Lieferantenauswahl: alles, was Sie wissen müssen

Für viele Organisationen sind Lieferanten nicht nur eine Voraussetzung, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sie liefern nicht nur Produkte oder Dienstleistungen, sondern haben direkten Einfluss auf die betriebliche Leistung, die Innovationsfähigkeit und die strategische Flexibilität. Dirk Jan Leppers zufolge ist es daher wichtig, Lieferanten nicht als ausführende Parteien zu betrachten, sondern als Partner, mit denen man gemeinsam Werte schafft. „Ein Lieferant sollte als eine Erweiterung Ihres Unternehmens gesehen werden, nicht als ein separates Glied“, sagt er.

Die richtigen Lieferanten machen den Unterschied in Bezug auf Konsistenz, Kostenkontrolle und Risikominderung aus. Aus diesem Grund ist die Auswahl von Lieferanten mehr als ein operativer Schritt; es ist eine strategische Entscheidung, die klare Auswahlkriterien und eine strukturierte Bewertung der Lieferantenleistung erfordert.

Unter Lieferantenauswahl versteht man den Prozess der Auswahl der besten Lieferanten auf der Grundlage vorher festgelegter Kriterien. Denken Sie dabei an Aspekte wie Preis, Lieferzeit, Qualität, Nachhaltigkeit oder Compliance in Form von Zertifizierungen. Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Sie feststellen, ob der Lieferant zu Ihnen als Unternehmen und zu dem, wofür Sie stehen, passt. Der Auswahlprozess bestimmt, wer Teil Ihres Lieferantennetzes wird, und wirkt sich somit direkt auf Ihre Unternehmensziele aus. „Es geht nicht um den billigsten Anbieter, sondern darum, dass er in allen Bereichen zu Ihnen passt“, sagt Dirk Jan.

Ein gut strukturiertes Lieferantenauswahlverfahren ist objektiv, messbar und transparent. Er ermöglicht es, die richtigen Fragen zu stellen, Risiken rechtzeitig zu erkennen und die Zusammenarbeit nachhaltig zu gestalten. Wie das in der Praxis funktioniert, können Sie auf unserer Seite Beschaffung nachlesen.

Ein strukturierter Stufenplan für die Lieferantenauswahl hilft Ihnen dabei, objektive Entscheidungen zu treffen, und sorgt für einen wiederholbaren Prozess innerhalb Ihrer Einkaufsstrategie. Indem Sie feste Schritte befolgen und diese mit Sourcing-Software unterstützen, erhöhen Sie die Chance auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit und senken Sie Ihre Einkaufsrisiken. Der folgende Stufenplan kann in jedem Unternehmen angewendet werden, das sein Lieferantennetzwerk unter Kontrolle haben möchte.

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihren Einkaufsbedarf

Erfassen Sie genau, was Sie benötigen. Handelt es sich um Produkte, Dienstleistungen oder eine Kombination aus beidem? Berücksichtigen Sie dabei Mengen, Häufigkeit, technische Spezifikationen und strategische Relevanz. Diese Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für die nächsten Schritte im Auswahlprozess.

Schritt 2: Legen Sie Auswahlkriterien fest

Definieren Sie klare Auswahlkriterien für Lieferanten. Denken Sie dabei an Lieferzuverlässigkeit, Preis-Leistungs-Verhältnis, Nachhaltigkeit, Zertifizierungen (wie ISO oder ESG), Risikoprofil, finanzielle Stabilität und technologische Kapazität. Verwenden Sie sowohl harte Daten als auch weiche Signale wie Kommunikation und kulturelle Passung.

Schritt 3: Suchen und vergleichen Sie Lieferanten

Verwenden Sie Sourcing-Software oder andere digitale Tools, um Lieferanten zu suchen und Informationen zentral zu sammeln. Fordern Sie Angebote an, prüfen Sie diese anhand Ihrer Kriterien und nutzen Sie digitale Lieferantenbewertungen, um Äpfel mit Äpfeln zu vergleichen.

Schritt 4: Wählen Sie den/die am besten geeigneten Lieferanten aus.

Stützen Sie Ihre Entscheidung auf eine Kombination aus objektiver Bewertung (anhand Ihrer Auswahlkriterien) und strategischen Überlegungen wie dem Potenzial für eine Partnerschaft und der Einhaltung Ihrer ESG-Richtlinien. Stellen Sie sicher, dass Ihre Entscheidungen transparent dokumentiert werden, beispielsweise über die Business Spend Management-Plattform.

Schritt 5: Halten Sie Vereinbarungen formell fest.

Formalisieren Sie die Zusammenarbeit durch einen Vertrag, in dem Sie Lieferbedingungen, Leistungen, KPIs und Eskalationsverfahren festhalten. Stellen Sie sicher, dass diese Daten zentral gespeichert werden, vorzugsweise in Verbindung mit Ihrem Beschaffungs- oder Vertragsmanagementsystem.

Schritt 6: Überwachen Sie die Leistungen und führen Sie regelmäßige Bewertungen durch

Die Lieferantenauswahl endet nicht mit der Unterzeichnung des Vertrags. Verfolgen Sie die Leistungen über Dashboards oder Berichte, führen Sie regelmäßige Bewertungen durch und überprüfen Sie diese anhand Ihrer ursprünglichen Kriterien. So behalten Sie die Kosten, die Qualität und die Risiken innerhalb Ihres Lieferantennetzwerks im Griff.

