Jaarbeurs Utrecht, ein Veranstaltungsort im Herzen von Utrecht, nutzt seit 2017 Procurement und AP Automation von ISPnext, um komplexe Beschaffungs- und Finanzprozesse in den Griff zu bekommen. Wo zuvor ein Papierarchiv und verstreute Daten für Verzögerungen und wenig Kostenüberblick sorgten, verfügt das Unternehmen jetzt über ein digitales Archiv und ein vollautomatisches Rechnungssystem.
Ein großes Team in der Kreditorenbuchhaltung arbeitete ohne rationalisierten Prozess. Ein Papierarchiv, verstreute Daten und ineffiziente Arbeitsabläufe führten zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und mangelndem Einblick in die Gesamtkosten.
Im Jahr 2017 begann Jaarbeurs Utrecht mit Procurement und AP Automation von ISPnext und ging innerhalb von drei Monaten live. Durch Kodierung und automatische Verknüpfung mit dem ERP-System entstand ein digitales Archiv, mit Budgetkontrollen in jedem Schritt des Prozesses.
Ein vollautomatisches digitales Rechnungssystem, für das keine manuelle Bearbeitung mehr nötig ist. Vollständiger Einblick in die Kosten und finanzielle Vorhersehbarkeit sowie ein effektiver Einkaufs- und Bestellprozess, der die gesamte Organisation unterstützt.
Papierarchiv und verstreute Daten erschwerten den Überblick über die Beschaffung
Der Umfang, in dem Jaarbeurs Utrecht mit vielfältigen Aktivitäten tätig ist, machte eine effiziente Verwaltung unerlässlich, ohne dabei die Kontrolle über Kosten und Compliance zu verlieren.
-
Große Kreditorenbuchhaltung ohne rationalisierten Prozess
„Zu dieser Zeit hatten wir ein großes Team in der Kreditorenbuchhaltung, aber der Prozess war nicht rationalisiert. Es war an der Zeit, unsere Beschaffungsprozesse zu automatisieren und mehr Kontrolle darüber zu erlangen", sagt René van Amelsfoort, Projektleiter IT bei Jaarbeurs.
-
Papierarchiv und verstreute Daten
Das Unternehmen hatte mit einem Papierarchiv, verstreuten Daten und ineffizienten Arbeitsabläufen zu kämpfen. Dies führte nicht nur zu Verzögerungen bei der Bearbeitung, sondern auch zu einem mangelnden Einblick in die Gesamtkosten.
-
Bedarf an Flexibilität ohne Kontrollverlust
Das bestehende System bot nicht die nötige Flexibilität und Funktionalität, um die Beschaffungsprozesse in einer dynamischen Organisation mit vielfältigen Aktivitäten effizienter zu gestalten, ohne dabei Kosten und Compliance aus den Augen zu verlieren.
"Wir haben endlich ein digitales Archiv; alles ist jetzt leicht auffindbar in einer Übersicht."
Live in drei Monaten, mit Procurement und AP Automation
Jaarbeurs Utrecht baute die Lösung Schritt für Schritt auf: von einer schnellen Implementierung zu einem vollständig digitalen und automatisierten Beschaffungs- und Rechnungsprozess.
-
Implementierung und Go-live in drei Monaten
Im Jahr 2017 begann Jaarbeurs Utrecht mit der Nutzung von Procurement und AP Automation von ISPnext. „Damals waren wir innerhalb von drei Monaten live", sagt René.
-
Digitales Archiv für Beschaffungsrechnungen
„Zuvor hatten wir ein Papierarchiv und kein digitales System. Mit dieser Software konnten wir endlich ein digitales Archiv für unsere Beschaffungsrechnungen einrichten", sagt René. „Durch die Kodierung und die automatische Verknüpfung mit ISPnext ist jetzt alles in unserem ERP-System leicht abrufbar. Wir wollten uns von verstreuten Informationen befreien und haben jetzt alles in einer Übersicht."
-
Budgetkontrollen und vollautomatische Rechnungsverarbeitung
Zu den wichtigsten Verbesserungen gehören Budgetkontrollen in jedem Schritt des Prozesses und ein vollautomatisches digitales Rechnungssystem. „Wir brauchen dafür keine Mitarbeiter mehr, der Prozess läuft vollautomatisch ab", fügt René hinzu.
-
Sorgfältige Anbieterwahl und persönlicher Kontakt
„Als wir verschiedene Anbieter verglichen haben, war ISPnext der einzige Anbieter, der den Fall vollständig ausgearbeitet hatte", sagt René. „Ihre Transparenz, Ehrlichkeit und Genauigkeit gaben uns sofort Vertrauen." Der Kontakt mit Edwin Verbocht, Kundenbetreuer bei ISPnext, ist reibungslos: „Er schaltet schnell um und ist immer bereit, uns zu helfen."
Vollautomatische Rechnungsverarbeitung und finanzielle Vorhersehbarkeit
Die Software hat Jaarbeurs Utrecht geholfen, ihre Hauptziele zu erreichen: Kosteneinsparungen, bessere Managementinformationen und finanzielle Vorhersehbarkeit.
Was es Jaarbeurs Utrecht bringt
- Digitales Archiv für Beschaffungsrechnungen, leicht auffindbar durch Kodierung im ERP-System
- Budgetkontrollen in jedem Schritt des Beschaffungsprozesses
- Vollautomatisches digitales Rechnungssystem, ohne manuelle Bearbeitung
- Vollständiger Einblick in alle Kosten und finanzielle Vorhersehbarkeit
- Ein effektiver Einkaufs- und Bestellprozess, der die gesamte Organisation unterstützt
Häufig gestellte Fragen zur Beschaffungs- und Rechnungsautomatisierung bei Jaarbeurs Utrecht
Jaarbeurs Utrecht ist ein Messe- und Veranstaltungszentrum im Herzen von Utrecht, direkt neben dem Hauptbahnhof Utrecht. Seit mehr als 100 Jahren spielt Jaarbeurs eine Rolle als Begegnungsstätte für Kongresse und Messen.
Jaarbeurs Utrecht nutzt Procurement und AP Automation von ISPnext, seit der Implementierung im Jahr 2017.
Jaarbeurs hatte mit einem Papierarchiv, verstreuten Daten und ineffizienten Arbeitsabläufen in der Kreditorenbuchhaltung zu kämpfen, was zu Verzögerungen und mangelndem Einblick in die Gesamtkosten führte.
Jaarbeurs Utrecht ging innerhalb von drei Monaten mit Procurement und AP Automation von ISPnext live.
Jaarbeurs verfügt jetzt über ein digitales Archiv für Beschaffungsrechnungen, Budgetkontrollen in jedem Schritt und ein vollautomatisches digitales Rechnungssystem, mit vollständigem Einblick in die Kosten und finanzieller Vorhersehbarkeit als Ergebnis.
Jaarbeurs Utrecht innoviert weiterhin gemeinsam mit ISPnext, mit weiteren Optimierungen des Beschaffungsprozesses und einer noch intensiveren Integration von Softwarefunktionalitäten innerhalb einer Plattform als Ziel.
Entdecken Sie, was ISPnext für Ihre Organisation leisten kann
Laden Sie kostenlos das Whitepaper AP Automation in 5 Schritten herunter und automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung Schritt für Schritt.
