Stichting iHUB Groep, actief in jeugdzorg, speciaal onderwijs en jeugd-ggz, werkt sinds 2021 met Spend Analytics van ISPnext. De oplossing wordt binnen iHUB breed ingezet om inkoopprocessen te optimaliseren en verder te automatiseren.
iHUB verwerkt jaarlijks 30.000 inkoopfacturen met 3,5 FTE en wilde meer inzicht in het orderpercentage per regio, naast een efficiëntere aanpak van terugkerende facturen.
Spend Analytics ingezet als brede analysetool: default velden voor efficiëntie, KPI's per regio via de kostenplaatsstructuur, controle op correcte boeking en periodieke verplichtingen voor terugkerende facturen.
Meer inzicht in KPI's en periodieke verplichtingen, betere controle op boekingen, en 1.300 meer orders verwerkt dan het jaar ervoor dankzij geautomatiseerde periodieke orders.
Meer grip op orderpercentage en terugkerende facturen
Binnen Stichting iHUB Groep ontstond behoefte aan meer inzicht in inkoop-KPI's per regio, een hoger orderpercentage en een efficiëntere aanpak van terugkerende facturen, bij een factuurvolume van 30.000 facturen per jaar met 3,5 FTE.
-
Beperkt inzicht in orderpercentage per regio
iHUB wilde weten waar de organisatie stond qua orderpercentage en wat een reëel te behalen niveau zou zijn, uitgesplitst naar de eigen regiostructuur.
-
Terugkerende facturen vroegen telkens nieuwe orders
Voor langlopende administratieverplichtingen, zoals terugkerende facturen, moest telkens opnieuw een order worden aangemaakt, dit kon efficiënter.
-
Groeiend factuurvolume met beperkte capaciteit
Met 30.000 inkoopfacturen per jaar en 3,5 FTE was er behoefte aan verdere automatisering, bijvoorbeeld door standaardisatie via default velden.
Spend Analytics als inkoop analyse- en automatiseringstool
iHUB gebruikt Spend Analytics breed binnen de organisatie: als analysetool om inkoopprocessen te optimaliseren, KPI's te monitoren per regio en terugkerende facturen efficiënter te verwerken.
-
Default velden voor efficiëntie
Door binnen Spend Analytics default velden in te stellen, worden inkoopprocessen sneller en consistenter verwerkt, wat direct bijdraagt aan efficiëntieslagen.
-
KPI's per regio
De kostenplaatsen zijn ingericht op de regiostructuur van iHUB, waardoor KPI's, waaronder het orderpercentage, per regio zichtbaar zijn en de voortgang van verbeteringen actief gevolgd kan worden.
-
Controle op correcte boeking
Spend Analytics wordt gebruikt om te controleren of facturen op de juiste wijze zijn geboekt, waarbij ook de historische boeking kan worden geraadpleegd.
-
Periodieke verplichtingen voor terugkerende facturen
Via de procesanalyse worden langlopende administratieverplichtingen, zoals terugkerende facturen, gekoppeld aan een periodieke verplichting: elke maand of elk kwartaal wordt automatisch een order aangemaakt waar alle gegevens al in staan.
''We ervaren de samenwerking met ISPnext positief. De lijntjes zijn kort en we schakelen regelmatig om de ontwikkelingen in de markt bij te houden.''
Meer inzicht, meer orders en efficiëntere verwerking
Met Spend Analytics heeft iHUB meer inzicht in KPI's en periodieke verplichtingen, en zijn er dankzij geautomatiseerde periodieke orders 1.300 meer orders verwerkt dan het jaar ervoor.
Wat het iHUB oplevert
- Efficiëntieslagen door het instellen van default velden in het inkoopproces
- Inzicht in KPI's en orderpercentage per regio, aansluitend op de regiostructuur
- Controle op correcte boeking van facturen, inclusief historische boekingen
- 1.300 meer orders per jaar dankzij geautomatiseerde periodieke verplichtingen voor terugkerende facturen
- Inzicht in periodieke verplichtingen en verwerking van inkoopfacturen naar ordertype (catalogus of bestelformulier)
Veelgestelde vragen over Spend Analytics bij iHUB
Spend Analytics is een analysetool waarmee organisaties inkoopprocessen optimaliseren en verder automatiseren, bijvoorbeeld door het instellen van default velden en het monitoren van KPI's.
Door kostenplaatsen in te richten op de eigen regiostructuur kunnen KPI's, waaronder het orderpercentage, per regio worden getoond en actief gevolgd.
Via de procesanalyse wordt een periodieke verplichting gekoppeld aan terugkerende facturen, zodat elke maand of elk kwartaal automatisch een order wordt aangemaakt met alle gegevens al ingevuld.
iHUB verwerkt 30.000 inkoopfacturen per jaar met 3,5 FTE, mede dankzij de efficiëntieslagen die met Spend Analytics zijn gerealiseerd.
Coppa, een toonaangevend inkoopadviesbureau in zorg en overheid, ondersteunt iHUB bij inkoopvraagstukken naast de eigen interne inzet van Spend Analytics.
De samenwerking wordt positief ervaren: de lijnen zijn kort en er wordt regelmatig geschakeld om ontwikkelingen in de markt bij te houden.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper Spend Analytics in 5 stappen en haal meer waarde uit je inkoopdata.