Ohne klare Kriterien für die Lieferantenauswahl wird es schwierig, Entscheidungen intern und extern zu rechtfertigen. Auswahlkriterien bieten eine einheitliche Grundlage für die gleiche Bewertung von Lieferanten und machen den Prozess reproduzierbar.

„Man braucht einen klaren Rahmen, um Lieferanten fair und strukturiert zu vergleichen“, sagt Dirk Jan. Solche Kriterien können von Liefertreue und finanzieller Stabilität bis hin zu Nachhaltigkeit und technischer Kompetenz reichen. Wenn man diese Auswahlkriterien im Voraus festlegt, ist es einfacher, neue Lieferanten hinzuzufügen und bestehende Beziehungen regelmäßig zu überprüfen.

Eine wirksame Lieferantenauswahl erfordert mehr als eine Liste von Anforderungen oder einen Angebotsvergleich. Es geht darum, den richtigen Partner zu finden, und dafür braucht man zuverlässige Informationen. „Bei einer fundierten Lieferantenauswahl schaut man nicht nur auf die Zahlen, sondern auch auf die Qualität der Zusammenarbeit“, sagt Dirk Jan.

Harte Daten wie Liefertreue, finanzielle Stabilität und Zertifizierungen bilden die Grundlage für eine objektive Bewertung. Aber weiche Signale wie Kommunikation, Flexibilität und kulturelle Passung sind mindestens ebenso wichtig für die Festlegung von Kriterien zur Lieferantenauswahl. Durch die Kombination beider Datenarten entsteht ein vollständigeres Bild, das zu besseren Entscheidungen und einer nachhaltigen Zusammenarbeit führt.

Unzuverlässige Lieferanten können erhebliche Folgen für Ihre Lieferkette haben. Denken Sie an Verzögerungen, Rufschädigung oder rechtliche Probleme. „Wenn Sie erst bei einem Zwischenfall feststellen, dass ein Lieferant nicht konform war, ist es zu spät“, warnt Dirk Jan.

Ein gut durchdachtes Lieferantenauswahlverfahren wirkt als erster Filter im Risikomanagement. Indem man Lieferanten im Voraus auf ihre Stabilität, rechtliche Struktur und ESG-Kriterien prüft, reduziert man strukturell die Risiken. Ein digitaler Ansatz, bei dem Sie die Anforderungen und Vereinbarungen von Anfang an erfassen und prüfen, ermöglicht es Ihnen außerdem, später im Prozess rechtzeitig einzugreifen, wenn die Leistung von diesen Vereinbarungen abweicht.

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Nachhaltigkeit spielt bei der Auswahl von Lieferanten eine immer größere Rolle. Die Unternehmen werden auf ihre Verantwortung für die gesamte Lieferkette hin überprüft, einschließlich der Wahl ihrer Lieferanten. „Viele Unternehmen unterschätzen, wie sichtbar ihre Lieferanten für Kunden, Investoren und Regulierungsbehörden sind“, sagt Dirk Jan.

Die Kriterien für die Lieferantenauswahl umfassen daher zunehmend Elemente wie Energieverbrauch, Menschenrechtspolitik, Zertifizierungen und soziale Auswirkungen. Wenn Sie diese ESG-Faktoren direkt in den Auswahlprozess einbeziehen, erhöhen Sie nicht nur die Compliance, sondern stärken auch Ihren Ruf als verantwortungsbewusstes Unternehmen.

Mit der Business Spend Management Plattform von ISPnext digitalisieren Sie den gesamten Auswahlprozess von der Anfrage bis zum Vertrag. Lieferanten können nach festen Kriterien bewertet werden, alle Lieferanteninformationen können digital verglichen werden und Sie arbeiten von einer zentralen Schnittstelle aus. „Man erhält nicht nur einen Überblick, sondern vermeidet auch subjektive Entscheidungen“, so Dirk Jan.

Darüber hinaus können Beschaffungsteams Lieferanten mit Verträgen verknüpfen, die Leistung überwachen und in Prozesse wie die Rechnungsbearbeitung integrieren. Das sorgt für Konsistenz, Schnelligkeit und weniger Fehler im Gesamtprozess.

Wer die Lieferantenauswahl gut organisiert, baut langfristige Beziehungen auf, erzielt bessere Ergebnisse und verringert die Risiken. Es ist ein strategisches Instrument, mit dem man als Unternehmen etwas bewirken kann. „Der Unterschied liegt nicht in der Software, sondern darin, wie man den Prozess intelligent gestaltet, damit er zu den richtigen Erkenntnissen führt“, sagt Dirk Jan.

Die Kombination von Auswahlkriterien mit digitalen Workflows schafft Übersicht, Schnelligkeit und Sicherheit. Die Lieferantenauswahl (Sourcing) wird dadurch nicht nur effizienter, sondern auch wertvoller für das gesamte Unternehmen. Finanzen und Beschaffung profitieren von einer zentralen Plattform, die auch die Compliance unterstützt.

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