Hakron, ein 1968 gegründetes Familienunternehmen und Anbieter von Zubehör für den Beton- und Wohnungsbau, Verschalungen und Fertigteile, und mittlerweile Teil der Tap Group, verarbeitet jährlich 10.000 bis 25.000 Rechnungen innerhalb der sechs Unternehmen der Hakron-Gruppe. Mit AP Automation von ISPnext, verbunden mit Microsoft D365 F&O, digitalisierte Hakron den gesamten Rechnungsfluss und schuf einen einheitlichen Prozess über alle Gruppenunternehmen hinweg.
Rechnungen wurden ohne digitale Unterstützung verarbeitet: Alles wurde in Aktenordnern abgelegt, mit begrenztem Einblick in Fehler wie nicht genehmigte Bestellungen oder fehlende finanzielle Dimensionen.
Digitalisierung des Rechnungsflusses ab der Implementierung im Jahr 2019, gefolgt vom Umstieg auf die Cloud-Lösung AP Automation mit direkter Anbindung an Microsoft D365 F&O, genutzt von allen Unternehmen der Hakron-Gruppe von einem zentralen Ort aus.
Eine schnellere und zuverlässigere Abwicklung des Eingangsrechnungsstroms, sofortige Signalisierung von Fehlern in Buchungen sowie ein schneller Einblick in den Genehmigungsweg bei Audits und Finanzkontrollen.
Von Papierrechnungen zu Kontrolle innerhalb einer wachsenden Unternehmensgruppe
Vor der Digitalisierung arbeitete Hakron ohne digitale Rechnungen: Alles wurde in Aktenordnern abgeheftet. Mit sechs Unternehmen innerhalb der Hakron-Gruppe und 10.000 bis 25.000 Rechnungen pro Jahr bestand Bedarf an einer effizienteren und besser verbundenen Lösung.
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Vollständig papierbasierter Rechnungsfluss
Vor der Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitungslösung arbeitete Hakron noch ohne digitale Rechnungen: Alle Dokumente wurden in Aktenordnern abgeheftet.
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Begrenzter Einblick in Fehler bei Buchungen
Ohne direkte Anbindung an das ERP-System waren Fehler in einer Buchung, wie eine noch nicht genehmigte Bestellung oder eine fehlende finanzielle Dimension, nicht sofort sichtbar.
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Mehrere Unternehmen, eine Kreditorenbuchhaltung
Die Hakron-Gruppe besteht aus sechs Unternehmen, Hakron Nederland, Hakron België, Hakron-Terwa, Hakron Houtbouw, Hakron Services und Certacon, , die alle von einem zentralen Ort aus verwaltet werden können sollen.
„Für die Kreditorenbuchhaltung ist es praktisch und effizient, dass die Software für alle Unternehmen einheitlich ist, sodass man von einem Ort aus einfach zwischen den Unternehmen wechseln kann. Für den Rest des Unternehmens ist es praktisch, dass alle einen schnellen Einblick in die offenen und bereits bezahlten Rechnungen haben.“
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit AP Automation und Microsoft D365 F&O
Hakron machte den ersten Schritt 2019 mit der Digitalisierung des Rechnungsflusses und vollzog anschließend einen zweiten Verbesserungsschritt mit dem Umstieg auf die Cloud-Lösung AP Automation von ISPnext.
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Digitalisierung des papierbasierten Rechnungsflusses (2019)
Bei der ersten Implementierung im Jahr 2019 erzielte Hakron die größte Effizienzsteigerung: Der gesamte Papierstrom wurde überflüssig.
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Umstieg auf die Cloud-Lösung von ISPnext
Mit dem Umstieg auf AP Automation vollzog Hakron einen zweiten Verbesserungsschritt: eine Cloud-Lösung, die vollständig auf die tägliche Rechnungsverarbeitung abgestimmt ist.
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Direkte Anbindung an Microsoft D365 F&O
ISPnext bietet eine direkte Anbindung an Microsoft D365 F&O, sodass eine Rechnung sofort bearbeitet werden kann. Etwaige Fehler in einer Buchung, wie eine noch nicht genehmigte Bestellung oder eine fehlende finanzielle Dimension, werden sofort erkannt.
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Eine Lösung für die gesamte Hakron-Gruppe
Für die Kreditorenbuchhaltung ist es praktisch, dass die Software für alle Unternehmen innerhalb der Hakron-Gruppe einheitlich ist, sodass von einem Ort aus einfach zwischen den verschiedenen Unternehmen gewechselt werden kann.
Schnellere und zuverlässigere Rechnungsverarbeitung innerhalb der gesamten Hakron-Gruppe
Die Digitalisierung und der Umstieg auf AP Automation, verbunden mit Microsoft D365 F&O, führten zu einer schnelleren und zuverlässigeren Abwicklung des Eingangsrechnungsstroms, mit direktem Einblick in den Genehmigungsweg bei Audits und Finanzkontrollen.
Was es Hakron bringt
- Vollständig digitale Rechnungsverarbeitung, ohne Papierarchiv in Aktenordnern
- Direkte Anbindung an Microsoft D365 F&O, mit sofort sichtbaren Fehlermeldungen bei einer Buchung
- Eine zentrale Lösung für alle sechs Unternehmen innerhalb der Hakron-Gruppe, mit einfachem Wechsel zwischen Unternehmen
- Schneller Einblick in den Genehmigungsweg von Rechnungen bei Audits und Finanzkontrollen
- Benutzerfreundliche Software mit direkter Anmeldung über Microsoft-Konten
Häufig gestellte Fragen zu AP Automation bei Hakron
AP Automation automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen, von der Erkennung bis zur Genehmigung, wodurch manuelle Schritte wie die Ablage in Aktenordnern überflüssig werden.
ISPnext bietet eine direkte Anbindung an Microsoft D365 F&O, sodass eine Rechnung sofort bearbeitet werden kann und Fehler in einer Buchung, wie eine nicht genehmigte Bestellung oder eine fehlende finanzielle Dimension, sofort sichtbar sind.
Die Software ist für alle Unternehmen innerhalb der Hakron-Gruppe einheitlich, darunter Hakron Nederland, Hakron België, Hakron-Terwa, Hakron Houtbouw, Hakron Services und Certacon, , sodass von einem Ort aus einfach zwischen den verschiedenen Unternehmen gewechselt werden kann.
Hakron verarbeitet jährlich zwischen 10.000 und 25.000 Rechnungen.
Bei der ersten Implementierung im Jahr 2019 erzielte Hakron die größte Effizienzsteigerung, da der gesamte Papierstrom überflüssig wurde.
Die Zusammenarbeit wird als angenehm empfunden: Die schnelle, klare und informelle Kommunikation passt gut zu der Arbeitsweise der Finanzabteilung von Hakron, mit einer schnellen Reaktion auf Tickets.
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