Van Wijhe Verf automatisiert die Rechnungsbearbeitung für mehr Effizienz

Obwohl Van Wijhe Verf bereits zuvor mit digitaler Rechnungsverarbeitung gearbeitet hatte, bot die vorherige Lösung zur Rechnungsverarbeitung nicht genügend Benutzerfreundlichkeit und Einblick. Die Verarbeitung eingehender Rechnungen war langsam und fehleranfällig, was die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung beeinträchtigte. "Wir stellten fest, dass es sehr viel Zeit in Anspruch nahm, Fehler zu identifizieren. Als ein Kollege mit Erfahrung mit der Software von ISPnext zu uns kam, passte alles zusammen", sagt Robert. Seitdem AP Automation am 1. Januar 2025 in Betrieb genommen wurde und vollständig in Dynamics 365 F&O integriert ist, sind die Ergebnisse offensichtlich. "Die Implementierung ist letztendlich gut verlaufen. Ein Prozess wie dieser erfordert Engagement von beiden Seiten, aber gemeinsam haben wir alles gut hinbekommen", sagt Robert.

Van Wijhe Verf bearbeitet jedes Jahr zwischen 15.000 und 20.000 Eingangsrechnungen. Dank der Rechnungsverarbeitungssoftware von ISPnext für das Finanzwesen sind diese Prozesse jetzt viel schneller und übersichtlicher. Die Software bietet einen Echtzeit-Einblick in den Status der Rechnungen, wobei Fehlermeldungen sofort sichtbar sind. "Wir sehen sofort, wo im Genehmigungsprozess oder bei der Buchung etwas schief läuft. Das macht die Arbeit für unsere Kreditorenbuchhaltung viel effizienter", erklärt Robert. Das Unternehmen macht ausgiebig Gebrauch von Funktionen wie Verteilungsplänen, die Kosten korrekt mit dem richtigen Buchungszeitraum verknüpfen. "Wir nutzen zum Beispiel das Zuordnungsschema, um Kosten, die im Juli in Rechnung gestellt wurden, noch dem Juni zuzuordnen. Das funktioniert bei uns sehr gut", erklärt Robert. Auch die festen Vorlagen werden häufig verwendet. "Unsere Kollegen verfügen über genügend Wissen, um sie selbst einzurichten, was die Arbeit enorm beschleunigt.

Was Van Wijhe Verf an der Lösung von ISPnext besonders schätzt, ist die Unabhängigkeit der Plattform. "Man merkt, dass ISPnext wirklich ein eigenständiges System ist. Man braucht keine anderen Tools, um damit zu arbeiten. Das ist definitiv ein Vorteil", sagt Robert. Die benutzerfreundliche Oberfläche hilft den Kollegen in der Kreditorenbuchhaltung, die Eingangsrechnungen strukturiert zu bearbeiten. Darüber hinaus sorgen automatische Workflows für eine reibungslose Zusammenarbeit mit den Kollegen, die für die Freigabe der Rechnungen zuständig sind. "Das System ist übersichtlich. Jeder weiß, was von ihm erwartet wird und wo er aktiv werden muss", sagt Robert.

Die Zusammenarbeit mit ISPnext wurde als positiv bewertet. Während des Implementierungsprozesses gab es eine gute Zusammenarbeit zwischen den Projektteams. "Was ich von meinem IT-Kollegen höre, ist, dass der Prozess weiterhin gut läuft. Der Kontakt ist reibungslos und wir können schnell umschalten", sagt Robert. Mit Blick auf die Zukunft sucht die Organisation auch aktiv nach Möglichkeiten, ihre Finanzprozesse weiter zu modernisieren. „Wenn ich KI sage, dann wisst ihr genug“, sagt Robert. "Ihr beschäftigt euch bereits damit, und das finde ich super. Die Organisation muss dafür bereit sein, und das sind wir. Kompliment, wie aktiv ihr dabei seid."

Koninklijke Van Wijhe Verf ist ein unabhängiges Familienunternehmen, das seit mehr als hundert Jahren in der Entwicklung und Herstellung von hochwertigen Farbprodukten tätig ist. Mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit und Innovation bedient das Unternehmen verschiedene Märkte im In- und Ausland. Das Unternehmen verbindet Tradition mit modernem Unternehmertum und investiert weiterhin in intelligente Technologien, die zu einem effizienteren Arbeiten beitragen, auch in der Finanzverwaltung.