Kontrolle über Lieferantenrisiken und Ausgaben
Dank Vendor Management und Spend Analytics hat GGZ Friesland einen klaren Einblick in die Lieferantenleistung und -ausgaben, verlaufen die Audits reibungsloser, und das Unternehmen behält die Kontrolle über Projektbudgets.
Was es GGZ Friesland bringt
- Effiziente und konkrete Lieferantenbewertung über Vendor Rating, mit weniger manueller Arbeit als zuvor
- Klarer Einblick in Lieferantenrisiken anhand von vier Aspekten: Kontinuität, finanzielle Gesundheit, Patientensicherheit und Informationssicherheit
- Einfachere Einhaltung von Audits dank periodischer, strukturierter Lieferantenbewertung
- Aktueller Einblick in Lieferantenausgaben und Rechnungsstellung über Spend Analytics, inklusive Prüfung der Vertragsverpflichtungen
- Kontinuierlicher Überblick über Budget gegenüber erwarteten und realisierten Ausgaben bei IKT- und Bauprojekten
Häufig gestellte Fragen zu Vendor Management bei GGZ Friesland
Vendor Rating ist ein Bestandteil von Vendor Management, mit dem GGZ Friesland die Top-50-Lieferanten regelmäßig hinsichtlich Wahrscheinlichkeit, Wirkung und Risiko bewertet, verteilt auf vier Aspekte: Kontinuität, finanzielle Gesundheit, Patientensicherheit und Informationssicherheit.
Durch die regelmäßige, strukturierte Bewertung von Lieferanten über Vendor Rating hat GGZ Friesland einen klaren Einblick in die Lieferantenleistung, was die Audits für die Zertifizierung vereinfacht.
Spend Analytics wird genutzt, um einfache Ausgabenanalysen zu erstellen, Einblick in Lieferantenausgaben zu erhalten, zu sehen welche Lieferanten viele Rechnungen stellen, und Vertragsverpflichtungen mit den tatsächlichen Ausgaben abzugleichen.
Im Rahmen des Projektmoduls kontrolliert GGZ Friesland das festgelegte Budget je Projekt gegenüber den erwarteten und bereits erfolgten Ausgaben, sodass bei Bedarf frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden können.
GGZ Friesland arbeitet seit 2015 mit den Lösungen Vendor Management und Spend Analytics von ISPnext, seit dem Übergang zu einer Regieorganisation.
Die Zusammenarbeit verläuft reibungslos: GGZ Friesland hat guten Kontakt zu Beratern und zum Support, Fragen werden zügig gelöst, und es findet ein regelmäßiger Wissensaustausch über Marktentwicklungen statt.
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