Vertragsmanagement im öffentlichen Sektor bietet viele Chancen.

Richard Roosjen und Annemarie Ruiter sind die Prozesseigentümer für das Vertrags- und Lieferantenmanagement innerhalb der Gemeinde Gooise Meren. Es handelt sich um eine Fusionsgemeinde, die 2016 durch den Zusammenschluss von Bussum, Muiden und Naarden entstanden ist. "Diese Fusion erklärt einen Teil der Herausforderung", erklären sie. "Verträge liegen verstreut auf persönlichen Netzlaufwerken oder in den Mailboxen von Personen, die inzwischen eine andere Funktion übernommen haben oder gar nicht mehr für die Organisation tätig sind."

Richard hat sich vor gut zwei Jahren intensiv mit dem Vertragsmanagement innerhalb der Gemeinde beschäftigt, beginnend mit der Erfassung aller bestehenden Verträge. "Nach dieser Übung mussten wir feststellen, dass die Verträge von zwei Dritteln unserer Lieferanten nicht einsehbar waren. Zum Beispiel, weil sie irgendwo dezentral oder sogar überhaupt nicht gespeichert waren."

Dieses Bild ist Maarten Anbeek, Sales Director Benelux bei ISPnext, nicht unbekannt. Rund hundert öffentliche Einrichtungen nutzen die digitale Plattform von ISPnext für Business Spend Management. "Diese Plattform umfasst den gesamten Source-to-Pay Prozess, aber die am häufigsten genutzte Lösung im öffentlichen Sektor ist Contract Management", sagt Anbeek. "Ich erkenne das, was Richard beschreibt. Mangel an Übersicht und Transparenz macht eine wirksame Kontrolle der Ausgaben unmöglich. Gleichzeitig sind entscheidende Informationen für Audits oder Berichte an die Verwaltungsspitze oder die politische Führung nicht verfügbar."

Roosjen gibt Praxisbeispiele für Mängel im Vertragsmanagement. "Bei der Inventarisierung stieß ich beispielsweise auf einen Wartungsvertrag für Gasflaschen. Gasflaschen verwenden wir jedoch seit 2018 nicht mehr. Trotzdem wurden Rechnungen für die Wartung bezahlt. Wenn man die Vertragslaufzeit nicht im Blick hat, kommt es häufig zu stillschweigenden Verlängerungen, auch dann, wenn man das eigentlich gar nicht möchte. Bei Mietverträgen für Immobilien tritt dieses Problem ebenfalls oft auf."

Auch bei Pflegeverträgen im Rahmen der sozialen Unterstützung (WMO) und der Jugendhilfe fehlt es häufig an ausreichender Transparenz. "Die Mitarbeiter im Feld reagieren schnell mit der Bemerkung: "Dafür bin ich nicht zuständig.“ Verständlich, denn ihre Aufmerksamkeit gilt dem Klienten und nicht den Ausgaben. Wenn solche Verträge nicht zentral gespeichert sind, wird ihre Überwachung äußerst schwierig."

Um voneinander zu lernen, tauschen sich Roosjen und Ruiter regelmäßig mit Kollegen benachbarter Gemeinden über das Thema Vertragsmanagement aus. "Der Schwerpunkt liegt bei allen in erster Linie auf der Rechtmäßigkeit der Ausgaben. Aber ich stelle fest, dass zunehmend auch die Qualität der Dienstleistungen und der Aspekt der Nachhaltigkeit in den Fokus rücken. Das ist wirklich ein Trend."

Sie illustrieren das Thema Nachhaltigkeit mit einem weiteren Beispiel: "In einem Vertrag für den Straßenbau ist ein Zuschlag von 10 % vorgesehen, wenn ein Kreisverkehr auf nachhaltige Weise gebaut wird, etwa mit Maschinen, die mit grünem Strom betrieben werden. Bei der Kontrolle stellte sich jedoch heraus, dass ein Kreisverkehr ganz normal mit Dieselmotoren errichtet wurde. Solche Vertragsklauseln müssen bekannt sein und überwacht werden, sonst zahlt man zu viel und verfehlt seine Nachhaltigkeitsziele."

Für andere öffentliche Einrichtungen, die mit ähnlichen Problemen kämpfen, hat Gooise Meren einige Tipps. "Zunächst sollte man herausfinden, wo sich alle Verträge befinden, und für eine zentrale Übersicht sorgen. Anschließend ist der Abgleich mit den Ausgaben wichtig: Werden die Verträge tatsächlich genutzt und wird andererseits nicht mehr ausgegeben, als vertraglich vereinbart ist?"

Der wichtigste Ratschlag lautet, es vor allem einfach zu halten. "Versuchen Sie nicht, alles auf einmal anzugehen. Beginnen Sie mit den größten und risikoreichsten Verträgen." Gooise Meren hat die Verträge in vier Klassen eingeteilt, von hohem bis zu niedrigem Risiko. ‚Diese Einteilung hängt von Faktoren wie Kosten, Einfluss auf unsere Geschäftsabläufe und Auswirkungen auf die Dienstleistungen für die Bürger ab."

Die dritte klare Empfehlung lautet: Machen Sie für jeden Vertrag eine Person direkt verantwortlich. "Diese Person muss prüfen, ob der Vertrag überhaupt genutzt wird, wie er genutzt wird und ob Beschwerden vorliegen. Anschließend sollte sie sich mindestens einmal im Jahr mit dem Lieferanten an einen Tisch setzen. So lassen sich Eskalationen frühzeitig erkennen."

Nach Ansicht von Roosjen und Ruiter lässt der öffentliche Sektor im Bereich Vertragsmanagement noch viele Chancen ungenutzt. "Über die Kosten des Vertragsmanagements ist man sich zwar bewusst, doch wie viel es tatsächlich einbringt, ist weniger bekannt. Eine erste Bestandsaufnahme bei uns ergab, dass sich bei sieben von zehn Verträgen Einsparungen erzielen lassen." Ein Aspekt, den man berücksichtigen sollte: Eine solche Schlussfolgerung ist politisch heikel. "Natürlich hört ein Abteilungsleiter nicht gerne, dass er oder sie nicht die volle Kontrolle hat und dass es besser laufen müsste."

Mit mehr Bewusstsein innerhalb der Gemeindeverwaltung lassen sich einfache Effizienzgewinne leicht realisieren. Darüber hinaus gibt es erhebliches Potenzial für Skaleneffekte, insbesondere innerhalb einer Fusionsgemeinde. "Schauen Sie: Abteilungen innerhalb einer Gemeinde funktionieren oft wie eigenständige Unternehmen. Es gibt zum Beispiel die Verwaltung des Rathauses, die Verwaltung der Friedhöfe, die Verwaltung des öffentlichen Raums und so weiter. Dadurch sind die Verträge schnell zersplittert."

Gooise Meren hat alle Verträge in einem zentralen System gespeichert und möchte dieses Tool in Zukunft noch besser nutzen. "So wollen wir mindestens 95% aller Verträge rechtzeitig verlängern oder beenden. Außerdem wollen wir die Qualität besser überwachen, insbesondere bei Verträgen, die für nationale oder europäische Ausschreibungen in Betracht kommen. Darüber hinaus möchten wir die Nutzung der Verträge optimieren. Unsere Mitarbeiter sollen verstärkt innerhalb bestehender Rahmenverträge einkaufen und weniger außerhalb von Verträgen. Darin steckt noch viel Potenzial."

Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit der Fachzeitschrift Deal! entstanden.