Het Nederlandse Rode Kruis, onderdeel van de internationale Rode Kruisbeweging en actief met 35.000 vrijwilligers in Nederland en het Caribisch gebied, koos voor de oplossing voor automatische verwerking van inkomende facturen van ISPnext, geïntegreerd met Microsoft Dynamics AX. Dat levert de organisatie een flinke besparing op de kosten van factuurverwerking op.
Facturen werden handmatig verwerkt en fysiek opgeslagen, wat veel tijd kostte van de afdeling Administratie en het voor budgethouders lastig maakte om snel inzicht te krijgen in hun facturen, belangrijk bij de financiële verantwoording van subsidieprojecten.
Implementatie van Microsoft Dynamics AX in combinatie met de oplossing voor automatische verwerking van inkomende facturen van ISPnext, met volledige integratie tussen beide systemen.
Een flinke besparing doordat er minder handelingen nodig zijn om een inkomende factuur te verwerken en te betalen, geen fysieke opslag van facturen meer nodig, met akkoord van de belastingdienst, en direct inzicht voor budgethouders in hun facturen.
Grip krijgen op kosten en opslag van inkomende facturen
Het Nederlandse Rode Kruis wil zoveel mogelijk van haar donaties besteden aan hulpverlening en zo min mogelijk aan indirecte kosten. Handmatige verwerking en fysieke opslag van facturen stonden dat in de weg.
-
Handmatige verwerking van inkomende facturen
Het verwerken en betalen van een inkomende factuur vroeg om relatief veel handmatige handelingen, wat tijd en indirecte kosten met zich meebracht.
-
Fysieke opslag van facturen
Facturen moesten fysiek worden bewaard, wat ruimte en beheer kostte, terwijl de organisatie die middelen liever inzette voor haar hulpverlening.
-
Beperkt inzicht voor budgethouders
Bij financiële verantwoording van subsidieprojecten moest de verantwoordelijke medewerker veel tijd doorbrengen op de afdeling Administratie om alle bijbehorende facturen bij elkaar te zoeken.
''Met AX en de automatische factuurverwerking van ISPnext richten we onze financiële administratie efficiënter in. Er zijn minder handelingen nodig en we slaan geen facturen meer fysiek op. Dat bespaart flink.''
Automatische factuurverwerking met volledige integratie in Microsoft Dynamics AX
Het Nederlandse Rode Kruis koos voor de oplossing voor automatische verwerking van inkomende facturen van ISPnext, volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics AX.
-
Zorgvuldige leverancierskeuze
Begin 2012 bezocht het Nederlandse Rode Kruis een seminar van ISPnext. Waar andere leveranciers bepaalde mogelijkheden misten, werd tijdens dit seminar voor het eerst door een mogelijke leverancier direct positief geantwoord op alle wensen, wat ook in een uitgebreide demonstratie werd bevestigd.
-
Volledige integratie met Microsoft Dynamics AX
De oplossing voor automatische factuurverwerking is volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics AX, waardoor factuurgegevens naadloos aansluiten op de bestaande financiële administratie.
-
Digitale archivering zonder papieren opslag
Facturen worden digitaal verwerkt en gearchiveerd. De belastingdienst gaf akkoord op het weggooien van de papieren facturen, waardoor fysieke opslag niet langer nodig is.
-
Directe toegang voor budgethouders
Budgethouders kunnen met een druk op de knop de juiste facturen terugvinden, ook bij de financiële verantwoording van subsidieprojecten na afloop of tussentijds.
Flinke besparing en meer gemak voor budgethouders
De automatische verwerking van inkomende facturen, geïntegreerd met Microsoft Dynamics AX, levert het Nederlandse Rode Kruis een flinke kostenbesparing op en geeft budgethouders direct inzicht in hun facturen.
Wat het Het Nederlandse Rode Kruis oplevert
- Een flinke besparing doordat minder handelingen nodig zijn om een inkomende factuur te verwerken en te betalen
- Geen fysieke opslag van facturen meer nodig, met akkoord van de belastingdienst op het weggooien van facturen
- Budgethouders kunnen met een druk op de knop altijd de juiste facturen terugvinden
- Minder tijd nodig op de afdeling Administratie bij de financiële verantwoording van subsidieprojecten
- Volledige integratie met Microsoft Dynamics AX binnen de bestaande financiële administratie
Veelgestelde vragen over AP Automation bij het Rode Kruis
Het Rode Kruis realiseert een flinke besparing doordat er minder handelingen nodig zijn voor het verwerken en betalen van een inkomende factuur, en doordat fysieke opslag van facturen niet meer nodig is.
Ja. Bij het Rode Kruis is de oplossing voor automatische verwerking van inkomende facturen volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics AX.
Bij het Rode Kruis heeft de belastingdienst akkoord gegeven op het weggooien van de facturen, waardoor fysieke opslag niet langer nodig is.
Budgethouders van het Rode Kruis werken vaak met subsidieprojecten en leggen na afloop of tussentijds financiële verantwoording af. Met een druk op de knop kunnen zij nu zelf de juiste facturen terugvinden, in plaats van dat een medewerker hiervoor veel tijd op de afdeling Administratie moest doorbrengen.
Tijdens een seminar van ISPnext begin 2012 werd voor het eerst door een mogelijke leverancier direct positief geantwoord op alle wensen van het Rode Kruis, wat ook in een demonstratie werd bevestigd. Dat gaf de doorslag voor de keuze voor ISPnext.
Het Rode Kruis wil donaties zoveel mogelijk besteden aan hulpverlening en zo min mogelijk aan indirecte kosten. Automatische factuurverwerking draagt daaraan bij door minder handmatig werk en lagere kosten voor administratie en opslag.
Ontdek wat ISPnext voor jouw organisatie kan betekenen
Download gratis het whitepaper AP Automation in 5 stappen en automatiseer je factuurverwerking stap voor stap.
