Maarten kennt die tägliche Praxis: „Natürlich kann man einen Angebotsprozess ‚manuell‘ durchführen, mit E-Mail und Tabellenkalkulationen. Das ist oft zeitaufwändig, abhängig von 1 Mailbox und der Fortschritt des Angebotsprozesses ist innerhalb eines Beschaffungsteams schwer zu überwachen. Besser ist es, den Ausschreibungsprozess zu digitalisieren und eine Ausschreibungslösung wie Sourcing zu verwenden. Damit sichern Sie die Beschaffungsverfahren einschließlich der Compliance-Anforderungen und sorgen für einen effizienteren und geordneten RFQ-Prozess innerhalb Ihres Teams und Ihrer Organisation.“  

Bei einer Anfrage ist es wichtig, dass der Einkäufer weiß, welche Anforderungen er an das Produkt oder die Dienstleistung hat, bevor die Anfrage verschickt wird. Da der Beschaffungsbedarf im Grunde aus jeder Abteilung des Unternehmens kommen kann, können mehrere Personen an dem Prozess beteiligt sein. Die Verfügbarkeit von Ausschreibungsvorlagen, die die richtigen Fragen, Anforderungen und gewünschten Dokumente (z. B. Zertifikate) enthalten, ist wichtig, um den Ausschreibungsprozess einfach und schnell zu starten.  

Maarten rät: „Innerhalb von Sourcing haben Sie die Möglichkeit, RFQ-Vorlagen mit Fragebögen und Workflows zu definieren. Diese können natürlich pro RFQ geändert und ergänzt werden. Durch die Definition verschiedener Vorlagen für z.B. IT oder HRM können RFQ-Prozesse schnell gestartet und von den richtigen Personen bewertet werden. So wissen Sie genau, wer welche Fragen zu beantworten hat, welche Lieferanten eingeladen werden und Sie stellen sicher, dass die richtigen Personen die Anfrage im Vorfeld bewerten können. Außerdem wird bei einer solchen Anwendung der gesamte Prozess protokolliert. So weiß man genau, was von wem zu welchem Zeitpunkt gemacht wurde und schafft so Transparenz im Angebotsprozess.  

„Wenn man mit verschiedenen Lieferanten E-Mails hin und her schickt, um Fragen zum Angebot zu beantworten, ist es nicht verwunderlich, dass man den Überblick verliert“, sagt Maarten. „Indem Sie die Ausschreibungsspezifikationen, Fragen und die Planung an einem zentralen Ort haben, behalten Sie und Ihr Lieferant den Überblick. Im Supplier Portal kann der Lieferant direkt auf die Anfrage antworten und Fragen stellen, wodurch Unklarheiten vermieden werden. Darüber hinaus sorgen voreingestellte Workflows dafür, dass die Anfrage, die Beantwortung der Fragen und die Bewertung der Antworten von den richtigen Personen durchgeführt werden. Alle Informationen können innerhalb der Sourcing problemlos ausgetauscht werden, so dass die Dokumente und die Kommunikation mit den Lieferanten den richtigen Personen zur Verfügung stehen.“ Lesen Sie mehr über das Supplier Portal in unserem Blog.

„Bei der Bewertung des eingereichten Angebots können Sie anhand der Punktzahlen pro Frage schnell feststellen, welcher Anbieter am besten geeignet ist“, erklärt Maarten. „Wenn zum Beispiel angeforderte Dokumente fehlen oder bestimmte Anforderungen in den Antworten auf die Anfrage nicht erfüllt wurden, können Sie in Frage stellen, ob dies der richtige Anbieter ist. Die Ergebnisse der Ausschreibung und frühere Erfahrungen mit dem Lieferanten erleichtern die richtige Beurteilung“.
„Indem Sie die Anfrage bei verschiedenen Lieferanten stellen, erhalten Sie Einblicke in die Preise und inwieweit die Lieferanten die geforderten Compliance-Regeln erfüllen. Diese Informationen können Sie in die Vertragsverhandlungen und in die endgültige Bestellung oder den Auftrag einfließen lassen. Mit Vorlagen, denen Werte beigefügt sind, können Sie diese Erkenntnisse mit Ihrem Team teilen. Gemeinsam mit Ihren Kollegen treffen Sie so eine fundierte Entscheidung auf der Grundlage des Fragebogens und der endgültigen Bewertungen.“

„Die Fragen, die Sie von den Lieferanten in Ihrem Fragebogen erhalten haben, haben Sie während des Prozesses beantwortet. Jetzt können Sie diese Fragen für die nächste Ausschreibung übernehmen, indem Sie die Vorlagen mit dem gesammelten Feedback anpassen. Auf diese Weise wird der Prozess wiederholbar und Sie optimieren den Beschaffungsprozess kontinuierlich, um ihn in Zukunft immer effizienter zu gestalten und die erforderliche Qualität zu gewährleisten“, schließt Maarten.