Koninklijke Van Wijhe Verf B.V., een onafhankelijk Nederlands familiebedrijf met een rijke historie, heeft sinds begin 2025 haar digitale factuurverwerking vernieuwd met AP Automation van ISPnext, volledig geïntegreerd met Dynamics 365 F&O. Onder leiding van Robert Krosman, Manager Finance, profiteert de crediteurenadministratie van meer snelheid, inzicht en controle bij het verwerken van 15.000 tot 20.000 facturen per jaar.
De vorige factuurverwerkingsoplossing was omslachtig bij het oplossen van fouten: inkomende facturen werden traag en foutgevoelig verwerkt, wat de efficiëntie van de crediteurenadministratie in de weg stond.
Sinds 1 januari 2025 draait AP Automation van ISPnext volledig geïntegreerd met Dynamics 365 F&O, mede tot stand gekomen dankzij een collega met eerdere ISPnext-ervaring en een implementatietraject waarin beide partijen gezamenlijk optrokken.
Real-time inzicht in de status van facturen, snellere foutopsporing in het goedkeuringsproces, slim gebruik van toerekeningsschema’s en vaste templates, op één zelfstandig platform dat de crediteurenafdeling grotendeels zelf kan inrichten.
Trage en foutgevoelige factuurverwerking bij een groeiend familiebedrijf
Koninklijke Van Wijhe Verf verwerkt jaarlijks tussen de 15.000 en 20.000 inkomende facturen. De vorige oplossing bood onvoldoende gebruiksgemak en inzicht, wat de crediteurenadministratie vertraagde.
-
Fouten oplossen kostte te veel tijd
"Onze vorige factuurverwerkingsoplossing was omslachtig bij het oplossen van fouten. We wilden iets wat wél werkt en waar gebruikers snel mee overweg kunnen," vertelt Robert Krosman, Manager Finance.
-
Trage, foutgevoelige verwerking
De verwerking van inkomende facturen verliep traag en foutgevoelig, wat de efficiëntie van de crediteurenadministratie in de weg stond. "We merkten dat het veel tijd kostte om fouten te achterhalen," aldus Robert.
-
Ervaring van een collega gaf de doorslag
"Toen een collega met ervaring met de software van ISPnext bij ons begon, viel alles op zijn plek," aldus Robert.
"We zien meteen waar in het goedkeuringsproces of bij de boeking iets misgaat. Dat maakt het werk voor onze crediteurenafdeling een stuk efficiënter."
Van livegang tot slimme ERP-integratie
Sinds de livegang van AP Automation, volledig geïntegreerd met Dynamics 365 F&O, profiteert Van Wijhe Verf dagelijks van snellere en overzichtelijkere factuurverwerking.
-
Zorgvuldige implementatie, in gezamenlijkheid
"De implementatie is uiteindelijk goed verlopen. Zo'n traject vraagt inzet van beide kanten, maar we hebben alles in gezamenlijkheid goed neergezet," zegt Robert.
-
Real-time inzicht in status en foutmeldingen
De software biedt real-time inzicht in de status van facturen, waarbij foutmeldingen direct zichtbaar zijn. "We zien meteen waar in het goedkeuringsproces of bij de boeking iets misgaat. Dat maakt het werk voor onze crediteurenafdeling een stuk efficiënter," licht Robert toe.
-
Toerekeningsschema’s voor de juiste boekingsperiode
"Wij gebruiken het toerekeningsschema bijvoorbeeld om kosten die in juli worden gefactureerd nog toe te wijzen aan juni. Dat werkt voor ons heel goed," legt Robert uit. Ook de vaste templates worden veel ingezet: "Onze collega's hebben voldoende kennis om deze zelf in te richten, dat versnelt de werking enorm."
-
Eén zelfstandig platform, zonder extra tools
"Je merkt dat ISPnext echt een opzichzelfstaand systeem is. Je hebt geen andere tools nodig om ermee te kunnen werken. Dat is absoluut een voordeel," aldus Robert.
Snellere, overzichtelijke factuurverwerking en ruimte voor innovatie
Van Wijhe Verf verwerkt 15.000 tot 20.000 facturen per jaar sneller en overzichtelijker, met heldere verantwoordelijkheden voor de crediteurenafdeling en de goedkeurders, en kijkt inmiddels vooruit naar AI.
Wat het Van Wijhe Verf oplevert
- Real-time inzicht in de status van facturen, met foutmeldingen direct zichtbaar
- Slim gebruik van toerekeningsschema’s om kosten aan de juiste boekingsperiode te koppelen
- Vaste templates die collega’s zelf kunnen inrichten, wat de werking versnelt
- Eén zelfstandig platform, zonder dat aanvullende tools nodig zijn
- Soepele samenwerking met ISPnext en ruimte om de financiële processen verder te moderniseren met AI
Veelgestelde vragen over factuurverwerking bij Van Wijhe Verf
Koninklijke Van Wijhe Verf is een onafhankelijk Nederlands familiebedrijf dat al meer dan honderd jaar actief is in de ontwikkeling en productie van hoogwaardige verfproducten. Met een sterke focus op duurzaamheid en innovatie bedient de organisatie diverse markten in binnen- en buitenland.
Van Wijhe Verf gebruikt AP Automation van ISPnext, sinds 1 januari 2025 volledig geïntegreerd met ERP-systeem Dynamics 365 F&O.
Van Wijhe Verf verwerkt jaarlijks tussen de 15.000 en 20.000 inkomende facturen via AP Automation.
De software biedt real-time inzicht in de status van facturen, waarbij foutmeldingen direct zichtbaar zijn. "We zien meteen waar in het goedkeuringsproces of bij de boeking iets misgaat," aldus Robert Krosman, Manager Finance.
Met een toerekeningsschema koppelt Van Wijhe Verf kosten aan de juiste boekingsperiode. Zo worden kosten die in juli worden gefactureerd nog toegewezen aan juni, "dat werkt voor ons heel goed," aldus Robert.
Nee. "Je merkt dat ISPnext echt een opzichzelfstaand systeem is. Je hebt geen andere tools nodig om ermee te kunnen werken," aldus Robert.
Ontdek wat ISPnext voor jouw factuurverwerking kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
