Koninklijke Van Wijhe Verf B.V., ein unabhängiges niederländisches Familienunternehmen mit langer Geschichte, hat seine digitale Rechnungsverarbeitung seit Anfang 2025 mit AP Automation von ISPnext modernisiert, vollständig integriert in Dynamics 365 F&O. Unter der Leitung von Robert Krosman, Manager Finance, profitiert die Kreditorenbuchhaltung von mehr Geschwindigkeit, Einblick und Kontrolle bei der Bearbeitung von 15.000 bis 20.000 Rechnungen pro Jahr.
Die vorherige Lösung zur Rechnungsverarbeitung war bei der Behebung von Fehlern umständlich: Eingehende Rechnungen wurden langsam und fehleranfällig bearbeitet, was die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung beeinträchtigte.
Seit dem 1. Januar 2025 läuft AP Automation von ISPnext vollständig integriert mit Dynamics 365 F&O, mit ermöglicht durch einen Kollegen mit ISPnext-Erfahrung und eine Implementierung, bei der beide Seiten gemeinsam anpackten.
Echtzeit-Einblick in den Status von Rechnungen, schnellere Fehlererkennung im Genehmigungsprozess, cleverer Einsatz von Zuordnungsschemata und festen Vorlagen, auf einer eigenständigen Plattform, die die Kreditorenbuchhaltung größtenteils selbst einrichten kann.
Langsame, fehleranfällige Rechnungsverarbeitung bei einem wachsenden Familienunternehmen
Koninklijke Van Wijhe Verf bearbeitet jedes Jahr zwischen 15.000 und 20.000 Eingangsrechnungen. Die vorherige Lösung bot zu wenig Benutzerfreundlichkeit und Einblick, was die Kreditorenbuchhaltung verlangsamte.
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Fehlerbehebung kostete zu viel Zeit
„Unsere vorherige Lösung für die Rechnungsverarbeitung war bei der Behebung von Fehlern sehr umständlich. Wir wollten etwas, das funktioniert und mit dem die Benutzer schnell zurechtkommen", sagt Robert Krosman, Manager Finance.
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Langsame, fehleranfällige Bearbeitung
Die Verarbeitung eingehender Rechnungen war langsam und fehleranfällig, was die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung beeinträchtigte. „Wir stellten fest, dass es sehr viel Zeit in Anspruch nahm, Fehler zu identifizieren", sagt Robert.
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Die Erfahrung eines Kollegen gab den Ausschlag
„Als ein Kollege mit Erfahrung mit der Software von ISPnext zu uns kam, passte alles zusammen", sagt Robert.
"Wir sehen sofort, wo im Genehmigungsprozess oder bei der Buchung etwas schief läuft. Das macht die Arbeit für unsere Kreditorenbuchhaltung sehr viel effizienter."
Vom Go-live zur intelligenten ERP-Integration
Seit der Einführung von AP Automation, vollständig integriert mit Dynamics 365 F&O, profitiert Van Wijhe Verf täglich von einer schnelleren, übersichtlicheren Rechnungsverarbeitung.
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Sorgfältige Implementierung, gemeinsam erreicht
„Die Implementierung ist letztendlich gut verlaufen. Ein Prozess wie dieser erfordert Engagement von beiden Seiten, aber gemeinsam haben wir alles gut hinbekommen", sagt Robert.
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Echtzeit-Einblick in Status und Fehler
Die Software bietet einen Echtzeit-Einblick in den Status der Rechnungen, wobei Fehlermeldungen sofort sichtbar sind. „Wir sehen sofort, wo im Genehmigungsprozess oder bei der Buchung etwas schief läuft. Das macht die Arbeit für unsere Kreditorenbuchhaltung viel effizienter", erklärt Robert.
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Zuordnungsschemata für die richtige Buchungsperiode
„Wir nutzen zum Beispiel das Zuordnungsschema, um Kosten, die im Juli in Rechnung gestellt wurden, noch dem Juni zuzuordnen. Das funktioniert bei uns sehr gut", erklärt Robert. Auch die festen Vorlagen werden häufig verwendet: „Unsere Kollegen verfügen über genügend Wissen, um sie selbst einzurichten, was die Arbeit enorm beschleunigt."
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Eine eigenständige Plattform, ohne Zusatz-Tools
„Man merkt, dass ISPnext wirklich ein eigenständiges System ist. Man braucht keine anderen Tools, um damit zu arbeiten. Das ist definitiv ein Vorteil", sagt Robert.
Schnellere, übersichtliche Rechnungsverarbeitung und Raum für Innovation
Van Wijhe Verf bearbeitet 15.000 bis 20.000 Rechnungen pro Jahr jetzt schneller und übersichtlicher, mit klaren Zuständigkeiten für Kreditorenbuchhaltung und Genehmiger, und blickt bereits nach vorn Richtung KI.
Was es Van Wijhe Verf bringt
- Echtzeit-Einblick in den Rechnungsstatus, mit sofort sichtbaren Fehlermeldungen
- Cleverer Einsatz von Zuordnungsschemata zur Verknüpfung von Kosten mit der richtigen Buchungsperiode
- Feste Vorlagen, die Kollegen selbst einrichten können, was die Arbeit beschleunigt
- Eine eigenständige Plattform, ohne dass zusätzliche Tools nötig sind
- Reibungslose Zusammenarbeit mit ISPnext und Raum, die Finanzprozesse mit KI weiter zu modernisieren
Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsverarbeitung bei Van Wijhe Verf
Koninklijke Van Wijhe Verf ist ein unabhängiges niederländisches Familienunternehmen, das seit mehr als hundert Jahren in der Entwicklung und Herstellung von hochwertigen Farbprodukten tätig ist. Mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit und Innovation bedient das Unternehmen verschiedene Märkte im In- und Ausland.
Van Wijhe Verf nutzt AP Automation von ISPnext, seit dem 1. Januar 2025 vollständig integriert mit dem ERP-System Dynamics 365 F&O.
Van Wijhe Verf bearbeitet jährlich zwischen 15.000 und 20.000 Eingangsrechnungen über AP Automation.
Die Software bietet einen Echtzeit-Einblick in den Rechnungsstatus, wobei Fehlermeldungen sofort sichtbar sind. „Wir sehen sofort, wo im Genehmigungsprozess oder bei der Buchung etwas schief läuft", sagt Robert Krosman, Manager Finance.
Mit einem Zuordnungsschema verknüpft Van Wijhe Verf Kosten mit der richtigen Buchungsperiode. So werden im Juli in Rechnung gestellte Kosten noch dem Juni zugeordnet, „das funktioniert bei uns sehr gut", sagt Robert.
Nein. „Man merkt, dass ISPnext wirklich ein eigenständiges System ist. Man braucht keine anderen Tools, um damit zu arbeiten", sagt Robert.
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