Rebate Management: das Mittel zum Einziehen von Mengenrabatten

Das erste Problem des Einkäufers ist, dass viele Waren und Dienstleistungen immer noch ohne die zentral vereinbarten Verträge an verschiedenen Stellen im Unternehmen beschafft werden. „Dieser „off-contract“ Anteil beträgt in manchen Fällen bis zu 40 %", weiß Maarten de Ru, Geschäftsführer Partners & Alliances bei ISPnext. „Eine Folge davon ist, dass bestimmte Mengenschwellen nicht oder weniger schnell erreicht werden.“ Aber selbst wenn dieses Problem weniger im Vordergrund steht, werden die Bonusvereinbarungen keineswegs immer eingehalten, stellt er fest. „Weil die Vereinbarungen nicht eindeutig genug erfasst werden. Sie werden häufig manuell in Excel-Dateien gepflegt, die mit Daten aus verschiedenen Systemen gespeist werden. Dies ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Vor allem, wenn Mitarbeiter durch Personalfluktuation aus der Firma ausgeschieden sind, werden die Bonusvereinbarungen „vergessen“. Innerhalb des Unternehmens ist nicht allgemein bekannt, wo die Mengengrenze liegt und für welchen Zeitraum sie gilt.“

Entgangene Bonus-Rabatte machen gut 0,2 % aller Ausgaben aus. „Das ist Geld, das sozusagen auf dem Tisch liegt, money on the table“, sagt De Ru. „Man muss dafür sorgen, dass dies „money in the pocket“ wird. Dazu muss man eine gute Vorstellung davon haben, welche Bestellungen anstehen und ab wann Mengenrabatte zum Tragen kommen. Wo liegen die Mengengrenzen und für welchen Zeitraum gelten sie? Und darauf muss man seine Lieferanten ständig hinweisen.“ Um dieses Problem zu lösen, hat ISPnext seine Business Spend Management (BSM)-Plattform um das Modul „Rebate Management“ erweitert. „Wenn man nur einen Vertrag mit Mengenrabatten haben, ist das alles noch machbar. Aber bei Großhändlern, Produktionsunternehmen, Einzelhändlern und im Lebensmittel- und Getränkesektor laufen manchmal bis zu 100 Bonusvereinbarungen gleichzeitig. Dann wird es unübersichtlich. Es sei denn, man verwaltet sie alle zentral, dann lässt es sich sehr einfach verwalten.“

Unstimmigkeiten darüber, was unter die Bonusvereinbarungen fällt und was nicht, und innerhalb welcher Zeitspanne bestellt wurde, können für äußerst unangenehme Gespräche sorgen. In der BSM-Plattform sehen beide Parteien dieselben Daten, die aus den Verträgen selbst, den Rechnungen und den ausstehenden Aufträgen stammen. Es ist für alle Beteiligten klar, welcher Rabatt berechtigt ist und welcher nicht, und das kommt der Geschäftsbeziehung zugute.“

ISPnext ist der erste BSM-Softwareanbieter, der eine solche Funktion in seine Plattform integriert. „Das ist wirklich einzigartig“, sagt De Ru. „Es wird die Art und Weise verändern, wie Unternehmen mit Kosten und Boni umgehen. Es ermöglicht Unternehmen, Einkaufsboni in Echtzeit und sehr effektiv zu verwalten. Dies wird zu erheblichen Einsparungen und damit zu Wettbewerbsvorteilen führen. Das ist ein echter Gamechanger im Business Spend Management.“ 

„Der Return on Investment (ROI) ist deutlich sichtbar“, betont er. „Man kann die Amortisationszeit konkret berechnen. Schließlich erhält man sofort „Bargeld“ zurück. Ausgehend von der Finanzabteilung kann man vorherige Vereinbarungen zu Geld machen, was sich direkt auf das Geschäftsergebnis auswirkt.“

Das Modul wurde in Zusammenarbeit mit Benutzern der BSM-Plattform von ISPnext entwickelt. „Es lässt sich beobachten, dass sich das Vertrags- und Lieferantenmanagement enorm professionalisiert. Aus dieser Bewegung ergibt sich auch die Notwendigkeit, Bonusvereinbarungen besser verwalten zu können.“ Es passt zu der breiteren Vision von ISPnext im Hinblick auf das Business Spend Management. „Wir konzentrieren uns darauf, die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ausgaben verwalten, zu vereinfachen. BSM sollte zu konkreten Einsparungen führen. Rebate Management ist der jüngste Meilenstein auf diesem Weg. Unterm Strich führt jeder eingesparte Euro zu einem besseren Betriebsergebnis.“

Dieser Artikel wurde in Zusammenarbeit mit Executive Finance.nl erstellt.