NOKERA zocht naar een manier om de efficiëntie van boekhoudprocessen te verhogen via geautomatiseerde factuurverwerking. Tijdens een periode van snelle groei en digitalisering implementeerde NOKERA ISPnext AP Automation in Dynamics 365, met een ROI die al na 3 maanden behaald was.
Handmatige factuurverwerking zorgde voor vertragingen, hoge foutpercentages en te veel druk op de boekhoudafdeling tijdens een periode van snelle bedrijfsgroei.
ISPnext AP Automation geïmplementeerd in Dynamics 365 F&O met automatische ordermatching, gecentraliseerde dataverwerking en gestructureerde goedkeuringsworkflow.
± 17.000 facturen verwerkt in het eerste jaar, ROI al na 3 maanden (verwacht: 6 maanden) en capaciteit vrijgemaakt voor andere afdelingen.
De uitdaging: handmatige verwerking bij snelle groei
Voor de implementatie van ISPnext kampte NOKERA met meerdere obstakels. De handmatige factuurverwerking leidde tot vertragingen en een hoog foutenpercentage. Naarmate het bedrijf groeide, nam het factuurvolume toe, terwijl de aanpak niet meeschaalde.
-
Handmatige verwerking niet schaalbaar
Elke factuur moest handmatig worden ingevoerd, toegewezen en goedgekeurd. Bij toenemend volume kostte dit steeds meer tijd en vergrootte het de kans op fouten, met betalingsvertragingen tot gevolg.
-
Onvoldoende koppeling met ERP
Facturen konden niet direct in Dynamics 365 F&O worden verwerkt. Toewijzing aan de juiste kostenplaats en goedkeuringsroutes verliep omslachtig, zonder automatische validatie tegen inkooporders.
-
Capaciteitsdruk op de boekhouding
De boekhoudafdeling besteedde te veel tijd aan routinetaken. Dit beperkte de capaciteit voor analyse en controle, juist in een groeifase waarin meer financiële sturing nodig was.
''Met de digitalisering van onze factuurverwerking hebben we een enorme efficiencyslag gemaakt.''
ISPnext AP Automation in Dynamics 365 F&O
De implementatie startte in februari 2023 en ging live in april 2023, binnen drie maanden. ISPnext integreerde naadloos met Dynamics 365 F&O, met automatische matching van ontvangen facturen tegen inkooporders voor snelle foutdetectie.
-
Implementatie in 3 maanden
Van kickoff in februari 2023 tot go-live in april 2023: NOKERA was binnen drie maanden live met ISPnext AP Automation. De strakke planning werd gehaald dankzij een gestructureerde aanpak en goede samenwerking.
-
Automatische ordermatching
Ontvangen facturen worden automatisch gematcht met inkooporders in Dynamics 365 F&O. Afwijkingen worden direct gesignaleerd, zodat de boekhouding alleen uitzonderingen hoeft te behandelen in plaats van elke factuur handmatig te controleren.
-
Gecentraliseerde dataverwerking
Alle factuurdata wordt centraal verwerkt en direct in Dynamics 365 F&O ingeboekt. Handmatige invoer is vervangen door geautomatiseerde toewijzing aan kostenplaatsen, projecten en entiteiten.
-
Blind posting voor verdere optimalisatie
In juni 2024 implementeerde NOKERA blind posting: facturen die voldoen aan alle matchingcriteria worden automatisch geboekt zonder handmatige tussenkomst. Dit versnelt de verwerking verder en vermindert de belasting op de boekhoudafdeling.
ROI in 3 maanden, capaciteit vrijgemaakt
NOKERA verwerkte circa 17.000 facturen in het eerste jaar, met een ROI die al na 3 maanden behaald was, de helft van de verwachte terugverdientijd van 6 maanden. De vrijgekomen capaciteit op de boekhoudafdeling werd ingezet voor onderbezette afdelingen elders in de organisatie.
Wat het NOKERA oplevert
- Circa 17.000 facturen per jaar digitaal verwerkt in Dynamics 365 F&O
- ROI behaald in 3 maanden, de helft van de verwachte terugverdientijd
- Automatische ordermatching elimineert handmatige controle van standaardfacturen
- Boekhoudcapaciteit vrijgemaakt en ingezet voor onderbezette afdelingen
- Blind posting (juni 2024) voor verdere versnelling van het verwerkingsproces
Veelgestelde vragen over AP Automation in Dynamics 365
NOKERA Management AG is een Duits-Zwitsers bouwbedrijf gespecialiseerd in modulaire en duurzame bouwconcepten. Het bedrijf is actief in meerdere landen en kende een periode van snelle groei rondom de implementatie van ISPnext.
NOKERA ging binnen drie maanden live: van kickoff in februari 2023 tot go-live in april 2023. De snelle implementatie was mogelijk door een strakke aanpak en goede samenwerking tussen NOKERA en ISPnext.
ISPnext heeft een native integratie met Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Factuurdata, inkooporders en boekingsregels worden real-time uitgewisseld. Ordermatching en directe inboeking verloopt automatisch, zonder handmatige tussenkomst.
Blind posting betekent dat facturen die volledig voldoen aan de matchingcriteria automatisch worden geboekt, zonder dat een medewerker ze handmatig hoeft te beoordelen. NOKERA implementeerde dit in juni 2024 om de verwerkingssnelheid verder te verhogen.
Bij NOKERA werd de ROI al na 3 maanden bereikt, de helft van de verwachte terugverdientijd van 6 maanden. De exacte terugverdientijd hangt af van het factuurvolume, de mate van handmatige verwerking en de implementatiesnelheid.
Ja. ISPnext ondersteunt multi-entity en multi-land omgevingen. NOKERA is actief in Duitsland en Zwitserland en verwerkt facturen voor meerdere entiteiten centraal via ISPnext in Dynamics 365 F&O.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
