Treffen von datengesteuerten Entscheidungen in der Vorstandsetage

Die aktuelle McKinsey-Studie „The data-driven enterprise of 2025“ beschreibt sieben Merkmale, die das neue datengesteuerte Unternehmen ausmachen. McKinsey sagt voraus, dass bis zum Jahr 2025 die Interaktion zwischen Mensch und Maschine durch den Einsatz intelligenter Workflows und nahtloser Interaktionen zum Standard werden wird. Nahezu alle Arbeitsbereiche werden Daten zur Optimierung ihrer Arbeit nutzen, auch bei der Arbeit von Beschaffungs- und Finanzfachleuten. Unternehmen, die den größten Fortschritt verbuchen, können den größten Nutzen aus datengestützten Funktionen ziehen.

Sieben Merkmale des neuen datengesteuerten Unternehmens:

1. Daten sind in jede Entscheidung, Interaktion und jeden Prozess integriert;
2. Die Daten werden in Echtzeit verarbeitet und bearbeitet;
3. Datenzentren ermöglichen die Bereitstellung integrierter und gebrauchsfertiger Daten;
4. Das Geschäftsmodell betrachtet Daten als ein Produkt;
5. Die Rolle des Chief Data Officer (CDO) wird auf das Generieren von Mehrwert erweitert;
6. Die Teilnahme an Datenökosystemen wird zur Norm;
7. Das Datenmanagement wird unter den Gesichtspunkten des Datenschutzes, der Sicherheit und der Widerstandsfähigkeit priorisiert und automatisiert.

Analysieren und digitalisieren

Man beginnt mit dem Erfassen strukturierter Daten in digitaler Form. Digitalisieren ist hier das Zauberwort. Ohne Digitalisierung kann man Daten nicht entschlüsseln und auf die nächste Ebene bringen. Man sollte die Ausgaben in einer Spend-Analyse nachvollziehbar darstellen, z.B. für jede Geschäftseinheit, jede Beschaffungskategorie und jeden Lieferanten. Sind die Daten schwer zu entschlüsseln oder schwer zu interpretieren? Oder bekommt man keine Struktur in die Daten? Mit einer Spend Analyse-Anwendung wie Spend Analytics kann man die Daten einfach miteinander verknüpfen. Die Ausgaben werden in vordefinierten Dashboards, KPIs und Berichten aussagekräftig dargestellt.

Ausgehend von dieser Nullmessung kann bereits ein Verbesserungsplan erstellt werden, um:

• Prozesse zu verbessern;
• Richtlinien für nicht genehmigte Ausgaben zu erstellen;
• Einsparungen realisieren zu können;
• neue Vereinbarungen und Verhandlungen mit Lieferanten zu treffen;

Risiken zu reduzieren, indem man weiß, mit wem man Geschäfte macht

Entscheiden Sie sich für die Cloud

Mit einer Spend-Anwendung in der Cloud wird es möglich, Daten in Echtzeit und automatisch aus einem ERP- oder Finanzsystem zu extrahieren, sodass die Daten immer aktuell sind. Verknüpfungen mit solchen Systemen sind jetzt Plug-and-Play-Systeme und können Mitarbeitern diese Arbeit abnehmen. Dabei sind Datenschutz, Sicherheit und Veränderbarkeit bei einer solchen Cloud-Software sofort gegeben.

Prozessoptimierung

Jetzt, wo das Unternehmen mit der Leistung auf der Beschaffungsseite vertraut ist, will man dies auch auf seine Prozesse anwenden können. Wollen Sie in jeder Hinsicht datengesteuerte Entscheidungen treffen? Dann müssen auch andere Beschaffungsprozesse, wie das Vertragsmanagement und die Rechnungsverarbeitung, digitalisiert werden. Durch die Digitalisierung kann man Prozesse standardisieren, optimieren und anschließend automatisieren.

Ganzheitlicher Ansatz

Ein wichtiger Schritt bei der Weiterentwicklung der Beschaffungsfunktion ist der ganzheitliche Ansatz. Man sollte keine Einzellösungen für die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse verwenden, sondern sich für eine Business Spend Management (BSM)-Plattform entscheiden. So können Erkenntnisse und Ergebnisse aus einer Anwendung als Grundlage für andere Anwendungen dienen. Auf diese Weise vermeidet man komplexe Integrationen, fördert man die Zusammenarbeit und werden Daten auf strukturierte Weise angezeigt. Anhand der modularen Struktur einer Plattform wie der von ISPnext kann man die Funktionen nutzen, die für das jeweilige Unternehmen wichtig sind. Beispielsweise Lieferantenbewertungen, Nachhaltigkeits- und Bonitätsbewertungen, die im Prozess verwendet werden, um Echtzeit-Einblicke zu liefern oder automatisch datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Korrekte und vollständige Daten sind wichtiger denn je

Durch die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse stehen mehr Daten in kürzerer Zeit zur Verfügung. Als Unternehmen sollte man sicherstellen, dass man weiß, was im Unternehmen vor sich geht, und dass man Entscheidungen auf der richtigen Grundlage trifft. Die Bedeutung korrekter, zeitnaher und vollständiger Daten ist wichtiger denn je. Entscheiden Sie sich für eine BSM-Plattform statt für eine Einzellösung.