Efficiëntieslag op facturen en contracten voor Contiweb

“Onze keuze voor ISPnext was gericht op een efficiëntere inzet van FTE, het elimineren van papieren facturen en het verkrijgen van betere controle over de interne processen,” vertelt Lindsay. “Het systeem geeft ons grip en gemak. We kunnen facturen sneller verwerken, direct terugvinden en eenvoudig aanleveren voor bijvoorbeeld een audit. De gebruiksvriendelijkheid van het platform is echt een pluspunt.” De software heeft voor Contiweb geleid tot tastbare voordelen. Lindsay licht toe dat de implementatie van de factuurverwerkingsoplossing directe impact heeft gehad op de werkdruk van het team. Door het digitaal afhandelen van inkomende facturen zijn veel handmatige taken komen te vervallen. Daarbij heeft het auditproces aan snelheid en betrouwbaarheid gewonnen.

De introductie van Contract Management was een logische vervolgstap. “We hadden de behoefte aan een centrale, overzichtelijke opslag voor al onze contracten,” legt Marga uit. “Met de oplossing van ISPnext beschikken we nu over een compleet en actueel overzicht. De zoekfunctie werkt prettig en gebruikers worden tijdig geattendeerd wanneer een contract nadert tot de afloopdatum of verlengd moet worden. Dit helpt ons risico’s vroegtijdig te signaleren en actie te ondernemen.” Ook voor collega’s die niet dagelijks met contractbeheer bezig zijn, biedt het systeem uitkomst. Informatie is snel beschikbaar, waardoor de samenwerking tussen afdelingen soepeler verloopt. De centrale opslag draagt bovendien bij aan transparantie en consistentie binnen de organisatie.

De samenwerking met ISPnext wordt door beide collega’s als positief ervaren. Marga: “Vanaf de start was de samenwerking doelgericht. De consultant dacht actief met ons mee en hield het overzicht tijdens het implementatieproces.” Lindsay voegt toe: “Ook nu, tijdens het dagelijkse gebruik, merken we dat het supportteam goed bereikbaar en behulpzaam is. Het werkt prettig dat vragen direct in het systeem kunnen worden ingediend en er snel gereageerd wordt.”

Contiweb anticipeert op de invoering van nieuwe E-Invoicing richtlijnen. Lindsay benadrukt het belang van digitale processen: “De snelheid van factuurverwerking wordt steeds belangrijker. Papierfacturen verdwijnen en met automatisering kunnen we hierop inspelen. Dankzij ISPnext kunnen wij deze overgang tijdig en gestructureerd maken.” Daarnaast kijkt Contiweb naar verdere uitbreiding van het gebruik. Marga: “We verwachten in de toekomst ook E-Signing te gaan inzetten binnen Contract Management. Zo maken we het proces nog completer en beter beheersbaar.”

Contiweb is een toonaangevende ontwikkelaar en producent van droog- en web-handling machines voor de grafische industrie. Het bedrijf levert wereldwijd geïntegreerde technische oplossingen voor web offset-drukwerk, digitaal inkjet-drukwerk en de productie van verpakkingen.