„Endlich ein Tool, das den Wert des Einkaufs greifbar macht“

Den Wert von Procurement gut zu validieren und objektiv festzustellen, erweist sich in der Praxis als schwierig, räumt Van Roosmalen ein. Dafür gibt es mehrere Gründe. „Selbst wenn Einsparungen erfasst werden, geschieht das häufig fragmentiert – in E-Mails, Excel- oder Word-Dateien. Meist beschränkt sich das zudem auf harte Einsparungen, wie niedrigere Einkaufspreise oder einmalige Rabatte. Außerdem sind Ergebnisse manchmal manipulierbar, denn von welchem Ausgangswert geht man aus?“

Er weist darauf hin, dass Procurement auch für verschiedene „Soft Savings“ sorgt. „Zum Beispiel Verbesserungen im Bereich Qualität oder ESG-Aspekte. Aber auch eine kostenlose Schulung kann quantifiziert werden oder die Reduzierung interner administrativer Aufwände durch E-Invoicing. Solche Kriterien müssen jedoch gut validiert werden, damit sowohl Finance als auch Procurement die Ausgangspunkte klar verstehen.“

Van Roosmalen möchte weg von Diskussionen und erkennt diesen Bedarf auch bei vielen seiner Kollegen. Deshalb entwickelte er gemeinsam mit ISPnext die Anwendung Procurement Value Management. Diese wurde als zusätzliche Lösung in die Source-to-Pay-Plattform von ISPnext integriert.

„Im Kern ist es ein Registrierungs- und Reporting-Tool“, sagt Maarten de Ru, Director Product, Partner & Solution Consulting bei ISPnext. „Es vereint alle Initiativen, Zielsetzungen und Ergebnisse von Procurement in einer zentralen Umgebung. Es ist ein fantastisches Hilfsmittel, um den Wert des Einkaufs greifbar zu machen. Dabei geht es um weit mehr als nur Kosteneinsparungen. Es geht auch um Risikominimierung, Nachhaltigkeit und die Performance von Lieferanten.“

Procurement Value Management besteht aus fünf Schritten: (1) Konfiguration, (2) Ziele festlegen, (3) Planen, (4) Erfassen und (5) Monitoring. „Im ersten Schritt legt man gemeinsam mit Finance und dem Rest der Organisation fest, was gemessen wird und wie dies geschieht“, erläutert De Ru. „Was wird als Wert betrachtet und welche Teams tragen dazu bei? Hier definiert man die Kriterien, zum Beispiel dass eine Verlängerung der Zahlungsfrist mit 1 % pro 30 Tage Zahlungsaufschub bewertet wird.“

Anschließend werden Ziele festgelegt – auf individueller oder Teamebene –, damit der Fortschritt verfolgt werden kann. In der dritten Phase übersetzt Procurement konkrete, planbare Maßnahmen mit Lieferanten (Events) in einen oder mehrere Erträge. Diese Ergebnisse erfassen die Einkäufer anschließend im System (Logging).

„Es geht um Nachweisbarkeit“, erklärt Van Roosmalen. Dabei bezieht er auch zwischenzeitliche Preiserhöhungen mit ein. Diese sind für ERIKS derzeit aufgrund des Konflikts rund um Iran besonders relevant. „Cost Avoidance durch Verhandlungen sollte unbedingt als Ergebnis berücksichtigt werden. Wenn Procurement es schafft, eine allgemeine Preiserhöhung von 10 % auf 8 % zu reduzieren, schlägt sich das eins zu eins in geringeren Ausgaben und damit in einem besseren Unternehmensergebnis nieder.“

Der letzte Schritt besteht aus Monitoring, Steuerung und Reporting innerhalb der Organisation. „Reports sind ein Mittel, um zurückzublicken, aber auch ein Instrument, um nach vorne zu schauen“, meint De Ru. „Procurement entwickelt sich dadurch von einer operativen Rolle hin zu einer strategischen Position innerhalb des Unternehmens.“

Das Reporting kann pro Team oder Individuum erfolgen, aber auch nach Produkt, Geschäftsbereich oder Lieferant. Er plädiert dafür, Teams Einblick in die Ergebnisse der anderen zu geben. „Das erhöht die Bereitschaft, Ergebnisse tatsächlich zu erfassen. Es motiviert einfach, wenn sich der eigene Balken ein Stück weiter füllt. Eine solche Form der Gamification funktioniert.“

Van Roosmalen sieht dies auch in der Praxis bestätigt. „In den ersten Monaten dieses Jahres wurden bei uns mehr als 500 Events erfasst. Das reicht von Bonusvereinbarungen über Soft Savings bis hin zu Themen wie Cost Avoidance. Die erste Reaktion der Teammitglieder lautet natürlich: ‚Muss ich jetzt noch mehr reporten?‘. Aber sobald sie die Ergebnisse sehen – auch die der anderen –, wirkt das zusätzlich motivierend. Der Wert ihrer Arbeit wird sichtbar.“

„Diese Lösung nimmt die Diskussion mit Finance aus dem Spiel“, sagt De Ru abschließend. „Dadurch kann sich Procurement auf seinen Mehrwert konzentrieren. Und das Sammeln von Einsparungen in Excel-Tabellen gehört der Vergangenheit an.“

Dieser Artikel wurde unter anderem von der Fachzeitschrift „Deal!“ ermöglicht.